Työyhteisösovittelu on ratkaisukeskeisyyteen ja restoratiiviseen oikeuskäsitykseen perustuva konfliktinhallintamenetelmä. Se tarjoaa sekä vaihtoehtoisen tavan että työvälineen kohdata ja ratkoa työyhteisön ristiriitoja silloin, kun varhaisen välittämisen malli ei enää riitä. Tavoitteena on puuttua työyhteisössä esiintyviin ristiriitoihin, lisätä työyhteisön vuorovaikutustaitoja, palauttaa työrauha ja parantaa työilmapiiriä. Konfliktien ”hallinnalla” tarkoitetaankin tässä yhteydessä nimenomaan yhteisen oppimisen prosessia, jossa jokainen säilyttää kasvonsa ja arvonsa.
Ei ole olemassa ongelmaa, mistä puhumatta jättäminen auttaisi sen ratkaisemisessa.
Sovittelu on työyhteisöissä vielä suhteellisen uusi ja tuntematon menetelmä. Konflikteja on yleensä totuttu ratkaisemaan esimiehen ohjauksessa tai asiantuntijoiden konsultoimina – ja ajateltu, että kai ne ajallaan lutviutuvat. Sovittelussa keskeisenä ideana on, että osapuolet ratkaisevat konfliktin itse sovittelijaksi koulutetun henkilön ohjaamina.
Sovitteluprosessi käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan työyhteisön toimintaa merkittävällä tavalla. Sovittelun kohteena voi olla kaksi ihmistä, tiimi tai suurempi ryhmä, esimerkiksi kokonainen työyksikkö.
Aloitteen ongelman selvittämiseksi voi tehdä työpaikalla kuka tahansa: esimerkiksi konfliktin osapuoli, sitä sivusta seuraava kollega, esimies, johdon edustaja, luottamushenkilö, työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu, työterveyshoitaja tai -lääkäri tai henkilöstöpäällikkö.
Sovittelussa puolueeton ja ulkopuolinen henkilö eli sovittelija avustaa konfliktin osapuolia sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun yhdessä keskustellen ja kuunnellen. Tämän jälkeen ne asiat, joihin osapuolet haluavat sitoutua tilanteen paranemiseksi, kirjataan yhdessä allekirjoitettavaan pöytäkirjaan tai sopimukseen. Sovitun toteutumista myös seurataan ja tarvittaessa sovittelua jatketaan.
Sovittelun keskeisiä periaatteita ovat luottamus, joustavuus, avoimuus,puolueettomuus, yhteistoiminnallisuus, arvon ja aseman palauttaminen, anteeksianto, toisten kunnioittaminen, sopiminen ja asioiden korjaaminen.
Sovittelijan rooli
Sovittelussa käsillä olevasta konfliktista ulkopuolinen henkilö, tehtävään koulutettu sovittelija, avustaa konfliktin osapuolia sovittelumenettelyn avulla löytämään kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisun neuvottelemalla. Onnistunut ratkaisu auttaa osallisia oppimaan ja kasvattaa voimavaroja jatkaa eteenpäin.
Sovittelija ei osallistu erimielisyyden ratkaisuun vaan toimii sovinnon mahdollistajana (fasilitaattorina). Sovittelija ohjaa prosessia, jonka lopputuloksena asianosaiset itse löytävät ratkaisun.
Sovittelija ei ole passiivinen vetäytyjä vaan aktiivinen kuuntelija. Hän mahdollistaa kuulluksi tulemisen sekä sallii tunteiden käsittelyn, moraalisen pohdinnan ja arvokeskustelun. Hän kannustaa kaikkia osapuolia tuomaan avoimesti ja rehellisesti julki omat näkökantansa sekä kuuntelemaan arvottamatta toisia osapuolia. Yksi sovittelijan keskeisin tehtävä onkin luoda luottamusta itseensä puolueettomana sovittelijana, sovitteluun menetelmänä sekä ennen kaikkea osapuolten välille.
Sovittelijalle on tärkeää olla puolueeton. Hän ei tuomitse ketään eikä asetu kenenkään puolelle, vaan tukee osapuolia ratkaisun löytämisessä. Elleivät he löydä sitä itse, sovittelija voi ehdottaa tarvittaessa ratkaisua, mutta tässä ei ole syytä hätäillä. Hän myös huolehtii siitä, että sovitteluprosessin tuloksena syntyvä sopimus on kaikille osapuolille kohtuullinen.
Kokeneet sovittelijat pitävät kahden sovittelijan toimimista yhteistyössä toimivana mallina; neljällä korvalla kuulee tarkemmin. Parityöskentely myös mahdollistaa kokemusten peilaamisen ja sovittelijoiden oman oppimisen.
Kaiku-työhyvinvointipalvelut on kouluttanut 38 työyhteisösovittelijaa valtiohallinnon organisaatioiden käyttöön.
Sovittelijan monet roolit
- objektiivinen tarkkailija
- sovitteluprosessin ohjaaja
- tilanteen tutkija, faktojen etsijä
- vaihtoehtojen määrittelijä
- yhdistettyjen ongelmien ratkaisija
- kouluttaja / kasvattaja, itse koko ajan oppija
- asiantuntija
(Heikkilä & Heikkilä 1999)
Miten sovittelu etenee?
1. Aloitus
Prosessi käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan työyhteisön toimintaa merkittävällä tavalla. Sovittelutarpeesta tehdään aloite. Sovittelija tutkii toimeksiantajan kanssa, mitä hyötyä sovitteluprosessista voisi olla kyseisessä konfliktitilanteessa. Prosessin aloittamisesta sovitaan.
Aluksi kartoitetaan, keitä tilanne koskee ja keiden tulisi olla mukana sovittelussa. Sovittelu voi koskea yksittäisiä henkilöitä, tiimiä tai suurempaa ryhmää kuten kokonaista yksikköä. Jo aloitusvaiheessa on tärkeää varmistaa, että sekä organisaation että kyseessä olevan yksikön johto on sitoutunut sovitteluun.
Kun sovittelija on organisaation ulkopuolelta, kannattaa oman organisaation/hallinnonalan Kaiku-kehittäjä kutsua prosessiin mukaan. Hän ei ole keississä sovittelijan roolissa, mutta hän voi katsoa tilannetta laajemminkin ja nähdä arvokkaita työyhteisön kehittämisaihioita.
Usein puhuttaa myös se, onko sovitteluun pakko osallistua. Työoikeuden professori Seppo Koskinen on ottanut asiaan kantaa näin. Lisää näkökulmaa työyhteisösovittelun oikeuksiin ja velvollisuuksiin voit lukea mm. täältä.
2. Informaatiotilaisuus
Sovitteluun osallistuvia henkilöitä informoidaan sovittelun tarkoituksesta sekä sovitteluprosessin eri vaiheista. Tilaisuudessa on hyvä muistaa kertoa siitä, ettei kyse ole syyllisten etsimisestä, ja selvittää, mikä on sovittelijan rooli: hän fasilitoi prosessia, osapuolet itse ratkaisevat käsillä olevan tilanteen.
1-2 h keskustelutilaisuus.
3. Valmistautuminen ja haastattelut
Sovittelija tutustuu konfliktiin paikan päällä ja haastattelee erikseen jokaisen konfliktiin osallisen henkilön luottamuksellisesti ja henkilökohtaisesti. Jokainen kertoo oman tarinansa tapahtumien kulusta. Sovittelijan tulee olla tarkkana siitä, että lähtee jokaisen kanssa keskusteluun ”tyhjältä pöydältä” ja ettei vahingossakaan kommentoi kenenkään kanssa käymäänsä keskustelua kenenkään toisen kanssa, mahdollista sovittelijaparia lukuun ottamatta,
Haastateltavia rohkaistaan kertomaan mahdollisimman rehellisesti ja avoimesti tapahtumien yksityiskohdista ja niihin liittyvistä tunteista. Haastatteluissa pyritään huomioimaan sellaisetkin konfliktin kannalta tärkeät asiat, joiden merkitystä usein vähätellään (kuten vanhat loukkaukset, toisten ärsyttävät tavat, tekemättä jääneet pienet asiat).
Sovittelijan kannattaa jo tässä vaiheessa auttaa osapuolia pohtimaan erilaisia näkökulmia, myönteisiä poikkeuksia ja mahdollisia ratkaisuja esimerkiksi tulevaisuuden muistelun avulla (”Puolen vuoden kuluttua, kun tämä asia on täysin ratkennut ja tuskin enää muistatkaan sen aiheuttamaa mielipahaa, mitä silloin tapahtuu ja miten te toimitte, ketkä sen näkevät ja mitä he teidän yhteistyöstänne tuumaavat, jne.)
Hyviä kokemuksia on saatu myös siitä, että osapuoli on halutessaan voinut ottaa tapaamisiin itse valitsemansa tukihenkilön mukaan. Haastatteluvaiheessa voi käydä niinkin, että lista haastateltavista lisääntyy, koska joku osapuolista kokee tämän tarpeelliseksi.
Aikaa tapaamisiin varataan n. 1 h henkilöä kohden.
4. Sovittelutapaaminen
Kaikki sovittelun osapuolet kokoontuvat saman pöydän ääreen. Sovittelija pitää alkuun lyhyen pelisääntöpuheenvuoron: jokainen saa vuoronsa, ja pyritään rakentavaan ja avoimeen vuorovaikutukseen. Jokaiselle annetaan mahdollisuus kertoa oma näkökulmansa ja kokemuksensa siitä, miten konfliktitilanne on syntynyt ja mikä siinä on oleellista. Tunteiden ilmaisu on sallittua ja sille annetaan tilaa.
Tavoitteena on, että osapuolet ymmärtävät toistensa näkemykset ja tunteet mahdollisimman hyvin. Keskustelua käydään niin kauan, että yhteinen ymmärrys saavutetaan.
5. Konfliktin ratkaiseminen eli itse sopiminen
Sovittelija johdattaa keskustelua kohti sopimusta. Sovittelun osapuolet nostavat esiin asiat, joista haluavat sovittavan ja sovittelija kirjaa ne ylös.
Sovittelupöytäkirjaa muokataan, kunnes kaikki osapuolet kokevat voivansa sen allekirjoittaa.
Sopimukseen kirjataan myös seurantatapaamisen ajankohta. (ks. sopimusmalli)
Mikäli yhteisen näkemyksen löytäminen tuottaa vaikeuksia, tarvittaessa voidaan sopia uusi neuvotteluaika, valmistella tilannetta uudelleen ja tulla yhteiseen sovitteluun uudelleen. Pieni lisäaika voi olla hyödyllinen ratkaisun löytymiseksi.
6. Tiedottaminen
Sopimuksen syntymisestä kerrotaan toimeksiantajalle sekä kaikille muille, joille asian tiedottamista pidetään tärkeänä. Tästä sovitaan yhdessä. Osapuolet kertovat sopimuksesta esimiehelleen ja lähimmälle henkilölle omassa organisaatiossaan, mikäli nämä eivät ole olleet mukana sovittelussa.
7. Lopetus
Lopuksi sovitaan prosessin päätöksestä tai tarvittaessa sen jatkamisesta. Kun konflikti on ratkaistu, prosessi päättyy. Ratkaisun toteutumista ja vakiintumista kannattaa seurata ja siten varmistaa muutoksen todellinen toteutuminen.
8. Seuranta
Seurantatapaaminen pidetään muutaman kuukauden kuluttua sovittelun jälkeen. Tapaamisessa keskustellaan siitä, miten sopimuksen noudattaminen on sujunut. Samalla mietitään, miten toiminta on muuttunut, mitä on opittu ja minkälaisia muita haasteita voitaisiin ottaa yhteisen toiminnan kehittämiseksi. Mikäli tarpeellista, sopimusta muokataan tai itse sovittelua jatketaan.
On tärkeätä, että eri osapuolet itse ratkaisevat käsiteltävän ongelman.
Tilaa sovittelu - Sovitteluverkosto valtionhallinnossa
Aloitteen sovittelusta voi tehdä työyhteisössä kuka tahansa: konfliktin osapuoli, esimies, kollega, luottamushenkilö, työsuojelupäällikkö tai -valtuutettu, työterveyshoitaja tai -lääkäri tai henkilöstöpäällikkö.
Tutustu työyhteisösovittelijoihin (lista sovittelijoista 12.3.2024)
Jos haluat liittyä työyhteisösovittelijoiden verkostoon tai verkostoon kuuluvana haluat päivittää yhteystietosi, voit tehdä sen tämän linkin kautta.
Työyhteisösovitteluun voi nykyisin myös erikoistua yliopistojen pitemmissä koulutusprosesseissa. Sekä koulutuksista että niistä valmistuneista löydät lisää Suomen sovittelufoorumin sivuilta.