Pelson vankilan toiminta on päättymässä ja vankilan toiminta siirtyy uuteen rakenteilla olevaan Vaalan vankilaan. Tämän hetken tiedon mukaan muutto Vaalan vankilaan tapahtuu vuoden 2025 alussa. Nykyisestä vankilasta luopuminen ja uuteen vankilaan muutto vaatii lukuisia tunteja suunnittelua, asioiden järjestelyjä ja toteutuksia. Muutos kuormittaa vankilan johtoa ja henkilökuntaa sekä aiheuttaa useita muutoksia niin yksilön, tiimien kuin koko organisaation henkilöstön toimintamalleihin. Koko vankilan toimintakulttuuri tulee muuttumaan. Tämän vuoksi on tärkeää aloittaa valmistautuminen uuden toimintaympäristön myötä tulevan uuden toimintakulttuurin ja uusien työnteon tapojen opettelu.
Hankkeen tavoitteena on nykyisen eri henkilöstöryhmien sektoreiden välisen kuilun kaventaminen,
henkilöstöryhmien yhteistyön lisääminen ja tiivistyminen sekä tiimityön toimintamallin kehittäminen ja ototeuttaminen. Työn tekeminen muuttuu moniammatilliseksi yli sektorirajojen, ja moniammatilliset tiimit tulevat työskentelemään Vaalan vankilassa yhteisessä tilassa. Tavoitteena on myös lisätä ymmärrystä ja arvostusta eri sektoreiden ja jokaisen virkamiehen työtä kohtaan.
Muutoksessa on tarkoitus tukea ja valmentaa johtoa, esihenkilöitä ja henkilöstöä sitoutumaan toimintaympäristön muutokseen ja uusiin työnteon tapoihin. Uudenlaiseen työnteon tapaan siirtyminen on koko organisaatiolle iso muutos. Hyvällä muutosjohtamisella voidaan varmistaa organisaation toimintakyky muutostilanteessa.
Muutoksen tuen hankkeessa osallistetaan henkilöstö mukaan muutosprosessiin ja autetaan heitä sitoutumaan uuteen työympäristöön ja sen käyttöön ja kehittämiseen. Hankkeessa myös suunnitellaan yhdessä uuden työympäristön käyttöönotto, jotta töiden aloittaminen uudessa ympäristössä käy mahdollisimman sujuvasti. Hanke tukisi myös konkreettisen suunnittelutyön etenemistä ja prosessin hallintaa. Hallittu muutoksen tuen hanke tiivistää työyhteisöä ja lisää työhyvinvointia sekä henkilöstön sitoutumista työnantajaan.
Hankkeen aloitus vuoden 2024 alussa. Tarkoitus jatkaa Kaiku-hanketta / työyhteisövalmennusta vielä sen jälkeenkin, kun muutto uuteen Vaalan vankilaan on tapahtunut. Uudessa vankilassa on luotava täysin uudenlainen toimintakulttuuri. Hanke kestäisi 31.12.2025 asti, jolloin varmistetaan että tavoitteet saavutetaan ja uudet toimintamallit ja toimintakulttuuri on alkanut vakiintumaan.
Menetelminä käytetään työpajoja, yhteistyötapaamisia, luentoja, muutosvalmennusta, työyhteisövalmennusta sekä neuvontaa ja ohjausta.
Hankkeen tulokset
Hanke on vienyt tavoitteita eteenpäin konkreettisesti. Eri ammattiryhmien välillä vuorovaikutus ja keskustelu eri ammattihenkilöiden työstä on lisääntynyt ja yhteishengen luominen on edistynyt. Tämän myötä tietoisuus ja ymmärrys toisten työn sisällöstä sekä kokonaisuuksista eri näkökulmat huomioiden on parantunut. Ajatusmaailmaa on lisännyt se, että muutos tulee oikeasti tapahtumaan jo lähiaikoina ja moniammatillisista tiimeistä on tulossa totta. Moniammatillisten tiimien merkitys sekä uusi toimintamalli ja -kulttuuri on alkanut selkeytymään.
Hankkeen myötä tiedonkulku ja yhteisvastuullisuus asioiden hoitamisessa on myös lisääntynyt. Hankkeen aikana on vahvistunut käsitys siitä, että henkilökunnan kuuleminen ja erilaisten foorumien mahdollistaminen keskustelulle on tärkeää ja pyrimme järjestämään erilaisia foorumeja keskusteluille. Hankkeen myötä konkreettisia asioita on saatu edistettyä Vaalaan muuttamisen suhteen, kuten esim. henkilöstösijoittelu uudessa vankilassa, yhteisten pelisääntöjen laatiminen ja ohjeistuksien laatiminen moniammatillisten tiimien työskentelyn tueksi.
Valmennukset olisi hyvä järjestää muualla kuin työpaikalla, jotta osallistujat pääsisivät täysin irti työasioista. Työpaikalla ja omassa työympäristössä on vaikea irtautua työstä. Voi olla, että kesken työpajatyöskentelyn joutuu poistumaan hoitaakseen työtehtäviä. Valmennus työpaikan ulkopuolella mahdollistaisi paremman keskittymisen itse valmennustilaisuuteen.
Kaikurahoituksen hakeminen on helppoa ja vaikka hankeprosessi työllistääkin, se myös antaa työyhteisölle uusia näkökulmia, työkaluja ja edistää muutosprosesseja konkreettisesti.