Helsingin ulosottoviraston Kaiku-hankkeen tavoitteena oli kehittää toimistotyötä toimintaympäristön muutokset mahdollistavaksi joustavaksi toimintatavaksi. Toimistotyön muutostyö on aloitettu vuonna 2012. Kaiku-hanke keskittyi strategiseen osaamiseen ja strategiseen toiminnan johtamiseen 2014. Hanke toteutettiin konsulttiohjauksena soveltaen oppeja arjen toiminnassa.
Hankkeen aikana nousivat esille seuraavat asiat:
Toiminnan tehokkuus on yhä enemmän yksilöiden kyvyssä rakentaa toimivaa yhteistyötä ryhmänä. Yhteinen konkreettinen näkemys toimintaa ohjaavista periaatteista mitä, miksi, miten, milloin on hyvin toimivan joustavan organisaation edellytys. Asioita tulee tarkastella tehtävien kautta, antaa henkilöstölle mahdollisuus osallistua oman työnsä kehittämiseen. Haasteena on uusien mahdollisuuksien tunnistaminen ja niiden hyödyntäminen mahdollisimman tehokkaasti. Henkilöstön työhyvinvointia lisää selkeät tavoitteet, yhteinen priorisointinäkemys, oikea työnjako ja hyvä ajanhallinta. Toimistoesimiesten ja kihlakunnanvoutien yhteisinä koulutuspäivinä aloitettiin keskustelu sekä viraston vahvuuksista että kehittämiskohteista – miten voimme tuottaa oikean perimistuloksen oikealla tuottavuudella niin että henkilöstö on hyvin motivoitunutta ja hallitsee toimintaympäristön muutokset.
Yhteenvetona voimme todeta, että joustavan organisaation toiminnan tavoitteet on selkeitä ja ymmärrettäviä, mutta niiden vieminen arjen työhön on haasteellisempaa. Strateginen toiminnan johtaminen edellyttää erityisesti omien toimintatapojen tarkastelua ja niiden muuttamistakin. Sekä osaamisen ylläpitäminen että sen kehittäminen jatkuvasti edellyttävät virastossa vuosittaista esimiesten neuvottelupäivää, jossa keskitytään viraston toiminnan johtamiseen haasteisiin ja saadaan uusia ajatuksia oman johtamistoiminnan kehittämiseksi.