Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?
- Haluttiin kehittää johtamisen tueksi luotettava raportointimalli, jonka avulla valtiokonsernin tilankäyttöä, toimitilakustannuksia ja valtion toimitilastrategiassa määriteltyjä tunnuslukuja voidaan seurata puolivuosittain.
- Valtiolla on huomattava määrä erilaisia tiloja käytössään. Valtion virastot toimivat myös muissa kuin valtion omistamissa kohteissa, joten valtion tilankäytön kokonaiskuvan hahmottaminen oli aluksi vaikeaa.
- Jotta valtion tilankäyttöä pystytään raportoimaan, johtamaan ja optimoimaan (vrt. toimitilastrategian tavoitteet), oli aluksi tiedettävä, mitä tiloja valtiolla on käytössä ja missä. Valtion tilatiedot päätettiin koota yhteiseen palveluun, jotta valtion tilankäytöstä ja sen kustannuksista saadaan kokonaiskuva.
Mitä tehtiin?
-
”Tiedolla johtamiseen liittyy valtavasti pohjatyötä varsinkin sellaisten tietoaineistojen osalta, jotka ylittävät organisaatiorajat. Tietojen ylläpidossa ja ajantasaisuudessa on edistytty keskittämällä tekemistä sekä rakentamalla integraatioita minimitiedon ylläpidon automatisoimiseksi.” Joni-Marko Laine, erityisasiantuntija, Senaatti-kiinteistöt
Valtionhallinnossa otettiin käyttöön Hallinnon tilahallinnan (HTH) tietopalvelu, joka on tarkoitettu toimitilojen johtamiseen ja kehittämiseen. Tietopalveluun on koottu kaikkien valtionhallinnon käyttämien tilojen sopimus-, tila- ja käyttäjätiedot yhtenäisellä tavalla.
- Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmästä, Kiekusta, tehtiin liittymät HTH:hon mm. virastojen tilakustannustietojen siirtämistä varten.
- Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön kanssa sovittiin minimiseurattavaan tilakustannukseen sisältyvistä eristä. Lisäksi valtionhallinnon toimitilakustannusten kirjausohjeet työstettiin yhdessä Valtiokonttorin kanssa.
- Netrassa (valtion raportointipalvelu) julkaistaan säännöllisesti kirjanpitoyksiköiden henkilömäärät, henkilötyövuodet sekä kustannustiedot. Näitä virastotason yhteenvetotietoja hyödynnettiin konserniraportoinnissa ja ne toimivat hyvin virastojen HTH-tietojen laadun kontrollina.
- Tilannekuvan raportointia varten kerättiin HTH:sta ajantasaiset tilankäyttötiedot ja Netran kautta varmennetut tilakustannustiedot. Näitä tietoja yhdistämällä saatiin raportoitua valtion toimitilastrategiassa määriteltyjä tunnuslukuja.
- Virastokohtaiset tulokset lähetettiin kullekin virastolle kommentoitavaksi ja kuitattavaksi.
- Kommentointikierroksen jälkeen konsernitulokset vedettiin yhteen ja ne käsiteltiin ohjausryhmässä sekä julkaistiin virastoille. Tulosten yhteenveto julkaistiin myös Valtiovarainministeriön verkkosivuilla.
Tulokset?
- Valtiokonsernin tilankäytön ja tilakustannusten kokonaiskuvan avulla päivitettiin valtion toimitilastrategia ja mm. toimistotilankäytön tehokkuudelle annettiin uudet, ohjaavat tavoitteet. Konserniraportointia on jatkettu säännöllisesti.
- Konserniraportoinnin avulla saadaan puolivuosittain vertailukelpoiset tulokset eri virastojen tilankäytöstä ja tilakustannuksista sekä trendi valtion tilankäytön ja -kustannusten kehityksestä.
- Tuloksia hyödynnetään virastoissa toiminnan ja toimitilojen käytön suunnittelussa, valtion toimitilastrategian tavoitteiden seurannassa sekä ministeriöiden ja virastojen välisissä budjettineuvotteluissa.
- Konserniraportoinnin tulokset osoittavat, että virastot ovat onnistuneet johtamaan ja kehittämään omaa tilankäyttöään HTH-tiedoilla ja tietopalvelun sekä Senaatti-kiinteistöjen avustuksella. Valtion toimistosalkun tilankäytön tehokkuudessa on tapahtunut selkeää parannusta viime vuosina.
Mitä seuraavaksi?
- Tavoitteena on tehdä vuoden 2018 vuosiraportointi dynaamiseksi, jotta tuloksia voidaan tarkastella eri tasoilla ja valinnoilla staattisen pdf-raportoinnin sijaan.
- Nykyinen raportointimalli tuottaa puolivuosittaisen tilannekuvan. Pidemmän aikavälin tavoitteena on tihentää raportointitaajuutta sekä samalla parantaa kykyä tehdä ennusteita tulevasta tilankäytöstä ja tilakustannusten kehityksestä suunniteltujen toimenpiteiden pohjalta. Tämä tarkoittaa tietojen ylläpidon automatisoinnin sekä samalla tiedon laatuun liittyvien kontrollien kehittämistä entisestään.
Haluatko kuulla lisää tai keskustella mahdollisesta yhteistyöstä?
Senaatti-kiinteistöt, Strategia, kehittäminen ja tiedonhallinta -yksikkö:
- erityisasiantuntija Joni-Marko Laine
- asiantuntija Tomi Niskakangas
- hth(at)senaatti.fi
Valtion tilankäytön vuosittaiset tulokset on julkaistu myös Valtiovarainministeriön sivuilla:
Valtiokonsernin tilahallinnan raportoinnin tulokset vuodelta 2017 (pdf)
Huom! VM:n sivuilta löytyy 2017 vuosiraportti. Vuoden 2018 puolivuositulokset julkaistiin 10.9.2018 ja niiden julkinen yhteenveto on mahdollista saada Senaatilta, hth(at)senaatti.fi.
Yllä toinen esimerkki uusimman 2018 puolivuosiraportoinnin tulosten yhteenvedon esityksestä: Valtion toimistotilatehokkuuden kehitys vuosina 2014-2018.
