Hankkeen taustana on oikeusavun organisaatiouudistus, minkä johdosta Tampereella toimineet oikeusaputoimistot yhdistettiin henkilömäärältään suureksi Pirkanmaan oikeusaputoimistoksi. Tampereen toimipaikat muuttivat monitilaympäristöön ja yhteen elokuussa 2018. Digitalisaatio vaatii ja toisaalta mahdollistaa työmenetelmien ja -prosessien uudistamisen.
Kehittämistarpeeksi on noussut monitilaympäristössä uusien, toimivien toimintatapojen löytäminen, työprosessien uudistaminen, sähköisten työmenetelmien haltuunotto ja aito hyödyntäminen, etäpalvelutaitojen hallinta ja hyödyntäminen, eri toimipaikkojen välinen uusi, ennakkoluuloton yhteistyö ja työnjako, kaiken kaikkiaan kehittämisen arkipäiväistäminen tekemällä kyseenalaistamisesta sallittua ja jopa suositeltavaa.
Hanke on itsenäinen, mutta sen taustalla on Oikeusministeriön Toimitilastrategia, tuomioistuinten Sähköisen oikeudenkäynnin konsepti, Sähköisten työmenetelmien edistämishanke, Etäpalvelu-hanke, Yhteispalvelupiste-hanke sekä Chat- helpot neuvontapalvelut -hanke.
Pyrittiin uusien työ- ja toimintatapojen löytämiseen ja haltuunottoon, työprosessien kehittämiseen – erityisesti uuden monitilaympäristön asettamissa muuttuneissa puitteissa – ja työhyvinvoinnista huolehtimiseen jatkuvassa muutoksessa ja siihen, että hyvässä vuorovaikutuksessa tehtävien kokeilujen kautta keskinäinen luottamus kasvaa ja työyhteisö vahvistuu.
Haluttiin edistää sellaista ilmapiiriä, jossa henkilöstö motivoituu kehittämään jatkuvasti työtään ja jokainen voi luottaa vaikutusmahdollisuuksiinsa ja työyhteisön, esimiehen tukeen. Rutiinien uudelleentarkastelun ja kyseenalaistamisen pitäisi muuttua jokapäiväiseksi.
Lisäksi tavoiteltiin eri paikkakunnilla toimivien toimipaikkojen uudenlaista yhteistyötä ja erityisesti sitä, etteivät pienet toimipaikat ja niiden henkilöstö koe jäävänsä ulkopuolisiksi isoon toimitilaan ja sen työyhteisöön nähden.
Haluttiin rohkaista ja antaa paikka ja tila henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavien asioitten avoimelle esille nostamiselle ja käsittelylle, tarkoituksena myös palautekulttuurin kehittäminen.
Hanke toteutettiin yhdessä Humap Oy:n kanssa. Se sisälsi Humapin vetämiä työpajoja ja webinaarin sekä vierailun AVIn toimipisteeseen Tampereella, jossa toimitilamuutos oltiin jo aiemmin tehty. Koko hankkeen ajan käytössämme on ollut REAL-digialusta työryhmien työskentelylle, erilaisille kyselyille ja materiaaleille. Osa henkilöstöstä on hyvin aktiivisesti hyödyntänyt alustaa, suuri osa vähän.
Uusia työtapoja kehitettiin ja osittain raskaaksi käyneiden kokeilujen kautta löydettiin lopulta toimivampia tapoja uuteen monitilaympäristöön. Rohkeus tuoda esiin korjaustarpeita ja -ideoita näyttää kasvaneen.
Monitilaympäristöön liittyen luonnosteltiin pelisääntöjä melko yksimielisesti. Lopullista lukkoonlyömistä ei katsottu mahdolliseksi tehdä hankkeen aikana, kun työyhteisöön odotettiin 1.1.2019 alkaen kokonaan uutta toimialaa ja henkilöstöä. Haluttiin, että tuo uusikin henkilöstö pääsee vaikuttamaan toimitilan pelisääntöihin.
Vuorovaikutus työhön ja työympäristöön liittyvistä asioista sille aikaa varatessa lisääntyi, mikä on ylläpitänyt, ellei jopa parantanut yhteisöllisyyttä, joka on jo sinällään ollut uhattuna kahden eri toimipaikan yhdistyessä monitilaan muutossa. Kyky antaa ja vastaanottaa palautetta on todettu taidoksi, jota jatkossa tulee harjoitella.
Monitilan asettamista melkoisista haasteista huolimatta perustehtävän hoito on jatkunut miltei keskeytyksettä kaikista uuden oppimisen vaateista huolimatta. Työtilastot todistavat tämän riidatta. Tätä voi pitää suurena saavutuksena ja se kertoo paitsi henkilöstön sitoutumisesta, myös heidän luottamuksestaan siihen, että esille nousseet ongelmat aikaa myöten ratkaistaan.