Hanke on jatkoa aikaisemmalle hankkeelle. Valtion hallinnossa ollaan siirtymävaiheessa monipaikkaisen työn tekemiseen ja esimiehet sekä henkilöstö tarvitsevat tukea muutokseen. Toimintaympäristön nopeutuva muutos ja ihmissysteemin toisiinsa kytkeytyvät ilmiöt muuttavat yhteistyön ja oppimisen luonnetta.
Hankkeen tavoitteena on hybridi/monipaikkaisen työn haltuunotto sekä vuorovaikutuksen lisääminen organisaatiossa. Opitaan yhdessä jakamalla ideoita, joita kokeillaan työyhteisössä tai kahden organisaation välisissä tiimeissä.
Valmennusta järjestetään digitaalisessa ympäristössä, jossa harjoitellaan yhdessä oppimisen menetelmiä. Yhdessä opittua sekä saatuja ideoita viedään työyhteisön toimintaympäristöön.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus
Hankkeen keskeisenä ajatuksena oli organisaatioissa syntyvät kokeilut sekä muutos niiden avulla. Hanke ei
tähdännyt suuriin muutoksiin vaan nimenomaan pieniin, konkreettisiin, muutoksiin organisaatioiden sisällä ja
poikkihallinnollisesti. Vaikka kokeiluja ei lopulta ollut paljon, ne vaikuttivat ajatteluun organisaation sisällä, mikä oli hankkeen tavoite. Organisaatioiden välinen vuoropuhelu työryhmissä koettiin kiinnostavaksi ja hyödylliseksi. Ihmiset ovat valmiita ottamaan vastuuta työnteosta ja sen tavoista, jolloin oma osaaminen kehittyy. Osaamisen kehittymiseen tarvitaan reflektiivistä aikaa, mikä tähtää tulosten parantamiseen ja oppimiseen ja vaikuttaa positiivisesti työyhteisön henkeen.
Ulkoministeriössä kokeiltiin mm. VNK:n kehittämää hybridityö -työpajaa sekä mm. VALOA-työkalua ja kehitettiin oma Howspace-pohjainen Kohtaamo -kokeilu, joka tukee virtuaalista vuorovaikutusta. Hankkeen Howspace alusta aineistoineen jäi ministeriön käyttöön, tästä on hyvä jatkaa kokeiluja ja ajattelutavan muutosta kohti yhteisöllistä työhyvinvointia ja yhdessä oppimista.
Vaasan hallinto-oikeudessa etätyömahdollisuus on päivittäistä. Todettiin hankkeen myötä, että virtuaalinen yhteydenpito on lisääntynyt, jolloin kokous- ja kommunikoinnin sääntöjä tulisi tarkistaa sekä luoda digiviestinnän pelisäännöt. Muun muassa Microsoft Teams -viestintää ja ryhmätyöskentelytilaa tulisi käyttää monipuolisemmin. Sähköpostin käytöstä tulisi siirtyä digitaaliseen alustaan eli internetin välityksellä toimivaan virtuaaliseen paikkaan, jossa ihmiset voivat kohdata, tai missä palvelut tai tuotteet voivat vaihtaa omistajaa.
Rohkeasti kokeilemaan ja yhdessä oppimaan, kehittämään yhteisöllistä työhyvinvointia ja verkostoitumaan
poikkihallinnollisesti. Silloin kun ryhdytään poikkihallinnollisiin hankkeisiin kannattaa huolella tarkastaa jo etukäteen tietosuoja- ja tietoturva- sekä tietotekniset kysymykset.
Ennen hanketta on myös hyvä miettiä, miten turvataan osallistuminen. Meidän hybridi ja monipaikkainen työ
organisaatiossa -hanke oli avoin koko organisaatiolle. Osallistumisen ilmoittautumista ei tarvinnut tehdä, koska hanke oli kokonaisuudessaan virtuaalinen, mikä teki kynnyksen matalaksi myös olla osallistumatta, jos muut kiireet painoivat päälle.