Läsnä vaikkei lähellä – Esimiestyö hajautetun organisaation henkilöstön tukena

Työhyvinvoinnin näkökulma muutokseen vuoden 2013 alussa oli epäselvä ja irrallinen. Hankkeen tavoitteena oli tukea esimiestyötä kehittämällä palveluprosessien suorittamista, ja toimivuutta ja lisäksi pyrittiin esimieskäytäntöjen sekä esimiesten tuen saavuttamisen kokemisen parantamiseen, koska em. muutostekijät altistivat työyhteisön työhyvinvoinnin ongelmille. Lisäksi tavoitteena oli parantaa henkilöstön sitoutumista ja työhyvinvointia palvelutoiminnassa.

TE-toimisto uudistuksessa (vuoden 2013 alusta lukien) esimiesten määrä vähentyi 50 %:lla ja toimipaikoissa ei ole ollut lainkaan nimettyä omaa esimiestä tai esimiesasemassa työskentelevää henkilöä. Uuden esimiestyön haasteet ovat toistuvasti tulleet esille muun kehittämistyön ohessa. Hankkeella haettiin täydennystä valtakunnalliseen TE-johdon koulutukseen, joka ei sisältynyt kehityksen kannalta välttämättömiä toimenpiteitä, kuten työohjeita, käsikirjoja ja systemaattista laadun arviointia.

Hanke kesti vuoden 2014. Toukokuussa 2014 koko henkilöstön kehittämispäivä, jossa aamupäivällä mm. johtajan oma katsaus, ja puheenvuorot palvelujohtajilta, sekä muulta henkilöstöltä omat puheenvuorot. Iltapäivä Ari Hyyryläisen vetämänä ryhmätyöt, joissa käsiteltiin eri palvelulinjojen sisäisiä, sekä palvelulinjojen välisiä pulmakohtia. Syksyllä 2014 palvelulinjakohtaiset kehittämispäivät, joissa käsiteltiin edelleen palvelulinjakohtaisia kehittämiskohteita. Lisäksi ryhmätöitä, yleiskeskustelu ja johdon yhteenveto. Johtoryhmä seurasi hankkeen etenemistä.

Tavoitteet toteutuivat pääosin, mutta esimiestyö vaatii kuitenkin pitempiaikaista kehittämistä, lähinnä substanssijohtamisen osalta. Hankkeessa kehitettiin tarkempia ohjeistuksia toiminnan järkiperäistämiseksi kuten asiakaspalvelun käsikirja, sekä muut ohjeet palvelutoiminnassa. Todettiin, että eri toimipaikoilla oma toimintakulttuurinsa, ja uuden koko alueen toimintakulttuurin sisäänajo vaatii aikansa. Tähän vaikuttaneet osaltaan pienentyneet resurssit.

Ajatellen toimistojen toimintaa yleisesti on syytä miettiä, miten saada toiminta palvelulinjoittain, sekä palvelulinjojen välillä toimimaan siten, että kehittäminen edistää koko organisaation toimintaa, ja sitä kautta myös henkilöstön työviihtyvyyttä. Liikaa toimipaikkakeskeisyyttä, tai liian tiukka katsominen oman palvelulinjan kannalta, kun kuitenkin pitäisi katsoa koko palvelukokonaisuutta huolimatta alueen laajuudesta. Alueen laajuus vaatii henkilöstön lisäkouluttamista, ja koko alueen tuntemuksen lisäämistä. Toiminnan kehittäminen on jatkuvaa prosessia, joten toiminnan kehittämistä jatketaan edelleen toiminnan pulmakohtien ratkaisemiseksi esimerkiksi CAF-prosessin avulla, ja lisäksi asioiden eteenpäin viemistä laatutyön avulla.