Korona sysäsi Geologian tutkimuskeskuksessa liikkeelle voiman, joka tuotti yhden merkittävimmistä työkulttuurin muutoksista. Hybridityöstä kasvoi uusi normaali ja Teamista yhteistyön keskus. Työ osoitti, että kaikki on mahdollista, kun tekemiseen panostetaan.
Kun korona heitti työelämän päälaelleen keväällä 2020, Geologian tutkimuskeskuksessa päätettiin ottaa ohjat käsiin ja lähteä kehittämään uutta omaa normaalia. Pian ymmärrettiin, että vanhaan ei ole paluuta ja edessä on työntekemisen tapojen merkittävin murros kenties koskaan.
”Olimme tilanteessa, jossa kävi selväksi, että on aika ryhtyä tekemään muutoksia ja modernisoimaan toimintaamme”, hankkeen projektipäällikkö Samu Valpola ja suunnittelija Maria Eskola kertovat.
Näin syntyi GTK 2.0 – tulevaisuuden monipaikkainen työ -muutosohjelma. Se on modernien työn tekemisen tapojen pilotti, jossa on etsitty ennakkoluulottomasti ja ketterästi uusia tapoja tehdä töitä jatkuvasti kehittyvää GTK:ta rakennettaessa.
”Ajattelussamme on tapahtunut suuri muutos”
GTK 2.0 -hankkeessa haluttiin lisätä kokeilunhaluista ja rohkeaa yhteistyötä virastojen välillä koko valtionhallinnossa monipaikkaista työtä ja tulevia työelämän muutoksia ajatellen. Pilotissa testattiin ja kehitettiin mm. toimitilojen yhteiskäyttökokeiluja, etätyötä, tiedonhallintaa, viestintää ja uutta teknologiaa.
”Jos katsotaan elämää ennen pilottia ja sen jälkeen, muutos on valtava. Muistan ajan, jolloin etätyö oli kielletty ja ajan, jolloin matkapäiviä saattoi mahtua sata vuoteen. Ajattelussamme on tapahtunut suuri muutos”, Valpola tuumii.
”Aiemmin saatettiin ajatella, että etätyö ja etäkokoukset eivät toimi. Meillä on kuitenkin ollut suuri luottamus siihen, että onnistumme muutoksessa, kun panostamme siihen. Tällainen muutos ei hoidu koskaan oman työn ohella virkatyönä”, Eskola vahvistaa.
”Pilotti on huomattu ja sitä on hyödynnetty laajasti”
GTK:ssa oli alusta asti selvää, ettei kyseessä ole vain viraston oma villitys. Pilotista rakennettiin kokonaisuus, jonka avulla voitiin samalla kehittää koko valtionhallinnon työn tekemisen tapoja. Pilotti on näkynyt ja kuulunut niin omalle henkilöstölle kuin muille virastoille, asiakkaille ja kumppaneille. Se on huomattu ja sitä on hyödynnetty laajasti.
”Saamme rekrytointien yhteydessä paljon palautetta siitä, että GTK 2.0 -pilotti on yksi syy hakeutua meille töihin. Meitä myös pyydetään jatkuvasti kertomaan työstämme ja opeistamme eri tilaisuuksiin. Olemme oppineet, että mitä enemmän ja avoimemmin teemme yhteistyötä, sitä paremmin onnistumme”, Eskola sanoo.
”Pääsimme pilotissa pitkälle. Olemme panostaneet paljon henkilöstömme valmiuksiin toimia uusien työkalujen kanssa. Yksi merkittävä muutos on se, että Teams ei ole tänä päivänä meillä vain kokouskanava, vaan yhteistyön keskus”, Eskola lisää.
”Yhteisöllisyys syntyy muuallakin kuin kahvikoneen ympärillä”
Suuri muutos aiheuttaa helposti vastarintaa, mutta GTK 2.0 -pilotissa koettiin pikemminkin huolta siitä, selvitäänkö työstä uudella tavalla. Pilotissa pureuduttiin palvelumuotoilun keinoin käyttäjälähtöisyyteen ja muutosta rakennettiin pitkälti mahdollistamisen, yhdessä tekemisen, innostamisen sekä tukemisen kautta.
Monipaikkaisuus on tänä päivänä valtakunnallisesti toimivassa GTK:ssa arkipäivää. Monipaikkaisessa organisaatiossa yhteisöllisyys rakentuu muilla tavoilla, kuin pelkästään lähityöskentelyssä. Moni on löytänyt uudenlaisen virtuaalisen yhteisöllisyyden.
”Uudet rakenteet mahdollistavat yhteisöllisyyden, joka voi syntyä muutenkin kuin kasvokkain ja kahvikoneen ympärillä, vaikka niilläkin on edelleen tärkeä merkityksensä. Teknologia mahdollistaa koko talon läpileikkaavan epämuodollisen viestinnän paljon paremmin verrattuna siihen, että kaikki keskustelu tapahtuu pelkästään toimipisteillämme. Toki se vaatii tarkoituksenmukaista keskustelutilanteiden luomista ja tahtoa etsiä jatkuvasti keinoja kohdata monipaikkaisessa arjessa”, GTK 2.0 -muutosohjelman viestintäasiantuntija Elina Heininen sanoo.
”Yksittäinen virasto voi saada aikaa lumipalloefektin”
Usein ajatellaan, että valtionhallinto on kovin kankea muutoksille, mutta GTK:laiset ovat todistaneet, että se ei pidä paikkaansa. Muutos vaatii uskallusta päästää irti vanhasta ja luottamusta uuden onnistumiseen. Tästä porukasta löytyy muutoshalua, intoa ja heittäytymiskykyä.
”Olemme halunneet kehittää mahdollisimman hyvät puitteet GTK:laisille. Statuksemme on noussut yllättävän nopeasti, mikä on tärkeää nykyisten työntekijöiden viihtymisen ja sitoutumisen kannalta sekä koko valtionhallinnon kilpailukyvyn varmistamisessa osaajamarkkinoilla”, Heininen sanoo.
”Hanke osoitti meille, että yksittäinen virasto voi lähteä tekemään tällaista muutosta ja saada aikaan lumipalloefektin innostamalla muitakin mukaan. Meille on tullut positiivisena yllätyksenä työstämme kiinnostuneiden toimijoiden määrä”, Valpola summaa.
Pilotin onnistumisen myötä työ sai maaliskuun 2022 alusta jatkoa helmikuun 2023 loppuun asti. GTK 2.0 -muutosohjelmassa keskitytään seuraavaksi uuden kulttuurin vahvistamiseen, esihenkilötyön tukemiseen ja työyhteisöviestinnän kehittämiseen.
Mitä tästä opittiin – TOP 5
- Etätyö ja monipaikkaisuus toimivat tukeen, koulutukseen ja resursseihin panostammalla.
- Kun muutos mahdollistetaan, ihmiset tarttuvat nopeasti työelämän yhteiseen kehittämiseen.
- Henkilöstölle on tärkeää antaa hengähdys- ja sopeutumisaikaa uusien asioiden äärellä.
- Yhteisöllisyys voi rakentua myös muilla tavoin kuin kasvokkain tai kahvihetkissä toimistolla.
- Työn tekeminen tapa on noussut uudelle tasolle – myös sisarvirastoissa.
GTK lyhyesti
Geologian tutkimuskeskus GTK tuottaa puolueetonta tutkimustietoa ja palveluita elinkeinoelämän ja yhteiskunnan tarpeisiin vauhdittamaan siirtymää kestävään, hiilineutraaliin maailmaan. GTK:n yli 400 asiantuntijaa ovat erikoistuneet mineraalitalouteen, kiertotalouteen, energia-, vesi- ja ympäristökysymyksiin sekä digitaalisiin ratkaisuihin. GTK on työ- ja elinkeinoministeriön alainen tutkimuslaitos, joka toimii Suomessa ja maailmalla.
