Hankkeen taustalla oli useita toimintaympäristön muutostekijöitä, joiden takia oli tarve löytää vaihtoehtoisia käytäntöjä osaamisen kehittämiseksi ja uusien toimintatapojen löytämiseksi.
Hanke jakautui:
•kaikkia kuutta aluehallintovirastoa koskeva mentorointiohjelmakokeilu
•valtakunnallisesti toimivalla aluehallintovirastojen hallinto- ja kehittämispalvelujen (HAKE) vastuualueella toteutettavat toisen työhön perehtymisen sekä työparimenettelyn kokeilut
Merkittävimmät muutostekijät olivat työn tekemisen tapojen muuttuminen ja tuleva virastouudistus (LUOVA). HAKE-vastuualueen kokeilujen taustalla myös tarve yksiköiden väliseen joustavaan resurssien käyttöön, työn tasaamiseen ja sijaisuusjärjestelyjen kehittämiseen.
Mentorointikokeilussa strateginen pääpaino oli tavoitteellisessa osaamisen siirtämisessä, verkostoitumisessa ja uusien toimintatapojen luomisessa. HAKE-kokeilujen tavoitteena löytää käytäntöjä, joilla suunnitelmallisesti turvataan osaaminen ja käyttää niukkenevia henkilöresursseja joustavasti. Tavoitteena myös lisätä mahdollisuuksia hyödyntää/laajentaa osaamista, lisätä motivaatiota ja parhaassa tapauksessa mahdollistaa liikkuminen tehtävästä toiseen.
Mentorointiohjelma koostui yhteisistä lähipäivistä valmentajan johdolla ja parien keskinäisistä tapaamisista. Mukana oli kahdeksan paria. Ohjelmalle asetetut tavoitteet saavutettiin parien työskentelyssä hyvin. Tuntuvimmat hyödyt saavutettiin henkilökohtaisella tasolla: mm. rohkeuden ja varmuuden lisääntyminen, verkostoituminen, kollegatuki, sparraus, omien tavoitteiden ja työskentelytapojen selkiytyminen ja uusien työkalujen ja toimintamallien saaminen.
Virastolle koituvia hyötyjä olivat mm. verkostoitumisen ja yhteistyön lisääntyminen yli sektorirajojen, tiedon/kokemuksen jakamisen kulttuuri, hiljaisen tiedon siirtyminen, hyvien käytäntöjen levittäminen ja osallisuuden kokemusten lisääntyminen.
Asiakkaiden hyötyinä nähtiin mm. laadukkaampi palvelu, tehokkuus ja yhdenvertaisen kohtelun varmistuminen. Asiakkaille hyödyt tulevat esille pitkällä aikavälillä, kun syntyneitä oivalluksia ja toimintatapoja sovelletaan käytäntöön, jatkojalostetaan ja jaetaan.
HAKE-vastuualueen yksiköistä toisen työhön perehtymistä kokeiltiin soveltaen vain yhdessä. Työpareja yksiköissä tunnistettiin ja uusia syntyi. Menettelyn hyötyinä nähtiin mm. työn hallittavuuden lisääntyminen, työmäärän sekä vastuun jakautuminen useammalle.
Eri menetelmien tuottama lisäarvo riippuu aina kulloisesta tilanteesta. Mentorointi vastasi tarpeisiin ja tavoitteisiin, jotka ovat ajankohtaisia uuden LUOVA-viraston käynnistymisessä: tarve osata toimia valtakunnallisesti, verkostoitua ja hyödyntää yhteisessä prosessissa opittua ja muodostaa uusia toimintatapoja. Sen sijaan HAKE-kokeilun menetelmille ei tässä tilanteessa ollut riittävän vahvaa kannustinta, jotta kokeiluja olisi syntynyt enemmän.