Meillä aluehallintovirastoissa on ollut jo ennen pandemiaa pitkä kokemus niin etätyöskentelystä kuin monipaikkaisesta ja verkostomaisesta työskentelystäkin. Haasteita ne ovat kuitenkin tuoneet meillekin työnteon arkeen, jaksamiseen ja yhteisöllisyyteen. Tätä varten käynnistimme keväällä 2022 Valtiokonttorin KAIKU-kehittämisrahan turvin hybridityön hankkeen. Hankkeen viralliseksi nimeksi KAIKU-rahoitushakemukseen muotoutui Avitettu hybridityö – työn ja yhteistyön virittäminen.
Aluehallintovirastot ovat monipaikkaisesti ja verkostomaisesti toimivia monialaisia asiantuntijaorganisaatioita
Kerrotaanpa ensin lyhyesti aluehallintovirastoista. Manner-Suomessa on kuusi aluehallintovirastoa, joiden henkilöstömäärä on yhteensä noin 1 300. Henkilöstöä työskentelee kaikkiaan 19 eri paikkakunnalla. Monialaisina asiantuntijaorganisaatioina aluehallintovirastot eli avit edistävät perusoikeuksien ja oikeusturvan toteutumista, peruspalvelujen saatavuutta, ympäristönsuojelua, ympäristön kestävää käyttöä, sisäistä turvallisuutta sekä terveellistä ja turvallista elin- ja työympäristöä alueillaan. Kaikkiaan kahdeksan eri ministeriön ohjauksessa toimivat avit hoitavat myös lainsäädännön toimeenpano-, ohjaus- ja valvontatehtäviä alueillaan.
Avien toimintaa luonnehtii monipaikkaisuus, poikkihallinnollisuus ja verkostomaisuus. Tehtävästä riippuen työtä tehdään virastossa paikan päällä sekä etätyönä, mutta myös kentällä tapahtuvana tarkastus- ja valvontatyönä. Työskentelyyn erilaisia osaamisvaatimuksia asettavat monet uudistuvat työn tekemisen tavat, kuten digitalisointi, työskentely monitiloissa, erilaiset joustavat työaikamuodot sekä etä- ja hybridityöskentely.
Avilaisten hybridihankkeen tavoitteena hyviä yhteisiä käytäntöjä ja yhteisöllisyyttä työn tekemisessä
Avien henkilöstöstrategiaan vuosille 2020–2023 on yhtenä tavoitteena kirjattu osaamisen, työn, tiedon ja henkilöstön liikkuvuuden edistäminen. Tätä tavoitetta tukemaan laadittiin syksyllä 2021 uudet monipaikkaisen ja etätyön ohjeet. Avien monipaikkaisen työn ja etätyön käytännöt ovatkin muotoutuneet hyvin joustaviksi. Avien ylijohtajien näkemysten mukaisesti haluttiin kuitenkin lähteä luomaan myös työntekoa tukevia toiminta- ja johtamiskäytäntöjä hybridityössä ja näin tukea avien työyhteisöjä työssään.
Avien hybridihankkeen yhtenä tavoitteena oli tukea avien työyhteisöjä hybridityön muotoilussa eli auttaa luomaan niin valtakunnallisia periaatteita kuin työyhteisökohtaisestikin sovittavia käytäntöjä esimerkiksi yhteisistä digityötavoista, kokouskäytännöistä, tavoitettavuudesta ja ylipäätään yhteisen tekemisen tavoista. Toisena merkittävänä tavoitteena oli tukea yhteisöllisyyttä työn tekemisessä ja yhteistyössä sekä vahvistaa yhdessä ohjautuvuutta työyhteisöissä. Hankkeella haluttiin tukea myös henkilöstön työssä jaksamista.
Avilaisten hybridihanke eteni ripeästi
Hanke käynnistyi vuoden 2022 toukokuun lopussa avien koko henkilöstölle suunnatulla osallistavalla aloitusluennolla. Jo reilun puolen vuoden päästä marraskuun lopussa avien koko henkilöstölle päästiin järjestämään tilaisuus, jossa hybridityökirja ja siihen sisältyvät ideakortit luovutettiin avilaisten käyttöön.
Hybridihankkeen kantavana ideana oli alusta lähtien, että hankkeen lopputuotos perustuu avilaisten omiin ajatuksiin ja ideoihin. Ajatusten herättelemistä ja ideoiden tuottamista sekä yhteen kokoamista meillä oli fasilitoimassa Timanttia Consultingin kokenut ja osaava tiimi.
Teemaan johdattelevaa aloitusluentoa seurasi kysely ja työpajat
Aloitusluento, samoin kuin hankkeen muutkin vaiheet, oli suunnattu kaikille avilaisille eli niin henkilöstölle kuin esihenkilöille. Teamsin välityksellä toteutetulla aloitusluennolla käsiteltiin keskeisiä teemoja, kuten yhteisöllisyyttä työntekemisen näkökulmasta, sujuvan hybridityön kulmakiviä ja aktiivisen työtoveruuden elementtejä. Modernin työn kehittäjä ja tietokirjailija Ulla Vilkman Timanttia Consultingista herätteli avilaisia pohtimaan, miten yhteisöllisyyttä voi ylläpitää hybridityössä. Keskustelua luennon aikana käytiin aktiivisesti, ja jo siitä saatiin konkreettisia ideoita työarkeen.
Kesälomien jälkeen jatkettiin sitten vuorovaikutteisella Innoduel-kyselyllä. Kyselyn kysymykset koskivat yhteistyötä, yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta sekä kokemuksia ja ideoita hybridityöstä. Kyselyyn saatiin useita satoja vastauksia. Kyselyn tuloksia hyödynnettiin syksyllä vuorossa olevissa Teams-työpajoissa. Niihin osallistui viitisenkymmentä avilaista eri aveista ja eri vastuualueilta. Työpajatyöskentely toteutettiin kolmena työpajaryhmänä, jotka kukin kokoontuivat kaksi kertaa.
Ensimmäisen vaiheen työpajassa työstettiin mm. käytäntöjä, työkaluja, yhteistyön tapoja, yhteenkuuluvuuden ja yhteisöllisyyden merkitystä sekä asioita oman ja kollegan hyvinvoinnin näkökulmasta. Näistä ideoitiin keinoja ja vinkkejä hybridityötä tukeviksi toimintatavoiksi. Keskustelua käytiin myös siitä, mitä itse kukin näissä asioissa voi tehdä ja toisaalta mistä kaikista asioista on tarve yhdessä sopia. Toisen vaiheen työpajoissa syvennyttiin hybridityöhön vaikuttaviin teemoihin, kuten yhteisöllisyyteen, arvostukseen ja luottamukseen. Pohdittiin myös, miten itse kukin tai tiimi yhdessä tai esihenkilö voi näitä asioita edesauttaa ja tukea.
Avilaisten omasta hybridityökirjasta on moneen
Avilaiset osallistuivat työkirjassa olevien ideoiden ja vinkkien tuottamiseen monin tavoin jo luennolla, kyselyjen kautta ja osa myös työpajatyöskentelyn kautta. Laaja aktiivisuus kertoi siitä, että hybridityöskentely on kaivannut yhdessä pohdittuja vinkkejä, käytäntöjä ja yhteistä sopimista. Hybridityökirja syntyi siis tarpeesta. Sen sisältö on täysin avilaisten omaa tuotantoa ja istuu näin täysin myös avilaisten arkeen. Jopa työkirjan ulkoasu on avin oman graafikon käsialaa.
Työkirja ja sen ideakortit tehtävineen kiteytyvät neljään teemaan. Ensimmäisen teeman keskiössä on luottamus, arvostus ja yhteenkuuluvuus. Toinen teema käsittelee yhteisöllistä yhteistyötä. Kolmannen teeman ytimenä on hyvinvointi hybridityössä. Neljäs teema käsittelee aktiivista osaamisen jakamista. Työkirjaan on koottu kustakin teemasta ajatuksia, pohdintakysymyksiä, vinkkejä, muistilistoja ja tehtäviä itse kunkin pohdintoihin, koko työyhteisön pohdintojen tueksi sekä esihenkilötyön tueksi.
Hybridityökirjan ja sen ideakorttien avulla työyhteisö, olipa se siten tiimi, yksikkö tai vastuualue, voi työstää ja sopia yhdessä hybridityön pelisäännöistä ja pohtia esimerkiksi työn tekemisen yhteisöllisyyttä ja jaksamista tukevia käytäntöjä. Työkirjaa voi käyttää myös jokainen työntekijä omaan pohdintaan vaikkapa siitä, miten toimia ja rakentaa arjessa luottamusta. Hybridityökäsikirjaa ideakortteineen voivat niin ikään esihenkilöt hyödyntää työyhteisönsä yhteisissä tilaisuuksissa ja mainiosti esimerkiksi VMBaro-tulosten perusteella tarvittavissa pohdinnoissa.
Laaja kiinnostus työkirjaan ilmeni jo sen työstämisvaiheessa ja nyttemmin keskusteluissa valmista työkirjaa on kehuttu. Sen takia sen kulumiseen käytössä onkin vahva usko. Työkirja ei tosin käytöstä miksikään kulu, sillä se on ladattavissa avin intranetistä ja hyödynnettävissä digitaalisesti. Ja jos on tarve, sen voi tulostaa ja käyttää paperiversiona. Kaikkien saatavilla on myös tallenteet luennosta ja lanseeraustilaisuudesta.
Tätä blogikirjoitusta kirjoitettaessa hybridityökirjan julkistamisen jälkeen alkoivat tavanomaiset loppuvuoden kiireet ja heti niiden jälkeen joululomien aika. Näin ollen käyttökokemuksia työkirjasta meillä ei vielä ole saatavilla. Työkirjaa ja sen monipuolista käytettävyyttä tullaan kuitenkin esittelemään alkukevään esihenkilöinfoissa ja henkilöstöinfoissa ja työyhteisöjen muissakin tilaisuuksissa. Työkirjan käytettävyyttä ja käyttöä tullaan myös seuraamaan ja sen vaikuttavuutta arvioimaan. Tämä työ on tällä hetkellä suunnittelussa.
Kirjoittajat työskentelevät aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualueella.
