Olemme asettaneet tavoitteeksemme astua rohkeasti uuteen ja luoda yhdessä tulevaisuuttamme. Johtamisen visiomme mukaan: ”Astumme rohkeasti uuteen. Se avaa meille uuden maailman. On etuoikeus astua uuteen. Luomme yhdessä sen ja päätämme minkälainen siitä tulee. Siihen liittyy yllätyksellisyys, haaveet. On kuin kurkistaisimme ikkunasta siihen maailmaan. Uuteen, johon on tilaisuus astua. Valitsemme onnistumisen.”
Johtamisen visiomme toteuttamiseksi yksi tärkeistä kehittämiskohteistamme on viestintä. Viestintä nivoutuu monella tavalla niin muutosten läpiviemiseen, henkilöstön hyvinvointiin ja työtyytyväisyyteen kuin tulosten saavuttamiseen – ihmisten johtaminen on hyvin pitkälle jokapäiväistä viestintää ja luottamuksen rakentamista ja säilyttämistä vuorovaikutuksen keinoin.
Virastossa tai koko hallinnonalalla ei ole tehty aiemmin suunnitelmallista viestintää. Nyt Etelä-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiirin johdon tahtotila on kehittää viestinnän toimintamalli, joka tukee oikeusministeriön visiota, missiota, strategiaa ja tavoitteita.
Johtamis- ja toimintakulttuurin uudistaminen edellyttää suunnitelmallista viestintää. Suunnitelmallinen viestintä tukee merkittävästi myös viraston muiden hankkeiden onnistumista. Suunnitelmallinen ja hyvin toteutettu viestintä on välttämätöntä viraston joka päiväisessä johtamisessa ja luottamuksen rakentamisessa ja sen säilyttämisessä organisaatiossa.
Viestinnän kehittämisen tarpeet ovat nousseet korkealla prioriteetille koko oikeusapu- ja edunvalvontasektorin toiminnan kehittämisessä. Hankkeellaan ja uudella toimintamallilla Etelä-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri toivoo voivansa myös tukea koko hallinnonalan viestinnän kehittämistä ja uusien toimintamallien pilotointia. Hankkeen vaikuttavuuden piirissä olisi siten jopa n 1200 henkilöä.
Hanke jaetaan kahteen vaiheeseen:
VAIHE 1: Työpajat ennakkotehtävineen, avainhenkilöiden haastattelut, henkilöstön osallistaminen ja sitouttaminen sisäisellä dialogilla, asiantuntijoiden analyysi,
VAIHE 2, viestinnän valmiuden kohottaminen uuden johtamisen vision ja strategian tukemiseksi, viestinnän koulutus avainhenkilöille, strategian sisäinen jalkautus henkilöstölle (muutosviestintä, osallistaminen, uudet sisäisen viestinnän kanavat ja työkalut, henkilöstö dialogin ylläpito), seuranta ja mittaaminen.
Hankkeen toteutumisen ansiosta virastossa on otettu käyttöön uusi viestinnän toimintamalli, joka tukee uutta johtamisen visiota sekä toimialan missiota, strategiaa ja tavoitteita. Toimintamallin myötä organisaation viestintävalmius on kasvanut ja henkilöstön hyvinvointi ja työtyytyväisyys parantuneet.
Toimintamalli on lisännyt luottamusta, vuorovaikutusta, osallistumisen mahdollisuuksia ja yhteisöllisyyttä organisaatiossa sekä asiakkaiden tietoisuutta ja mahdollisuuksia löytää hallitusohjelmankin kannalta tärkeiden oikeusturvapalvelujen äärelle.
Toimintamalli toimii esimerkkinä ja tukee koko hallinnonalan suunnitelmallista viestinnän kehittämistä ja johtamisen ja toiminnan uudistamista.
Hankkeen päättymisvaiheen kuvaus
Hankkeen tulokset ja hyödyt:
Asiakaspalvelupolun kehittäminen
Talous- ja velkaneuvonta -teeman sisältösuunnitelma
Ulkoisen viestinnän käynnistäminen sosiaalisen median viestinnän kautta
Sisäisen viikkotiedotteen auditointi ja päivitys
Kriisiviestinnän kehitys
Viestinnän pelisäännöt ja toimintamalli (viestintäohje)
Hankkeen aikana on rakennettu viestinnän toimintamalli, joka tekee näkyväksi yhteisen viestinnän pelisääntöjä ja vastuita. Hankkeessa on myös luotu sisäisen viestinnän malleja kuten esimerkiksi viikkotiedotepohja sisäisen viestinnän tueksi kaikkiin oikeusapu- ja edunvalvontapiireihin. Viikkotiedote on ollut käytössä Etelä-Suomen oikeus ja edunvalvontapiirissä keväästä 2020. Visuaalisesti selkeä ja napakaksi editoitu katsaus viikon tärkeisiin asioihin tukee henkilöstöä ajankohtaisten asioiden sisäistämisessä, nostaa koulutuksia esiin sekä vahvistaa työyhteisökulttuuria työntekijäesittelyiden avulla.
Hanke on tukenut merkittävästi työtä virastojen ulkoisen viestinnän kehittämiseksi sosiaalisen median viestinnän avulla. ”Oikeusapu, edunvalvonta, talous- ja velkaneuvonta” –facebook-sivu avattiin maaliskuussa 2022. Hanke on lisännyt toimialan tunnettuutta, näkyvyyttä ja vaikuttavuutta sekä mahdollistanut palvelujen paremman löydettävyyden/saavutettavuuden oikea-aikaisesti niiden toimesta, jotka palveluja tarvitsevat.
Kansalaisia palvellaan nyt oikeusapuun, edunvalvontaan sekä talous- ja velkaneuvontaan liittyvissä aiheissa Facebookissa suomeksi ja ruotsiksi. Sisällöt ovat tavoittaneet tähän mennessä jo yli 90 000 suomalaista. Seuraavaksi tavoitteena on perustaa organisaatiolle yhteinen LinkedIn-sivu ja alkaa vahvistaa niin ulkoista kuin sisäistä työnantajamielikuvaa.