Tämän teeman valinta tukee PRH:n strategista tavoitetta olla jatkuvasti oppiva ja kehittyvä organisaatio, joka voi toimia suunnannäyttäjänä julkishallinnon piirissä. Kun työn tekemisen tavat ja prosessit on optimoitu, PRH pystyy palvelemaan asiakkaitaan paremmin ja vastaamaan muuttuviin tarpeisiin entistä joustavammin ja tehokkaammin.
Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) Yhteiset palvelut organisoitiin 1.1.2024 alkaen kolmeksi erilliseksi tulosalueeksi. Uudistuksessa toimintoja siirtyi tulosalueiden välillä ja tiimi- ja esihenkilörakenteet muuttuivat. Henkilöstö ja hallinto -tulosalueen osalta muutospolku jatkui vahvasti henkilöstö osallistaen vuoden 2024 aikana. Tulosalueen (Työyhteisöpalvelut ja hallinto) uusi organisaatio käynnistää toimintansa 1.4.2025. Aiemmat toimintatavat ja prosessit jatkavat muotoutumistaan uudella tavalla. Myös työn tekemisen tavat, roolitukset ja prosessit kehittyvät edelleen. Tulosalueita läpileikkaavia prosesseja voidaan selkiyttää entisestään ja hukkatyön poistamiselle Lean-menetelmin on tunnistettu tarve.
Samaan aikaan PRH on yksi valtionhallinnon uuden toimitilakonseptin ja toimitilastrategian toimeenpanoon konkreettisesti osallistuvista virastoista ja mukana uraauurtavassa nk. SR13 YTY-hankkeessa. Uusiin toimitiloihin siirrytään vaiheittain 1.11.2025 alkaen, mikä tarkoittaa virastolle nimikoidun neliömäärän merkittävää supistumista. PRH:ssa tehdään tietointensiivistä asiantuntijatyötä, osin hyvinkin luottamuksellisesti. Tämä hanke osaltaan tuottaa modernia työympäristöä tukevia syötteitä menossa olevaa ja tulevia valtionhallinnon tilahankkeita ja toimitilojen tarkoituksenmukaisuutta ajatellen.
Edellä kuvatut haastavat esihenkilöosaamista ja työkykyjohtamisen tarve korostuu. Itse- ja yhdessä ohjautuvuuden kehittäminen on keskeistä työntekijäkokemuksen kehittämisessä PRH:ssakin. Hanke keskittyy työn tekemisen tapojen ja toiminnan organisoitumisen kehittämiseen, koska nämä tekijät ovat keskeisiä PRH:n tavoitteessa olla yhteisöllinen, joustava ja tulosellinen työympäristö. Uudet toimintamalleja tukevat työn sujuvuutta ja henkilöstön hyvinvointia tulevaisuuden työympäristössä. Toiminnan organisoitumisen kehittäminen Lean-menetelmin vapauttaa resursseja arvoa tuottavaan työhön. Tämä puolestaan vahvistaa työyhteisön yhteisöllisyyttä ja parantaa yhteistyötä, mikä on olennaista organisaation resilienssin ja muutoskyvykkyyden kannalta.
Hankkeen tavoitteet
Hankkeen tavoitteena on parantaa PRH:n toimitilojen ja työnteon tapojen tehokkuutta ja joustavuutta siten, että organisaatio voi tarjota toimivan ja yhteisöllisen hybridiajan työpaikan. Hanke pyrkii tukemaan organisaation tuottavuutta ja työhyvinvointia kehittämällä tilaratkaisuja, jotka mahdollistavat monipuolisen työskentelyn erilaisissa tilanteissa ja tarpeissa. Tavoitteena on myös tunnistaa ja poistaa turhaa työtä prosesseista ja keskittyä arvoa tuottavan työn lisäämiseen hyödyntämällä Lean-menetelmiä.
Menetelmät
Menetelmänä käytetään Leania, joka korostaa selkeiden työkalujen ja menetelmien merkitystä, (palvelujen) laadunvaihtelun ymmärtämistä ja hallintaa. Liinauksen keinoin on mahdollista kehittyä jatkuvasti paremmaksi ja käytännöllistää asioita ymmärrettävämpään muotoon. Pelkistetysti voitaisiin sanoa, että lean on arvoa tuottavaan toimintaa keskittymistä ja arvoa tuottavan työn lisäämistä. Lean-ajattelutapa pyrkii juurruttamaan yksikköön yhteiset toimintatavat ja prosessit, joissa keskitytään turhaa vaihtelua aiheuttavien tekijöiden vähentämiseen ja turhan tekemisen poistamiseen. Käytännössä liinaus on työn sujuvoittamista ja olennaisen tekemistä järkeä käyttäen ja oivalluksia hyödyntäen.
Lisäksi VALOA-työyhteisötyökaluja hyödynnetään laajapohjaisesti ja niiden avulla päästään tilannekuvan
hahmottamisen kautta kohti kokeiluja. Erityisesti sovelletaan ilmiöhahmotusta ja muutoshahmotusta itse kokeilun suunnittelemiseksi. Hankkeen käytännön toteutuksesta vastaavat PRH:n HR-tiimi yhdessä toimitilamuutokseen osallistuvien henkilöiden kanssa. Vaikka projektissa hyödynnetään esim. Lean-menetelmäosaajia, jne., osaamisen juurtumisesta organisaatioon huolehditaan ja Lean-muutosohjaajat tulevat PRH:n sisältä. Lisäksi hankkeen onnistumisen kannalta keskeistä on viestinnän ja osallistamisen varmistaminen. Tämä saavutetaan säännöllisillä yhteiskehittämistilaisuuksilla, työpajoilla ja sähköisten viestintäkanavien hyödyntämisellä, jotta henkilöstö voi osallistua kehitysprosessiin ja ymmärtää hankkeen tavoitteet ja hyödyt.