Neljä toimintoa yhdessä samassa monitoimitilassa

Hankkeen teema: Työn tekemisen tapojen ja toiminnan organisoitumisen kehittäminen

Sektorin kaikki neljä toimintoa (Hallinto, Oikeusapu(OA), Oikeusavun talous- ja velkaneuvonta(TVN) ja yleinen edunvalvonta(YEV)) menevät samoihin tiloihin 1.2.2021 lukien. Tilat ovat monitoimitiloja, joissa on työpisteiden alibudjetointi ja nimeämättömät työpisteet. Tilat ovat uudessa, vuodenvaihteessa valmistuvassa, valtion virastotalossa. Virastotalossa on myös Vero, AVI ja DVV. Asiakasvastaanottotilat, sosiaalitilat ja neuvottelutilat ovat kaikkien virastojen yhteisessä käytössä.

Koko valtakunnassa ei ole aiemmin ollut vastaavaa järjestelyä tällä sektorilla. Monitoimitiloja on jo jonkin verran, mutta missään ei ole vastaavalla tavalla yhdistetty kaikkia sektorin toimintoja saman katon alle alibudjetoituihin työpisteisiin ja runsaisiin yhteiskäyttöisiin tiloihin muiden valtiohallinnon toimijoiden kanssa.

OA ja TVN ovat hyvin asiakastapaamispainotteisia. Myös YEVllä on paljon asiakaskontakteja. Kun asiakasvastaanotto on eriytetty ja yhteinen myös muiden virastojen kanssa, on nykyistä asiakasvastaanottoprosessia myös sisäisten järjestelyiden osalta muutettava radikaalisti. Kaikissa toiminnoissa asiakkaiden kanssa kommunikaatio on paljon puhelimessa puhumista. Tämä pitää kyetä hoitamaan niin että keskittymistä vaativat tehtävät kyetään hoitamaan ilman häiriötä, eikä asiakkaiden tietosuoja tai virkamiesten salassapitovelvollisuus tai esteettömyys vaarannu.

Hankkeen tavoitteena on se, että moderneissa työtiloissa kyetään tekemään työt entistäkin tehokkaammin ja paremmin, niin että työrauha, tietosuoja ja salassapitovelvollisuus säilyvät.

Hankkeessa osallistetaan henkilöstöä ja järjestetään työnohjausta. Työnohjauksen avulla henkilöstö suunnitelee ennen tiloihin siirtymistä prosessit, joita työteossa tiloissa ja asiakaspalvelussa noudatetaan ja toimitiloihin menon jälkeen työnohjauksen avulla käydään prosessit vielä läpi ja korjataan tarvittavilta osin.