Ylioppilastutkinnon sähköistyminen on tuonut uutta virtaa monella tavalla. Digitalisaatio pisti alulle myös Ylioppilaslautakunnan toimintatapojen muutoksen. Ketteräksi kokeilijaksi kasvaneessa virastossa uudet tuulet on otettu ilolla vastaan.
Ylioppilastutkintolautakunta (YTL) aloitti vuonna 2013 digitalisaatioprojektin, jonka tavoitteeksi asetettiin tutkinnon sähköistäminen. Digitaalisesti suoritettavien kokeiden lukumäärää on lisätty koekerroittain: ensimmäiset järjestettiin syksyllä 2016 ja keväällä 2019 kaikki on digitaalista.
– Tutkintouudistus näkyy abiturienttien elämässä, mutta se vaikuttaa myös kaikkeen muuhun tekemiseen. Siirtyminen paperikokeiden toteuttamisesta digitaaliseen työskentelyyn vaatii täysin uudenlaisia toimintatapoja, pääsihteeri Tiina Tähkä sanoo.
Kotipesästä naapuriin
– Toimintakulttuurin muutos ei ole koskaan valmis. Työ jatkuu, pääsihteeri Tiina Tähkä sanoo.
Toimintakulttuurin muutos aloitettiin 2012 Ylioppilastutkintolautakunnan silloisen pääsihteerin Kaisa Vähähyypän voimin. Kun Tähkä aloitti pääsihteerinä joulukuussa 2017, paljon oli jo tehty ja uusiuduttu ajan hengen mukaisesti.
– Olin seurannut muutosta ylioppilaslautakunnan jäsenenä, mutta kun hyppäsin pääsihteerin saappaisiin, olin hyvin vaikuttunut siitä, miten ketterää kehittäminen oli käytännössä ja miten moderni toimintakulttuuri talossa olikaan, Tähkä toteaa.
Aktiivinen kehittämistyö näkyy arjessa.
Uusi toimintakulttuuri nosti esiin uusia työtapoja, kuten aiempaa tiiviimmän ja avoimemman tiimityön. Jokaisella tiimillä on ”oma kotipesänsä”, josta tehdään töitä ketterästi myös yli tiimirajojen. Uudenlainen yhteistyö kantaa hedelmää.
Työt tehdään näkyviksi
Toimintakulttuurin uudistumisen myötä tiimit ja virkamiehet ovat saaneet uutta vastuuta sekä mahdollisuuksia vaikuttaa aiempaa enemmän omaan työhönsä. Jos aiemmin asiat tulivat pitkälti ylhäältä alas annettuina, tänä päivänä töitä tehdään yhdessä kehittäen ja avoimesti.
– Olemme esimerkiksi pohtineet kokousten roolia. Emme kokousta vain kokoustamisen takia, vaan tarkastelemme töitä ja pohdimme, kuka tekee mitäkin ja kenen vastuulle mikäkin kuuluu. Pyrimme siihen, että jokainen pystyy vaikuttamaan työhönsä ja oman työnsä , Tähkä toteaa.
Kun jokin on saatu tehtyä, pistämme rastin ruutuun, jolloin näemme työn tuloksia.
Viime syksynä talossa paneuduttiin sisäiseen viestintään ja keskinäisen vuorovaikutuksen merkityksellisyyteen. – Pohdimme jokaisen roolia ja vastuuta viestijänä: mikä on oma osuuteni, jotta kaikki muut voivat tehdä työnsä hyvin ja toisaalta, mitä itse voin odottaa muilta, jotta voin tehdä työni hyvin?
Ylioppilastutkinto digitalisoituu asteittain syksystä 2016 ja on kokonaan digitaalisessa muodossa keväällä 2019.
Tilaa kaikkien äänille
Tähkä korostaa, että virastossa tapahtunut muutos ei ole syntynyt yhdessä yössä. Kokonaisuudistus on valtava, mikä pitää sisällään sarjan pieniä mullistuksia. Lähitulevaisuus tuo tulleessaan uusia haasteita, uutta lainsäädäntöä, uusia myllerryksiä ja uusia prosesseja.
– Moni asia pitää muotoilla jälleen uuteen asentoon. Toimintakulttuurin muutos ei ole koskaan valmis, vaan työ jatkuu, Tähkä sanoo.
Muutos tarkoittaa jatkuvaa kehittämistä ja kehittymistä.
– Kokeilemme uutta ja muutamme ketterästi suuntaa, jos valittu ei toimi. Menemme koko ajan eteenpäin – joskus harppauksin, joskus pienin askelin.
Muutos motivoi ja kannustaa
Paperipinot ja kirjekuoret ovat siirtyneet historiaan ylioppilastutkinnon sähköistymisen myötä.
Tähkä korostaa, että virkamiehet ovat oman työnsä parhaita asiantuntijoita. Kun tilaa annetaan kaikkien äänille, syntyy uusia ratkaisuja, joihin voidaan sitoutua.
Taloussihteeri Jussi Turunen on työskennellyt Ylioppilastutkintolautakunnassa lähes kymmenen vuotta. Tällä perspektiivillä hän voi sanoa, että toimintakulttuuri on muuttunut varsin paljon ylioppilastutkinnon digitalisoitumisen rinnalla.
– Käytännössä paperin määrä on vähentynyt huomattavasti, mikä vaikuttaa kaikkeen tekemiseen. Pääsemme myös vaikuttamaan toimintatapoihin tänä päivänä ihan eri tavalla kuin aiemmin. Meitä kuullaan ja meiltä kysellään parannusehdotuksia, kokeilemme ja kehitämme edelleen. Oman työn kannalta muutos tuntuu hyvältä ja motivoivalta, Turunen sanoo.
Tiesitkö tämän?
- Ylioppilastutkintolautakunta vastaa ylioppilastutkinnon johtamisesta ja järjestämisestä. Opetus- ja kulttuuriministeriö nimittää ylioppilastutkintolautakunnan jäsenet kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Lautakunnassa on 25 jäsentä ja n. 350 apujäsentä.
- Ylioppilastutkinnon hallinnosta ja toimeenpanosta vastaa Ylioppilastutkintolautakunnan kanslia, joka toimii Opetushallituksen erillisyksikkönä. Kansliassa työskentelee n. 25 virkamiestä. Ylioppilastutkinnon tehtävänä on selvittää, ovatko opiskelijat omaksuneet lukion opetussuunnitelman mukaiset tiedot ja taidot sekä saavuttaneet lukiokoulutuksen tavoitteiden mukaisen riittävän kypsyyden.
- Ylioppilaskokeet järjestetään kaksi kertaa vuodessa. Vuosittain ylioppilaaksi valmistuu noin 30 000 kokelasta.
Teksti: Sari Okko | Kuvat: Ylioppilastutkintolautakunta