Case: Automatisoitu henkilöstöraportti

24.5.2019

Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?

Valtionhallinnossa laaditaan suunnittelun ja seurannan asiakirjoja, joiden muoto ja rakenne ovat vaatimuksiltaan yhdenmukaisia
Asiakirjoihin sisältyy usein toteuma- ja vertailutietoja, joita kerätään johonkin konsernitasoiseen tietojärjestelmään, kuten talous- ja henkilöstöhallinnon
Kieku-tietojärjestelmään tai valtion työnantajan henkilöstötietojärjestelmä Tahtiin.
Nykyisessä toimintamallissa aikaa kuluu olemassa olevien tietojen keräämiseen ja kopiointiin asiakirjan laadinnan pohjaksi –
ja samaa työtä tehdään kaikissa kirjanpitoyksiköissä.
Suunnittelun ja seurannan asiakirjojen tietojen kokoamiseen käytettyä työaikaa voisi vähentää automatisoinnin avulla, jolloin työaikaa voisi käyttää enemmän
tiedon hyödyntämiseen.

Päätettiin kokeilla yhdellä virallisraportilla tietojen kokoamisen ja niiden kertoman tarinan automatisointia Underhoodin teknologialla. Tietokiri-tiimi oli tavannut Underhood-nimisen yrityksen edustajan ja kuullut heidän kokeiluistaan vakiomuotoisten sosiaalisen median käytön mittaamisen raporttien automaattisesta sanoittamisesta mittaridatan perusteella.
Maanmittauslaitos suostui kokeilun asiakkaaksi ja kokeilukohteeksi valittiin heidän henkilöstöraporttinsa.
Tavoitteena oli selvittää, millaisia teknisiä mahdollisuuksia raportoinnin automatisoinnissa on ja miten robotiikka tukee tulkintojen kirjoittamisessa.
Pohdittiin myös sitä, kuinka paljon eri raporttien muotoa voi ja kannattaa yhtenäistää valtionhallinnossa sillä vaikka raporttien muoto ja rakenne ovat vaatimuksiltaan kirjanpitoyksiköille yhdenmukaisia, on eri virastojen raporteissa myös merkittäviä eroja.
Maanmittauslaitoksen henkilöstöraportoinnin ammattilaiset ja Underhoodin tekniikasta vastaava ja viestinnästä vastaava tekivät tiivistä yhteistyötä. Palkeet ja Valtiokonttori auttoivat tarvittavien tietojen toimittamisessa valtionhallinnon järjestelmistä.

Tuloksena oli Rabotti-nimen saanut henkilöstöraportin automaattisen tuottamisen ja työstämisen ohjelmistorobotti, jota Maanmittauslaitos käytti vuoden 2018 henkilöstöraportin (avaa raportti pdf:nä) tuottamiseen.
Raportti vaati jonkin verran enemmän työtä kuin alun perin arveltiin. Osin tämä johtui siitä, että henkilöstöraportin parikymmentä erilaista henkilöstötoiminnan mittaria analyyseineen oli kuitenkin selvästi vaativampaa kuin Underhoodin aiemmat kokemukset rajatummassa sosiaalisen median käytön mittaamisessa. Lisäksi henkilöstöraportin kokoaminen on usean henkilön yhteistyötä eikä sovellusta ollut alun perin tarkoitettu monikäyttäjäympäristöön.
Tavoitteena oli myös perehtyä ja kokeilla Rabotin ominaisuuksia automaattisesti tuotetun tekstin opettamisessa, mutta tästä jouduttiin tinkimään, kun pääpaino jäi
riittävän hyvän kertaluonteisen lopputuloksen aikaansaantiin.
Raportin selkeyden lisäksi pidettiin datojen automaattista saamista raportille hienona, vaikka jonkin verran se vaati käsityötäkin.
Suurimpia anteja oli se, että kokeilu velvoitti raportin tuottajat todella miettimään henkilöstöhallinnon mittareita ja niiden antamien tulosten mahdollisimman osuvaa analysointia.

Kokemuksen pohjalta tultiin siihen tulokseen, että kerran vuodessa tehtävien raporttien sijaan päähuomion tulee olla jatkuvammassa tilannekuvan (”dashboard”) seurannassa. Tätä tilannekuvaa täydennetään haluttuina aikaväleinä tuotettavina muodollisempina raportteina.
Tavoitteena tulee olla tilannekuvavälineistö, jolla voidaan tuottaa vähintään sovittujen mittarien datojen poiminta sovituista tietolähteistä ja näiden esittäminen graafeina tai taulukkoina raporteissa tarpeen mukaan.
Näitä graafeja pitää voida upottaa mahdollisimman pitkälle sellaisenaan raporttipohjille ja raporttia pitää voida täydentää analyysiteksteillä, jotka vertaavat suunnitelmiin ja kuvaavat mittariarvojen muutoksia.
Seuraavaksi selvitetään yhdessä Palkeiden kanssa, mitä mahdollisuuksia valtionhallinnon yhteiset järjestelmät, kuten Kieku, tarjoavat tällaisen jatkuvamman tilannekuvan toteuttamiseen. Palkeilla on käynnissä hanke Business Objects -välineen käyttöönottamiseksi Kiekun tietovarastossa olevien virastojen talous- ja henkilöstötietojen esittämiseksi.
Rabotti jää myös odottamaan selvityksen tuloksia ja katsotaan, kaivetaanko se tai jokin muu vastaava ohjelmistorobotti esiin osaksi kokonaisratkaisua.