Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen starttasi osana Hankintojen digitalisoinnin totutusohjelmaa loppuvuodesta 2016. Hankkeen aikana on tähän mennessä määritelty, hankittu, toteutettu ja käyttöönotettu valtion yhteinen palveluratkaisu, jolla korvattiin vanhoja elinkaarensa päähän tulleita järjestelmiä. Samalla kirjapitoyksiköissä ja konsernitoimijoilla on otettu käyttöön uutta toimintamallia hankintojen johtamisessa ja organisoinnissa. Koronavuosi 2020 kului vanhojen arkistojen 1,5 miljardin tietueen konvertoinnin parissa.
Matka on ollut monivaiheinen ja värikäs. Sen varrella on noussut esiin monia hyviä ideoita sekä arjen tarpeita palveluratkaisun kehittämiseksi ja sen vuoksi loppuvuodesta 2020 tehtiin päätös hankkeen jatkovaiheesta, joissa noita hyviä ideoita ja kehittämiskohteita tuodaan käytäntöön. Vuoden 2021 ajan keskitytään nyt tuon syntyneen ideapankin purkamiseen ja toteutukseen.
Kehittämisen sisältö ja painopisteet
Kehittämistyön merkittävimpinä painopisteinä ovat käyttäjäkokemus ja vaikuttavuus. Kaikista kehitystoiveista noin 55 prosenttia kohdistuu tilaamisen toimintoihin ja yleiseen käyttömukavuuteen, mutta mukana on luonnollisesti myös esimerkiksi substanssitarpeista juontuvia pakollisia muutoksia.
Kaiken kaikkiaan vuoden aikana tullaan toteuttamaan ja ottamaan käyttöön yhteensä noin 200 kehityskohdetta.
Onnistumisen arviointi
Loppuvuodesta tullaan toteuttamaan ulkoisen tahon toimesta arviointi siitä, miten olemme työssämme onnistuneet. Toteutettava arviointi tulee antamaan hyvää tietoa päätöksen teon pohjaksi jatkoa suunnitellessamme, mutta lopullisen arvion antavat kuitenkin tilaajat, ostajat ja muut virkamieskollegat.
Handi-palveluratkaisun kehittäminen on vain yksi osa sähköisen tilaamisen kehittämistä valtionhallinnossa. Työn sujuvoittamisessa ja prosessin automaatioasteen nostamisessa on jokaisella siihen osallistuvalla toimijalla oma merkittävä roolinsa.
Kati Siikonen toimii Palkeissa Handin strategisten palveluiden kehityspäällikkönä.
