Verohallinnon Tietohallintoyksikön Kaiku-hanke: Tietohallinto etulinjassa (Onnistunut muutos ja työhyvinvointi) kohderyhmänä koko henkilöstö. Työhyvinvointihanke toteutettiin syksystä 2013 vuoden 2014 loppuun.
Tavoitteena on ollut tukea muutosta. Tarkoituksena oli luoda foorumi, jossa esimiehet ja henkilöstö voivat sopeutua tuleviin muutoksiin pienin askelin tukeutuen aiheesta tehtyihin viimeisimpiin kokemuksiin ja tutkimuksiin. Samalla haluttiin tukea muutosta systemaattisen ohjelman kautta, jossa työhyvinvoinnin osa-alueet käsiteltiin kuukausittain henkilöstötilaisuuksissa. Tällä haluttiin tukea henkilöstön tietämystä ja omien kokemusten ymmärtämystä, jotta osaisi suhteuttaa ne osaksi normaalia muutosprosessia.
Alussa henkilöstötilaisuudet olivat teoriapainotteisia. Henkilöstön palautteen mukaisesti tilaisuuksia muutettiin enemmän käytäntöä painottaviksi. Esimerkiksi psyykkisen ja sosiaalisen työhyvinvoinnin aiheita olisi voinut käsitellä pienemmissä ryhmissä ja käytännöllisten harjoitusten kautta. Työhyvinvointihankkeen kohderyhmänä oli asiantuntijayksikkö, jonka odotukset tilaisuuksien sisällön osalta oli korkea. Kokemusten myötä opimme yhdistämään teorian ja käytännön samoihin tilaisuuksiin.
Toinen oppi oli hyödyntää enemmän oman väen osaamista esimerkiksi prosessikuvauksissa. Samalla henkilöstö oppii ja sitoutuu paremmin yhdessä sovittuihin prosesseihin. Tietohallinnon palvelumallin kuvaaminen osui hyvin työhyvinvointihankkeen ajankohtaan.
Palautetta kerättiin säännöllisesti tilaisuuksien jälkeen palautekyselyllä. Yleisesti hankkeen aikana on saatu myönteistä palautetta siitä, että tilaisuuksien ansiosta on kokoonnuttu yhteen samalle paikkakunnalle pohtimaan yhteisiä asioita. Tämä on ollut uutta verrattuna Tietohallintoyksikön toimintaan ennen hankkeen alkamista. Samalla olemme testanneet ryhmätöiden tekemistä myös virtuaalisesti. Totesimme, että ryhmänvetäjien valmistautuminen poikkeaa kasvokkain tapahtuvaan tilaisuuteen.
Kaiku-hankkeen sulautuminen osaksi Tietohallinnon palvelumalli-projektia on erittäin tärkeä asia, sillä tätä kautta palvelumallin uudistamisessa nähdään myös työhyvinvointiasiat uudistamisen tukena. Otimme käyttöön syksyllä 2014 fiilismittarin, jota hyödynnämme muutoksen seurannassa. Voidaankin sanoa, että pienin askelin liikkeelle lähtenyt hanke on saavuttanut oman paikkansa Tietohallintoyksikön toimintakulttuurissa ja otettu yhtenä tärkeänä osa-alueena jatkuvan kehityksen tueksi.