Oikeusministeriön hallinnonalalla toteutettiin syksyllä 2024 Kaiku-rahoitteinen kokeilu, jossa koulutettiin hallinnonalalle 24 työyhteisöcoachia. Tehtävään sai hakeutua kuka tahansa, jota kiinnosti toimintatapojen kehittäminen sekä muiden henkilöiden sparraaminen ja kannustaminen. Toki myös työaikaa piti olla mahdollista käyttää tehtävään.
Kokeilu liittyi valmentavan työotteen edistämiseen. Ideana oli, että sisäiset työyhteisöcoachit auttavat mukaan ilmoittautuneita työporukoita kehittämään omaa toimintatapaansa ja kulttuuriaan valmentavampaan suuntaan. Kokeilu sisältyi oikeusministeriön hallinnonalan Pidetty! -hankkeeseen.
”Yhteinen tapaaminen alussa oli loistava juttu ja auttoi porukkaa ryhmäytymään ja rakentamaan luottamusta”
Mukaan valituille henkilöille järjestettiin 15 tunnin mittainen koulutus, jossa osallistujat saivat perusvalmiudet coachata työyhteisöä, sisältäen mm. ymmärryksen tyypillisistä työyhteisön ilmiöistä, coachingista menetelmänä sekä ihmisten monimuotoisuudesta. Kouluttajana toimi HAUSin kouluttajakumppani Mari Blomqvist ParaVita oy:stä.
Koulutus koostui kolmesta varsinaisesta koulutuskerrasta, joista ensimmäinen toteutettiin lähikoulutuksena ja loput kaksi Teamsillä. Näiden lisäksi järjestettiin Teamsin välityksellä kick off – ja päätöstilaisuudet.
Lisäksi osallistujille tarjottiin mahdollisuus osallistua ryhmäcoachingiin. Nämä ovat pienryhmätapaamisia, joissa ohjaajavetoisesti jaetaan kokemuksia sekä haetaan tukea, apua ja ideoita haasteisiin, joihin osallistujat etsivät ratkaisua. Myös nämä toteutettiin Teamsillä. Ryhmäcoachingit täydensivät koulutusta erinomaisesti ja niiden avulla voitiin tukea työyhteisöcoacheja yksilöidyissä tilanteissa.
”Parasta oli heittäytyminen tekemiseen”
Keskeistä oli, että koulutettavat pääsivät harjoittelemaan työyhteisön valmentamista ihan käytännössä. Osa työyhteisöcoacheista valmensi yksin, osa pareittain.
Valmennettavia työyhteisöjä haettiin oikeusministeriön hallinnonalalta. Ilmoittautumisen yhteydessä piti sitoutua 2-4 valmennuskertaan ja määritellä alustavasti kehittämistavoitteensa. Kustakin työyhteisöstä oli nimetty yhteyshenkilö, jonka kanssa coach pystyi kartoittamaan lähtötilannetta ja sopimaan käytännön asioista.
Valmennusharjoittelun sai aloittaa heti alkusyksystä, kun coach sai tietoonsa valmennettavan työyhteisön. Toisaalta kiire ei ollut, koulutettava saattoi myös imeä oppeja useammasta koulutuskerrasta ennen kuin ryhtyi tositoimiin.
Mukaan ilmoittautuneet työyhteisöt tai ryhmät olivat keskenään hyvin eri kokoisia: pienimmissä oli kolme ja suurimmissa yli 20 henkilöä. Ryhmiä ilmoittautui mukaan eri puolilta Suomea ja eri virastoista. Pääosa oli tiimejä, joita yhdistää tietty yhteinen työtehtävä (esim. viestintätiimi, ICT-tiimi, johtotiimi, hakemustiimi…). Lisäksi mukana oli samasta ammattiryhmästä (esim. rikosseuraamusesimiehet tai edunvalvojat ja edunvalvontasihteerit) tai toimipisteestä koottuja ryhmiä.
”Vertaisparitoiminta oli ihan kultaa ja parasta antia.”
Kouluttajan tarjoaman tuen lisäksi prosessissa hyödynnettiin vertaispareja. Kaikilla oli pari, jonka kanssa sai jakaa kokemuksia ja ajatuksia. Vertaisparilta sai tukea työyhteisövalmennusten suunnitteluun. Joidenkin kohdalla vertaispari oli myös coachpari, jonka kanssa valmennusharjoitus toteutettiin. Kaksi vertaisparia muodosti yhden ”perheryhmän”, joissa käytiin pääosa koulutuksen aikana toteutetuista ryhmäkeskusteluista.
”Mahtavaa, kun sai työskennellä usean eri OM hallinnonalan viraston kanssa”
Kokonaisuutta organisoitaessa yhtenä lähtökohtana oli poikkihallinnollisuus. Oikeusministeriön hallinnonala koostuu kuudesta ”sektorista” tai valtakunnallisesta virastosta. Kukin työyhteisöcoach sai vertaisparikseen eri sektorilla työskentelevän henkilön. Myös valmennettava työyhteisö osoitettiin muulta kuin omalta sektorilta.
Poikkihallinnollisuus oli mahdollista, koska valmentajan ei tarvitse tuntea työn substanssia. Hän ei neuvo, kouluta eikä ohjeista, vaan auttaa työyhteisöä löytämään ratkaisut asettamaansa tavoitteeseen mm. kysymällä kysymyksiä ja fasilitoimalla keskusteluja. Usein on pelkästään etu, että valmentaja on aidosti ulkopuolinen, sillä silloin hänellä ei ole rasitteenaan historiatietoa ryhmästä tai sen jäsenistä. Ulkopuolinen pystyy myös tuomaan uutta näkökulmaa asioihin.
Valmentavaa työotetta työyhteisöihin
Tavoitteena oli lisätä valmentavaa työotetta ensinnäkin siten, että koulutettavat työyhteisöcoachit syventyvät siihen ja opettelevat hyödyntämään menetelmiä käytännössä. Esimerkiksi avointen kysymysten käyttämistä tai itsereflektioon haastamista pystyy hyödyntämään omassa työyhteisössä tai missä tahansa yhteistyötilanteessa.
Toisaalta coachin ja työyhteisön väliset tapaamiset toteutettiin valmentavalla työotteella, jolloin kaikki osallistujat saivat käytännön kokemuksen siitä, mitä valmennus tai ratkaisukeskeinen lähestymistapa käytännössä tarkoittaa.
Kolmanneksi mukaan hakeutuvia työyhteisöjä ohjattiin valitsemaan kehittämiskohteekseen nimenomaan jokin valmentavaan työotteeseen ja toimintakulttuuriin liittyvä asia. Tältä osin kokeilun konkreettisista tuloksista ei vielä ole kokonaiskäsitystä, mutta ainakin työyhteisön jäsenet ovat oppineet mm. entistä paremmin tuntemaan ja ymmärtämään toisiaan sekä yllättyneet itsekin siitä, kuinka avoimesti asioista pystyttiinkään keskustelemaan.
”Kiitos tämän ohjelman järjestämisestä ja vision viemisestä käytäntöön. Ajatus on ollut loistava!”
Kokeilu ei suunnitteluvaiheessa saanut pelkästään kannatusta ja sen onnistumista epäiltiin: Riittäisikö muutaman tunnin koulutus sisäisen coachin tehtävän hoitamiseen? Kiinnostaisiko coachin tehtävä ja pystyisikö siihen irrottamaan työaikaa? Tulisiko coachien matkakulujen maksamisesta kiistoja? Ilmoittautuisiko työyhteisöjä mukaan? Sitoutuisivatko he prosessiin?
Tähän mennessä saadut palautteet sisäisiltä coacheilta sekä valmennettavilta työyhteisöiltä ovat olleet pääosin myönteisiä ja kokeilu vaikuttaa onnistuneelta:
- Coachin tehtävään ilmoittautui henkilöitä, joiden työtehtäviin ei muutoin kuulu tämäntyyppisistä tekemistä, ja juuri tätä toivottiinkin.
- Kaikki koulutuksen aloittaneet coachit kävivät koulutuksen loppuun saakka ja tekivät valmennusharjoituksen. Noin puolet heistä otti saman tien toisenkin työyhteisön valmennettavakseen. Innostus tehtävää kohti on ollut selvästi aistittavissa.
- Työyhteisöjä ilmoittautui ensivaiheessa mukaan vajaat 20, eikä yksikään jättäytynyt valmennusprosessista kesken kaiken. Muutama näistä halusi jatkaa coachausta vielä ensimmäisen 2-4 kerran jälkeenkin.
- Toisella ilmoittautumiskierroksella uusia työyhteisöjä ilmoittautui mukaan 10.
Työ jatkuu valmennusprojektien merkeissä kevätkaudella 2025. Kokeilun onnistumisesta saadaan lisätietoa vähitellen projektien päättyessä. Samalla mietitään, miten työtä olisi mahdollista jatkaa niin, että työyhteisöt saisivat tarvitsemaansa tukea, ja coachien osaamista hyödynnettäisiin myös projektin jälkeen.
Lisätietoa:
- Taru Ritari, Pidetty! -hankkeen hankepäällikkö, erityisasiantuntija, oikeusministeriö (etunimi.sukunimi@gov.fi)
- Tutustu oikeusministeriön hallinnonalan Pidetty! -hankkeeseen
- Lue lisää Kaiku-kehittämisrahasta ja tutustu Kaiku-hankkeisiin