Lähtökohtina olivat TEM:n arvot sekä TEM:n henkilöstöpoliittiset linjaukset vuosille 2016-2020, erityisesti kohdat ”yksilönä yhteisössä” ja ”yhteinen vastuu onnistumisesta” sekä liittymä valtioneuvoston yhteisten toimitilojen, toimintatapojen ja digitalisaation kehittämiseen. Vuosi 2017 oli TEM:ssä johtamisen kehittämisen teemavuosi ja TEM 2018-2020 -visio jatkuvan muutoksen ohjenuorana korostaa koko henkilöstöä osallistavaa ja organisaatiorajojen yli ulottuvien toimintatapojen tarvetta.
Sekä TEM:n organisaatioon kohdistuvat muutokset että toimitilamuutokset aiheuttavat henkilöstölle epävarmuustekijöitä ja huolta muutoksissa pärjäämisestä. TEM:n koko henkilöstön suuri haaste on toimitilaratkaisujen myötä uusien toiminta- ja työskentelytapojen sekä työvälineiden käyttöönotto. Mobiili- ja etätyöskentely lisääntyvät ja tukihenkilöstön rooli toimintayksiköiden ”tukihenkilöinä” ja uusien työvälineiden ja toimintatapojen omaksujina on erittäin tärkeä. Tätä tarpeellista potentiaalia tulee arvostaa ja edelleen kehittää tukemalla muutos-/uudistumiskyvykkyyttä ja osaamista.
Hankkeen kohderyhmänä oli TEM:n avustava henkilöstö ja valmennukseen osallistui 14 hlöä. Jotta Kaiku-työhyvinvoinnin kehittämisrahoituksella toteutettavat valmennukset saataisiin vastaamaan tarpeita, toteutettiin tammi-helmikuussa 2017 mahdollisille osallistujille (perusjoukko noin 65 henkilöä) digitaalinen kysely, jonka pohjalta valmennusmoduulien sisältö rakennettiin. Kyselyn perusteella nousivat esiin muutoskyvykkyyden ja muutoksissa jaksamisen ongelmat, tarve kehittää omaa työtään, omien vahvuuksiensa tunnistaminen, itsensä johtaminen sekä työyhteisön vuorovaikutuksen, verkostoitumisen ja viestinnän haasteet.
Tavoitteena oli, että valmennukseen osallistuneet pystyvät selviytymään paremmin tulevista muutoksista ja myös itse osallistumaan muutoksen toteuttamiseen. Työhyvinvointi lisääntyy sekä henkilökohtaisella tasolla että työyhteisössä, kun valmennettavat hahmottavat selkeämmin oman työnsä johtamisen tärkeyden ja roolinsa työyhteisössä.
Hankkeen tavoitteena oli myös löytää tarpeisiin tekijänsä eli osaamisen löytäminen ja kohdentaminen sekä verkostomaisen työskentelyn lisääminen. Organisaatiorajojen ylittäminen mahdollistetaan (tehtäväkierto) ja joustavoitetaan ja siihen tulisi kannustaa entistä enemmän. Tehtävänkuvien vaatimukset painottuvat yhä enenevissä määrin työntekijän kykyyn löytää itse ratkaisuja ongelmiin ja kykyä määrittää omia toimintatapojaan työn tekemiselle.
Valmennuskokonaisuus toteutettiin TEM:n tiloissa, osallistujamäärä oli 14 henkilöä. Valmennuskokonaisuus koostui neljästä 1/2-1 päivän valmennusmoduulista, jotka toteutettiin syksyllä 2017 ja tammikuussa 2018. Valmennusmoduuleissa valmentajana toimi psykologi Ilona Rauhala.
Valmennuskokonaisuuden moduulien teemat
1. itsetuntemus ja oman oppimisprosessin käynnistäminen
2. omien työskentelytapojen kehittäminen
3. itsensä johtaminen sekä vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot
4. oman oppimisen arviointi
Valmennusprosessi oli kokonaisuus, jonka kaikkiin moduuleihin tehtävineen ilmoittautuneet velvoitettiin osallistumaan (poikkeuksena sairaustapaukset, joille erilliset tehtävänannot).
Jokaista moduulia ennen valmentaja lähetti verkko-opiskelupohjaisia etukäteistehtäviä osallistujille, myös valmennuksen aikana tehtiin erilaisia pohdiskelutehtäviä. Valmennusmenetelmät koostuivat yksilötehtävistä ja ryhmä- ja parikeskusteluista sekä vuorovaikutteista keskusteluista valmentajan kanssa.
Valmentajana toimi psykologi Ilona Rauhala. Palaute valmentajasta oli hyvää ja hänen metodeihinsa oltiin tyytyväisiä. Valmentajaa pidettiin innostavana ja osallistujiin hyvin keskittyvänä. Moduulien pituus todettiin myös tarkoitukseen sopivaksi.
Valmennuksen moduulit toteutuivat suunnitellulla tavalla. Muutamia sairaustapauksia lukuunottamatta ryhmä pysyi koossa koko valmennuksen ajan. Jokainen piti oppimispäiväkirjaa, johon kukin halutessaan merkitsi kolme henkilökohtaista tavoitetta, joita pyrkii edistämään. Oppimispäiväkirjaa käytettiin myös muiden omien pohdintojen kirjaamiseen koko valmennuksen ajan, jolloin asioista jäi konkreettinen merkintä omaa seuraamista varten.
Valmennettavat tulivat tietoiseksi omista kehittämistä vaativista osa-alueistaan sekä saivat uusia näkökulmia ja työvälineitä omien vahvuuksiensa kartoittamiseen. Vuorovaikutustaitoja ja verkostossa toimimista vahvistettiin ryhmän sisällä ja tunnistettiin eri tilanteissa ja eri ihmisten välisen kanssakäymisen vaatimia toimintatapoja. Työelämän muutoksien vaatimia toimintatapojen muutoksia pohdittiin yksilönä ja ryhmässä ja löydettiin tarve tehokkaammille yhteistyömuodoille jatkossa. Samoja asioita huomattiin olevan pohdittavana muillakin, joten voitiin oppia muiden ratkaisumalleista.
Palautekyselyssä saatiin positiivista palautetta valmentajasta ja hänen menetelmistään sekä ylipäätänsä valmennuksen tarpeellisuudesta nimenomaan tälle kohderyhmälle. Valmennuksen moduulit koettiin antoisana vertaiskeskustelumahdollisuutena. Valmennusryhmä koostui eri-ikäisistä henkilöistä, joilla myös työurat olivat erilaisessa vaiheessa. Palautteen perusteella kuitenkin oli havaittavissa, että useimmat olivat saaneet positiivisia tuntemuksia elämänhallinnan ja muutosten tueksi. Omia toimintatapoja ja vuorovaikutustaitoja on aktiivisesti pohdittu ja löydetty kehittämiskohteita sekä todettu jatkuvan kehittämisen tarpeellisuus. Omien persoonallisuuspiirteiden tutkimisesta on koettu olevan hyötyä omien työtapojen kehittämisen kannalta. Itsensä johtamisen opettelu ja positiivisen ”ei-sanan” käytäntöön ottaminen koettiin hyödylliseksi.
Tukihenkilöstölle järjestetään harvemmin vastaavanlaisia valmennuskokonaisuuksia, joten tavallaan jo tällainen valmennusprosessi itsessään on muillekin suositeltava hankekokonaisuus. Myös uuden, kokeilevan valmentajan valinta hankkeen vetäjäksi oli onnistunut ja sen myötä myös muissa, vastaavantyyppisissä, muille henkilöstö-/ammattiryhmille kohdennetuissa valmennusryhmissä on käytetty TEM:ssä samaa valmentajaa.
Hankkeen aikana ei ollut erityisiä ongelmia, vaan kaikki sujui suunnitellusti ja aikataulun mukaisesti. Kustannusarvio osui kohdalleen.