Kaksivuotisen Kaiku -hankkeen tavoitteena on fasilitoida ja luotsata Ruokaviraston esimiehiä ja työntekijöitä uudenlaiseen ja yhteiseen organisaatiokulttuuriin ja toimintapaan. Lisäksi hankkeella tavoitellaan uutta ja tuoretta näkökulmaa työhyvinvoinnin johtamiseen ja osaamisen kehittämiseen. Ruokavirastosta rakennetaan uudenlaista modernia virastoa, jonka toiminnassa huomioidaan erityisesti osaava henkilöstö, asiakkuusnäkökulmat, toimintaympäristön muutokset kuten globalisaatio ja verkot sekä koko asiantuntijuuden ja yhteistyön uudistaminen. Uuden viraston toiminnalle on tyypillistä digitaalisuuden ja teknologian hyödyntäminen, monipaikkaisuus ja joustotyö.
Hankkeen osa-alueet ovat:
– Esimiestyön tukeminen / esimiehet muutoksen tekijöinä
– Henkilöstön hyvinvointi, teemana luottamus, vuorovaikutus ja osaamisen kehittäminen
– Modernit työvälineet ja työ- ja toimintatavat (läpileikkaavana teemana, käytetään toimenpiteiden toteutuksessa).
Vuoden 2018 painopistealueet olivat:
Muutoksen johtaminen
Esimerkiksi esimiesfoorumit: keväällä ja syksyllä
Esimerkiksi esimiesten sparraus muutoksen läpivientiin ja tukemiseen
-> huomio erityisesti yksiköihin, joissa muutos on iso.
Työhyvinvointi (pääteemat: luottamus, vuorovaikutus ja osaaminen)
Henkilöstön valmennukset ja työhyvinvoinnin tukeminen
Osaamisen johtaminen, kehittyminen ja oppimispolut:
– Esimerkiksi osaamisen johtaminen ja kehittäminen (ylätaso)
– Oman osaamisen arviointi, kehittämistarpeiden kartoitus, yksilölliset oppimispolut (yksilötaso)
– Mikä muuttuu / mitä osaamista se vaatii (virtuaalityökalut jne.)
– Esimerkiksi Ruokaviraston uudet kehityskeskustelukäytännöt
Hankkeen tavoitteena oli tukea Ruokaviraston muutoksessa siten, että työn tulos näkyy asiakkaiden, henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyytenä, yhteiskunnallisena vaikuttavuutena, haluttuna kumppanuutena ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisena. Fuusion aikatauluista johtuen hanke päästiin kunnolla aloittamaan syksyllä kesälomien jälkeen ja tilaisuudet toteutuivat pääosin syys-marraskuussa. 11.9. esimiestilaisuuksissa Kaiku-hankkeen teemat olivat hyvin esillä ja sekä henkilöstön että asiakkaiden tyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä nostettiin hyvin esille keskusteluissa. 3.9. Hotelli Vantaan tilaisuudella haluttiin tukea suurimman muutoksen kohteena olevia henkilöstöryhmiä (Hallinto ja IT). Haasteena tässä oli fuusiovalmistelun vaihe ja se, että johtajavalintoja ei vielä ollut valmiina. Tilaisuudessa yllätti se, että osallistujat selkeästi odottivat valmiimpaa lopputulosta ja selkeitä linjauksia Ruokavirastoon ja tilaisuuden vaikuttavuuteen vaikutti se, että valmiita vastauksia ja linjauksia ei vielä ollut.
Hankkeen toteutusta ja tuloksia arvioitiin palautekeskusteluin projektiryhmän ja KPMG/Humapin kesken. Tilaisuuksien osallistujat myös antoivat palautetta suullisesti. Ensimmäisen Kaiku-hankevuoden aikana ei vielä ole syntynyt pysyviä toimintatapoja. Uudella hankerahoituksella jatketaan vuosi 2019, tällöin saataneen myös pysyviä toimintatapoja Ruokavirastoon. Asiakkaille hankkeen tulokset näkyvät siten, että ulospäin esiinnytään ainakin esimiesten toimesta yhtenäisenä Ruokavirastona ja toimintatapoja sovitetaan yhteen.
Innovatiivisia ideoita oli henkilöstötilaisuuden viestiseinän käyttö, jota kehuttiin kovasti ja joka mahdollisti ”kissan nostamisen pöydälle” anonyymisti ja selkeästi vapautti tunnelmaa. Kun työhyvinvointihankkeita suunnitellaan, tilaisuuksien ajoitus on todella tärkeä. Kun suuret linjaukset ja johtajavalinnat ovat kesken, tilaisuuksia kannattaa siirtää myöhemmäksi. Muutostilanteessa tilaisuuksilta odotetaan vahvoja johtajien kannanottoja ja puheenvuoroja ja jos sellaisia ei ole mahdollista toteuttaa, tilaisuudet koetaan helposti jollain lailla turhiksi. Toisaalta, vaikka asioita on paljon ja monet niistä keskeneräisiä, on tärkeää kuitenkin tutustua uusiin työkavereihin ja keskustella yhdessä ja antaa henkilöstön tuoda esille se mikä arveluttaa ja askarruttaa.