Liikenne- ja viestintäministeriössä toteutettiin vuoden 2016 alussa yksi ministeriön historian merkittävimmistä organisaatiouudistuksista. Samanaikaisesti sen kanssa aloitettiin työn tekemisen tapoja koskeva kulttuurimuutos ja toimitilauudistus. Toimitilamuutoksessa kaikki ministeriön virkamiehet siirtyivät omista työhuoneista monitoimitiloihin. Uudistukset tukivat toisiaan mutta vaativat samanaikaisesti henkilöstöltä sitoutumista muutosten tavoitteisiin sekä digitalisaation, työn, työelämän ja toimintaympäristön nopeiden muutosten ymmärtämystä. Tätä ymmärrystä lähdettiin rakentamaan kokeilumielellä ja uusien ryhmien ja tiimien vuorovaikutusta tuettiin uudenlaisin keinoin.
Muutoksen tukena järjestettiin valmennus/keskustelutilaisuuksia työn, asiantuntijuuden ja toimintatapojen muutoksesta.
Samoista aiheista puhuttiin esimiespäivillä sekä esimiesten HR-kahveilla ja haluttiin näin vahvistaa myös esimiesten yhteistä käsitystä käynnissä olevista muutoksista ja niihin liittyvistä tarpeista ja odotuksista. Esimiesten muutosvalmiutta käsiteltiin myös esimiesten henkilökohtaisissa työnohjauksissa.
Uuden organisaatiorakenteen toiminnan varmistamiseksi ja uusien siilojen syntymisen estämiseksi järjestettiin kaikille yksiköille ryhmätyönohjausta, jossa keskityttiin yhteisten toimintatapojen, sidosryhmien ja kontaktien kartoittamiseen. Pelisääntötyöpajat monitilaympäristöön liittyen ovat vasta käynnistymässä. Uusiin toimitiloihin asettuminen ja monitilaympäristön valmistuminen on vienyt oletettua pidemmän ajan, ja pelisääntötyöpajojen aloittaminen katsottiin tarkoituksenmukaisimmaksi vasta nyt.
Insights vuorovaikutusmalleja hyödynnettiin uusien tiimien ja yksiköiden yhteistyövalmennuksissa. Benchmarkkaus erityisesti uusien työtapojen osalta yksityisen puolen sekä valtioneuvoston organisaatioihin tehtiin yhteistyössä valtionhallinnon Muutoksentekijät –ryhmän ja Työ 2.0 –hankkeen kanssa. Verkkovalmennusalusta käytettiin edistämään paitsi ministeriöläisten virtuaalisten työvälineiden käyttöä, ict-taitoja, oman työn johtamista mutta myös tutustuttamaan ministeriöläiset verkko-oppimisalustaan.
Hanke tuki omalta osaltaan hyvin isojen muutosten läpivientiä. Monitiloihin sopeutuminen sujui alkuhankaluuksien jälkeen odotettua paremmin ja henkilöstön tyytyväisyys itse monitilaratkaisuun oli pääosin positiivista. Teknisiä ja tilateknisiä ratkaisuja toki korjaillaan edelleen. Organisaatiomuutoksen osalta henkilöstökysely osoitti, että poikkileikkaavien prosessien johtamista sekä uudet osastorajat ylittävää yhteistyötä ja toimintatapoja saadaan vielä harjoitella. Kulttuurimuutos on hidasta, mutta uuden organisaatiorakenteen koettiin vastaavan hyvin toimialan muutoksia ja valtaosa vastaajista oli tyytyväisiä uusiin tehtäviinsä uudessa organisaatiossa. Erityisen positiivista oli henkilöstön aktiivisuus osallistua työpajoihin ja keskustelutilaisuuksiin sekä antaa palautetta ja ratkaisuehdotuksia muutoksiin koko hankkeen ajan.