Julkisen hallinnon uudistamisen strategian mukaan yksi hallinnon toiminnalle 2030-luvulla asetetuista päämääristä liittyy rakenteiden uudistamiseen ja uusiin tapoihin toteuttaa hallinnon tehtäviä. OKM:n hallinnonalan virastot eivät nykyisellään muodosta valtiovarainministeriön virastosuosituksen mukaista selkeää rakenteellista ja toiminnallista kokonaisuutta.
OKM käynnisti 13.10.2021 koko hallinnonalan virastot kattavan konsernin kehittämishankkeen, jonka tavoitteena on varmistaa sivistyshallinnon toiminnan vaikuttavuus, laatu ja palvelukyky tulevaisuudessa. Hankkeen pohjalta käynnistyneessä Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeessa sivistyshallinnon rakenteita uudistetaan siten, että sivistyshallinto muodostuisi 1.1.2026 alkaen ministeriön lisäksi viidestä virastosta.
Virastorakenteen uudistamisen lisäksi Sivistyshallinto 2030 -uudistushankkeella on myös digitalisaatioon, ohjaukseen, palvelutoimintoihin ja sivistyshallinnon rahoitukseen liittyviä tavoitteita. Niiden toteutuminen edellyttää sivistyshallinnon yhteisen johtamiskulttuurin rakentamista ja toiminnan organisoitumisen kehittämistä siten, että samanaikaisesti varmistetaan työyhteisöjen toimivuus ja edellytykset hyvälle työntekijäkokemukselle muutoksen keskellä.
Toiminnan organisoitumista ja työyhteisöjen toimivuutta koskevat tavoitteet kytkeytyvät julkisen hallinnon strategian lisäksi valtion yhteiseen henkilöstöstrategiaan. Hallinnon toimintaa on organisoitava sen mukaan, miten arvioidaan saatavan suurin vaikuttavuus. Toimintojen uudistamisessa suositaan systeemistä ajattelua, joustavia ja ketteriä toimintatapoja sekä strategisia käytännön kokeiluja. Työn murroksessa on tärkeää lisätä ymmärrystä yhteisöllisyydestä.
Sivistyshallintohankkeesta Suomen Akatemialle tulevien vaikutusten lisäksi, Akatemian oman toiminnan tarpeesta lähtevät uudistus- ja kehittämistoimet ovat olleet käynnissä 2023 alkaen Akatemian uuden strategian valmistuttua ja organisaatiouudistuksen myötä. Akatemian uusi organisaatio käynnistyy 1.9.2024. Viraston rakenteen, toiminnan ja prosessien kehittämistarve nousee erityisesti siitä, että TKI-rahoituksen määrä kasvaa lähivuosina ja myös Akatemian korkealaatuiselle tutkimukselle myöntämä myöntövaltuus (vuonna 2024 n. 543 miljoonaa €) tulee kasvamaan. Viraston henkilöstömäärä (130) vastaavasti ei ole nousemassa. Tämä lähtökohta luo tarvetta kehittää viraston yhteisiä prosesseja ja toimintatapoja tutkimusrahoituksen myöntämisessä yhä sujuvammaksi ja tehokkaammaksi.
Hankkeen tavoitteena on toiminnan organisoitumisen kehittäminen ja työyhteistöjen toimivuuden ja työntekijäkokemuksen edistäminen. Menetelminä käytetään: Tiimivalmennus (9 x 0,5 pv / HAUS), yhteiskehittäminen, välitehtävät, tehtävien esittelyt muille tiimeille, alustukset, tietoiskut, organisaatiomuotoilu (2 x 0,5 pv / HAUS), ketterät menetelmät (jatkuva parantaminen, lean).