Vuorovaikutus työyhteisöissä on mullistunut viimeisten kolmenkymmenen vuoden aikana. 1990-luvulla käytössä olivat puhelimet, kirjeet ja faksit. Nyt työkalujen kirjo on moninaisempi ja internet on mullistanut tiedonvälityksen.
Vuorovaikutus voidaan jakaa kahtia synkroniseen eli samanaikaiseen ja asynkroniseen eli eriaikaiseen. Samanaikainen vuorovaikutus on esimerkiksi Skypessä tai fyysisesti samassa tilassa olevaa kohtaamista ja vuorovaikuttamista. Se voi olla myös chat-viestintää tai puhelinsoitto. Tärkeä piirre on se, että viestintä tapahtuu viiveettä ja edellyttää nopeaa reagointia.
Eriaikainen vuorovaikutus taas on esimerkiksi kirjeenvaihtoa tai sähköpostiviestejä. Tällöin vuorovaikutus ei ole välitöntä vaan siinä viestin vastaanottajalla on mahdollisuus ottaa aikansa vastaamiselle.
Nykypäivän virastomaailmassa molemmat tavat olla vuorovaikutuksessa ovat mullistuneet suuresti. Paikan merkitys synkroniselle tai asynkroniselle vuorovaikutukselle on muuttunut. Videoneuvottelujen, Skype- ja Teams-palaverien laajan käyttöönoton myötä samanaikaisen vuorovaikutuksen mahdollisuudet ovat laajentuneet.
Myös asynkronisen viestinnän mahdollisuudet ovat lisääntyneet. Erilaiset digitaaliset ympäristöt, www-sivut, intrat, sähköinen dokumenttien hallinta, tiimityöskentely-ympäristöt, asiointipalvelut jne. mahdollistavat hyvin laajan kirjon keinoja vuorovaikuttaa asynkronisesti.
Miten nykypäivän vuorovaikutusympäristössä luodaan luottamusta?
Tiedämme, että luottamus ja turvallisuuden tunne syntyvät vuorovaikutuksessa. Tiedämme, että luovuus ja innovatiivisuus sekä kokeilukulttuuri edellyttävät luottamusta ja turvallisuutta. Tiedämme, mikä merkitys esimerkiksi positiivisella palautteella on luottamukselle. Kysymys kuuluukin, miten nykypäivän vuorovaikutusympäristössä luodaan luottamusta? Mikä suhde luottamuksen syntyyn on synkronisella ja asynkronisella vuorovaikutuksella?
Tavallisesti ajattelemme, että kasvokkainen tapaaminen on tärkein tapa luoda luottamusta. Myös muita synkronisen vuorovaikutuksen tapoja pidetään asynkronisia parempina. Esimerkiksi puhelinsoittoa pidetään usein parempana kuin sähköpostia luottamuksellisten asioiden käsittelyssä. Ehkä näin onkin. Mutta varmasti myös asynkronisella vuorovaikutuksella on merkitystä.
Monipaikkaiset työyhteisöt eivät voi tavata toisiaan synkronisesti ja fyysisesti kovinkaan usein. Toki Skypellä yms. työkaluilla kokousten pito onnistuu tiheästikin. Tärkeäksi nousee kuitenkin myös se, miten vuorovaikutusta tehdään asynkronisesti. Luotettavuus on esimerkiksi sitä, että dokumentit tallennetaan sovitulla tavalla oikeaan paikkaan ajoissa ja hyvin tehtyinä. Luottamusta luo se, että viesteihin vastataan sopivan ajan kuluessa paneutuen asiaan. Luottamusta kasvattaa riittävä viestintä yhteisistä asioista.
Onko eriaikaiseen vuorovaikutukseen määritelty yhteiset pelisäännöt?
Kun alkaa pohtia, mitä kaikkia luottamukseen liittyviä tekijöitä asynkroniseen vuorovaikutukseen liittyy, niitä havaitsee valtavan määrän. Missä määrin näistä työyhteisöissä keskustellaan? Miten hyvin on yhdessä määritelty yhteisiä pelisääntöjä ja kannustetaan luottamusta kasvattavaan asynkroniseen vuorovaikutukseen?
Digitalisaation edetessä teemme työtämme yhä kompleksisemmassa tietoympäristössä. Järjestelmien määrä kasvaa ja erilaisten vuorovaikutusta mahdollistavien sovellusten kirjo laajenee. Tämä kompleksisuus haastaa luottamuksen syntyä. Mitä välinettä käytetään mihinkin tarpeeseen? Toisaalta se myös luo uusia mahdollisuuksia sekä synkroniseen että asynkroniseen vuorovaikutukseen. Me ihmisethän lopulta yhteydessä toisiimme luomme, tai emme, turvallisen ja luottamuksellisen vuorovaikutuksen kulttuurin.
Kirjoittaja: Antti Seppänen, kehityspäällikkö, Valtiokonttori | Kuvat: Pixbay ja Valtiokonttori
