Muutoksen lähestyminen eri tulokulmista tukee muutoksen hallintaa ja muutokseen valmistautumista. Ulkoasiainministeriön esimiehille suunnatun työpajan ja koko henkilöstölle kohdistetun osallistavan kolmiosaisen työpajavalmennuksen tarkoituksena oli tukea henkilöstöä muuttuvassa työympäristössä. Muutosvalmennuksen ja työpajatyöskentelyn avulla voidaan tukea muutosprosessia niin yksilö-, yhteisö- kuin organisaatiotasolla.
Muutostyöpajojen kohderyhmänä oli koko UM:n henkilöstö, ja jokaiseen tavoiteltiin 50:ä osallistujaa. Tavoitteina oli rakentaa mahdollisimman vuorovaikutteisia ja osallistavia tilaisuuksia, jotka tarjoaisivat uusia työkaluja, ajatuksia ja näkökulmia muutokseen. Ajankohdaksi valittiin tammi-helmikuu 2015, sillä muutostuki VNHY:hyn siirtyville ja muutoksen kohteena oleville työyhteisöjen muille jäsenille haluttiin varmistaa. Työpajat haluttiin olevan melko tiiviissä tahdissa, ja työpajojen kesto oli n. 2-3 tuntia, jolloin osallistuminen ei vaatinut koko päivän läsnäoloa.
Työpajojen palautteista voitiin päätellä, että muutospajat olivat hyödyllinen ja tarpeellinen tuki henkilöstölle. Organisaatiokulttuurin kannalta uudenlainen toimintamalli ja valmennuksen aihesisällöt olivat raikas lähestymistapa. Johdon tuki ja osallistuminen työpajoihin oli kannustavaa ja oli suuri ilo huomata että oivalluksia syntyi myös johdon tasolla. Työpajoissa kertyneen ja kasvaneen osaamisen avulla voidaan edistää muutostuen onnistumista sekä muutosjohtamisosaamista myös jatkossa. Henkilöstöä on tärkeä tukea jatkuvissa muutoksissa myös tulevaisuudessa. Tärkeimpiä organisaatiotason esiin nousseita ja jatkossa tärkeitä esillä pidettäviä muutos- ja työhyvinvointiteemoja ovat:
- Epäonnistuminen ja sen salliminen, kokeilu, uskallus. Kokeillaan, aina voi palata vanhaan.
- Avoimuus, puheeksi ottaminen, palaute. Onnistutaan yhdessä, iloitaan yhdessä.