Hankkeen käynnistyessä käräjäoikeudessa oli alkanut tai alkamassa merkittäviä toiminnan tehostamiseen ja digitalisaatioon liittyviä hankkeita, joilla todennäköisesti tulee olemaan merkittäviä vaikutuksia työn tekemisen tapoihin sekä koko johtamis- ja toimintakulttuuriin. Hankkeen tavoitteena oli saada aikaan muutoksia koko käräjäoikeuden toimintakulttuurissa uusien, varsinkin digitalisaatioon liittyvien muutosten edessä. Hankkeessa pyritään luomaan valmiuksia kohdata ja johtaa jokapäiväiseen työntekoon vaikuttavia muutoksia avoimessa, vuorovaikutteisessa ja kokeilevassa ilmapiirissä.
Hanke alkoi koko henkilöstölle suunnatulla infotilaisuudella, jossa kerrottiin hankkeen taustasta, tavoitteista ja työskentelytavoista. Lisäksi johtoryhmän jäsenet haastateltiin alussa henkilökohtaisesti. Ensimmäisessä johtoryhmän puolen päivän valmennustapaamisessa teemana oli ”yksilöstä joukkueeksi”. Tapaamisessa valmisteltiin koko henkilökunnalle suunnattu videotallenne, jossa kerrottiin hankkeen taustasta, tavoitteista ja hankkeen etenemisestä.
Seuraavan johtoryhmän ja esimiesten päivän valmennuksen teema oli yhteinen suunta. Tämän jälkeen seurasi vielä kolme johtoryhmälle ja esimiehille suunnattua valmennusta, joiden teemat olivat ”Johtamiskulttuuri vaikuttaa kaikkialla”, ”Johtoryhmä esimerkkinä” ja ”Ryhdikäs toimeenpano ja joustavat toimintatavat”. Koko prosessin ajan käytössä oli digitaalinen alusta, johon kaikkia rohkaistiin kommentoimaan hankkeen eri vaiheissa heränneitä kehittämisajatuksia. Alustan avulla myös ohjattiin prosessin kulkua. Hankkeen rinnalle ja sitä ohjaamaan perustettiin ohjausryhmä, joka seurasi ja ohjasti hanketta sen kestäessä tehtyjen havaintojen perusteella sekä piti hankkeen ”oikeassa suunnassa” ja aikataulussa.
Käräjäoikeudessa on järjestelmällisesti kartoitettu työmenetelmiä ja -tapoja eri asiaryhmissä sekä tehty erilaisia kokeiluja työmenetelmien uudistamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi. Ideointi on konkretisoitumassa ja henkilöstö on hyvin mukana hankkeissa. Käräjäoikeudessa on myös onnistuneesti otettu käyttöön erilaisia sähköisiä työvälineitä ja menetelmiä. Suurin muutos on tapahtunut henkilöstön ajattelutavoissa, joka on muovautunut kehitysmyönteisempään ja kokeilevampaan suuntaan: tehdään aloitteita asioiden kokeilemiseksi. Ei odoteta, että laamanni, johtoryhmä tai esimies kertoo, miten asioita pitäisi hoitaa.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus:
Tavoitteena oli:
– kehittää johtoryhmän toimintaa
– kirkastaa henkilöstön ymmärrystä työn uudistamisen vaikutuksista työn tekemisen tapoihin
– kytkeä koko henkilöstö yhä tiiviimmin mukaan yhteiseen keskusteluun digitaalisia välineitä hyödyntäen
– vahvistaa entisestään vuorovaikutteisen ja osallistavan toimintakulttuurin syntymistä, jossa johto ja esimiehet toimivat esimerkkinä
– luoda kokeilevaa ja oppivaa työkulttuuria ja yhdensuuntaisia työn tekemisen tapoja
Hankkeessa jokaisella oli useita mahdollisuuksia osallistua Skypen välityksellä webinaareihin. Skypen käyttö tuli entistä useammalle tutuksi ja monelle välineestä on tullut tapa pitää yhteyttä. Koulutuksiin ja kokouksiin osallistutaan entistä enemmän Skypen välityksellä.
Uusista toimintatavoista käynnistettiin kokeilua, jotka ovat johtaneet pysyviin muutoksiin, esim. velkajärjestelykanslian asiakaspalvelu on sähköistetty. Asiakirjaliikenne sujuu tehokkaammin eikä asiakirjoja tulosteta. Työn tekeminen koetaan mielekkäämmäksi. Lisäksi osastoilla on otettu käyttöön sähköinen kalenteri. Istuntojen varaaminen sekä niihin tarvittavien tuomari- ja sihteeriresurssien kohdentaminen sujuu tehokkaammin. Sama koskee muiden tapaamisten ja kokousten järjestämistä. Lisäksi työajattomien tuomarien tavoittaminen on yksinkertaistunut, kun heidän työmenonsa ovat kalenterissa.
AIPA-hankkeen edetessä uusia (sähköisiä) toimintatapoja tullaan väistämättä ottamaan käyttöön. Nyt kehittämisessä mukana oleminen koetaan enemmän luontevaksi osaksi työtä. Erityisesti käräjäsihteerit mutta myös tuomarit ovat nyt aktiivisesti mukana kehittämistyössä.
Hankkeen myötä keskustelukulttuuri osastoilla on kehittynyt ja erilaiset pienryhmäkeskustelut ovat lisääntyneet ja muodostuneet luontevaksi osaksi toiminnan kehittämistyötä.
Asiakkaille tulokset tarkoittavat nopeampia käsittelyaikoja ja parempaa palvelua. Esim. kansainvälisten oikeusapuasioiden ja viranomaisten välisen rikosyhteistyön lisääntyessä sähköiset toimintatavat ovat edellytys saada toimeksiannot hoidettua kohtuullisessa ajassa. Asiakkaiden matkustamisen tarve tulee vähenemään, kun todistajia voidaan kuulla ja asianosaiset voivat itse osallistua oikeudenkäyntiin etäyhteydellä ja käräjäoikeuden henkilökunta osaa tehokkaasti käyttää näitä lainsäädännön antamia mahdollisuuksia hyväksi asioiden käsittelyssä.