Käräjäoikeuksien rakenneuudistuksen vuoksi aiemmat Hyvinkään, Itä-Uudenmaan, Tuusulan ja Vantaan käräjäoikeudet ovat yhdistyneet 1.1.2019 uudeksi Itä-Uudenmaan käräjäoikeudeksi. Tämän seurauksena henkilöstöä siirtyy uusiin toimipaikkoihin ja käräjäoikeuden johtamisjärjestelmä, organisaatio ja työprosessit on suunniteltava uudelleen. Samoin on suunniteltava erkoisosaamista vaativien asiaryhmien hoitaminen.
Hankkeessa järjestetään:
Henkilöstökokous syksyllä 2019
Koko henkilöstölle yhteinen tilaisuus, jossa tutustutaan toisiinsa ja johto voi viestiä omia tavoitteitaan sekä kuulla henkilöstöä. Tilaisuuteen hankitaan ulkopuolisia kouluttajia muutostilanteen ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen.
Johdon työnohjaus syksyllä 2019 — keväällä 2020
Johdolle järjestetään työnohjauskoulutusta
Monityötilojen käyttöönoton tukeminen syksyllä 2019
Tilataan koulutusta ja toimintamallien kehittämisen tukea esimerkiksi Työterveyshuollosta tai Senaatti-kiinteistöiltä
Työprosessien kehittäminen
Tutkitaan työprosesseja, työjonojen hallintaa sekä kehitetään niitä. Välineinä esim. Lean -menetelmät. Tuetaan henkilöstön ICT-valmiuksia sähköisten työtapojen käyttöönoton edistämiseksi.
Viestintäsuunnitelman, työsuojelun suunnitelmien ja vastaavien yhteistä toimintaa tukevien suunnitelmien laatimiseen käytetään tarvittaessa konsulttiapua.
Päättymisvaiheen kuvaus
Merkittävimpänä projektin aikaansaannoksena on luonnollisesti ollut käräjäoikeuden visio ja strategia sekä toimeenpanosuunnitelma sen toteuttamiseksi. Osana strategian toimeenpanoa perustetuissa työryhmissä on kyetty yhtenäistämään käräjäoikeuden toimintaa laatimalla yhtenäisiä ohjeita (mm. diaarimerkinnät, kirjaamon toiminta, rikoskäsikirja). Strategian toimeenpano on jalkautettu osastojen tasolle ja tavoitteiden seuraamiseksi on laadittu mittarit.
Projektin seurauksena käräjäoikeuden strategiatyö on aktiivista ja toiminnan suunnittelu aiempaa tavoitteellisempaa ja pitkäjänteisempää. Strategian toteutumista seurataan ja arvioidaan säännöllisesti.
Käräjäoikeus seuraa strategian toimeenpanon toteutumista kaksi kertaa vuodessa (keväällä ja syksyllä) sekä pyrkii ennakollisesti suunnittelemaan toimintaansa lyhyellä (3 kk), keskipitkällä (6 kk) ja pitkällä aikavälillä (12 kk). Tällainen arviointi toteutettiin ensimmäisen kerran syksyllä 2021 ja se uusittiin suunnitelman mukaisesti keväällä 2022. Toiminnan analysoinnin ja ennakoitavan johtamisen malli on näin pyritty vakiinnuttamaan osaksi käräjäoikeuden johtamisjärjestelmää.