”Tiesin, että minun täytyy luoda organisaatio, joka on paradoksaalisesti sekä monipaikkainen että yhteenkytkeytynyt, sekä hajautunut että selkeästi strukturoitu… Ytimessä on kykymme olla maantieteellisesti eriytynyt ja samalla kommunikoida ikään kuin olisimme samassa huoneessa”, toteaa Stan McChrystal yrityksensä pamfletissa ”Practical Advice for Leading Through COVID-19”. Hän astui 9/11 jälkeen monituhatpäisen, ketteriä toimintatapoja tarvitsevan organisaation johtoon taistelemaan jatkuvasti uudelleenorganisoituvaa verkostoa vastaan.
Samoja mietteitä voi olla nyt pienempienkin organisaatioiden johtajilla ja esihenkilöillä, kun vastassa on ennennäkemättömällä nopeudella leviävä mikroskooppinen virus. Olemme haavoittuvia ennakoimattoman edessä, tilanteessa, jossa meillä sekä organisaatioina, työyhteisöinä että yksilöinä on kovin erilaisia tapoja kokea ja toimia.
Kirkasta tavoitetta
Mitä johtaja voi tehdä? Sitä, mikä on johtamisen tehtävä: näyttää suuntaa ja varmistaa työn tekemisen edellytyksiä – palvella. Suunta voi poikkeustilanteessa muuttua ja vaatia tehtävien uudenlaista allokointia ja priorisointia. Mitä tehdään tänään, mitä ensi viikolla – sillä näkymällä, mikä nyt on. Pidetään katse riittävän pitkällä samalla, kun kysytään kykyä olla läsnä tässä ja nyt.
Ehkä itse työ ei muutu, eikä sen tekeminenkään sinänsä – se, mikä muuttuu, on vuorovaikutus ja välineet, millä ollaan yhteydessä. Kun moni asiantuntijatyö – johon johtaminenkin luetaan – on toisiansa tarvitsevien ihmisten yhteistyötä (kuten edesmennyt ajattelija Esko Kilpi sanoitti), olemme riippuvaisia vuorovaikutuksesta.
Mitä kuuluu?
Kommunikoi monipuolisesti ja usein. Ole avoin ja läpinäkyvä, luo hallinnan tunnetta ja toivoa, jota jo sinällään on arjen rutiinien jatkuminen. Kaikki toki tietävät, ettei kukaan tiedä, kauanko tämä poikkeuksellinen tilanne jatkuu ja miten se viraston ja maan talouteen vaikuttaa. Pidä kiinni yhteisöstä ja yhteisöllisyydestä, kutsu ihmisiä kokoon normaalia useammin ja kysy mitä heille kuuluu – niin ryhmässä kuin yksitellen. Huolia on hyvä jakaa ja samalla kuulla, ettei kaikkia huoleta samat asiat. Ole kiinnostunut paitsi työstä myös ihmisistä heinä itsenään.
Et todennäköisesti voi tietää, miten tämä poikkeustilanne kuhunkin työntekijääsi vaikuttaa ja millaiset työskentelyolosuhteet ja keskittymismahdollisuudet heillä on. Siinä missä joku lamaantuu, toinen on utelias, innostuu ja näkee mahdollisuuksia ja kolmas jatkaa business as usual. Jollakin on kotona pari ylikierroksilla käyvää alakoululaista ja yksi turhautunut teini, toisella muutama riskiryhmiin kuuluva läheinen, ja joku saattaa jatkaa arkeaan ilman sen suurempaa huolta huomisesta. Johtaja, joka tuntee ihmisensä, osaa myös johtaa kunkin tarpeen mukaan ja taata edes ”minimitason johtamispalvelua” kaikille (Pii Kotilainen).
Anna aikaasi vuorovaikutukselle
Työssä vietetyn ajan voi jakaa karkeasti kahteen osaan: itse tehtävien tekemiseen ja siihen liittyvään vuorovaikutukseen sekä sosiaaliseen kanssakäymiseen, satunnaisiin kohtaamisiin ja kahvi- ja käytäväkeskusteluihin, jotka luovat luottamusta ja rakentavat siltaa toistemme välille. Konsultit lisäävät tähän kolmannen ajan: reflektiivisen, jolloin yksin ja yhdessä tutkitaan sitä, mitä ja miten on tehty ja koettu, ja miten työtä, sen tekemistä ja sen ympärillä tapahtuvaa kanssakäymistä kehittää. Vaikka tämä reflektiivinen, oppimisen kannalta keskeinen ajankäyttö tuppaa jäämään taustalle normiarjessakin, on se erityisen tärkeää nyt, kun toimitaan monipaikkaisesti ennenkokemattomassa tilanteessa. Ajan ja tapojen järjestämiseen täytyy siis nähdä enemmän vaivaa.
Olen ok, olettehan tekin!
Niin kauan kuin nettiyhteydet toimivat, välineitä yhteydenpitoon on – ja jos ne jostain syystä eivät toimi, todennäköisesti kaikilla on edelleen puhelimet. Pääasia, että olette yhteydessä. Joissakin (softa)firmoissa pidetään päivittäinen aamutsekki siitä, missä mennään. Monessa työssä näin tiheä tilannekatsaus ei välttämättä ole tarpeen, kun työt eivät elä hetkessä, eivätkä päivissä. Vaan varsinkin, kun työt muuttuvat ja vasta opetellaan uusia työskentelytapoja, on tarve olla yhteydessä normitoimisto-oloja suurempi. Joku pieni kikka viestitellä tiimin kesken vaikka whatsappissa, ”olen ok, olettehan tekin”, liittää porukoita yhteen ja tekee jokaisen näkyväksi. Työ on tärkeä osa paitsi merkityksellisyyden myös yhteisöllisyyden tunnetta.
Virus ja sen aiheuttama kuohunta kohtelee meitä eri tavoin eri tehtävissä, eri puolella maata ja maapalloa, erilaisissa talous- ja perhetilanteissa ja erilaisista terveydellisistä lähtökohdista käsin. Olemme kaikki sille alttiita, mutta kestämme sitä ja sen aiheuttamaa painetta ja arkeen aiheuttamaa muutosta kukin omalla tavallamme. Siksi johtajan ja esihenkilön tehtävä on ennen kaikkea nähdä ihminen ja olla ihminen ihmiselle.
Ajattele ihmistä
Lopulta suurin ero johtamistyössä ”läsnä” tai ”etänä” ollee tekniikan lisäksi johtajan päässä. Ajatus siitä, että on töissä vasta silloin, kun on sonnustautunut työvaatteisiinsa ja leimannut itsensä sisään, elää joissakin meistä lujassa. Mikä merkitys on hallinnan tunteen ja valtaposition näkökulmasta sillä, istutteko saman käytävän varrella vai eri kerroksissa, rakennuksissa tai kaupungeissa tai ihan vain jok’ikinen kotonanne? Olet ehkä tottunut näkemään työntekijöistäsi vilauksen kokouksia täynnä olevan työpäiväsi aikana, mutta mitä se kertoo siitä, mitä he ajattelevat, mitä ja miten he saavat aikaiseksi tai miten he voivat? Nyt ei ole kontrollin vaan ennen kaikkea välittämisen ja auttamisen aika.
Tasapuolinen kohtelu ei tarkoita sitä, että kun jotkut eivät voi tehtäviensä luonteen vuoksi tehdä etätöitä, kukaan ei saa niitä tehdä – ei arjessa eikä poikkeustilanteessa. Sekä valtioneuvosto, STM että THL ovat selkeästi ohjeistaneet, että kaikkien, joiden töihin se sopii, tulisi kontaktien ja tartuntariskin minimoimiseksi jäädä kotiin ja välttää niin julkisia kulkuvälineitä kuin muitakin ei-välttämättömiä kontakteja. Näin me näppäintyöläiset myös turvaamme niiden terveyttä, joiden työ vaatii fyysistä läsnäoloa, poikkeusoloissakin. Virkamiesten etunenässä tulisi noudattaa valtioneuvoston ja kanssavirastojen kehotuksia.
Ole armollinen – niin itselle kuin muillekin.
Organisaation kulttuuri ja sen todelliset arvot ja johtajien ihmiskäsitys mitataan nyt. ”Keskustelut määrittävät roolimme ja positiomme koko ajan uudestaan” (Jarmo Manner Kaiku-syyspäivässä 2019). Tämä systeemisen (keskinäisriippuvuuden) ja relationaalisen (suhteista rakentuvan) organisoitumiskäsityksen perusajatus tulee näkyväksi tässä äkillisessä muutoksessa, jossa moni johtaja kipuilee itsekin hallinnan menettämisen tunteen kanssa. Millainen johtaja ja esihenkilö olet ns. normioloissa, mitä vahvistat poikkeusoloissa? Millaisia mahdollisuuksia porukoillesi luot? Heikkoutta ei ole se, ettei tiedä, mitä tuleman pitää, eikä se, että pelottaakin. Heikkoutta on se, ettei tunnista omia vaikuttimiaan, tunteitaan ja toimintatapojaan. Juuri nyt on aika olla armollinen – niin itselle kuin muillekin. Hae itsellesikin matalalla kynnyksellä apua ja vertaistukea.
Nyt meillä on mahdollisuus oppia ja edesauttaa todellista monipaikkaista työtä, jolla voi olla kauaskantoisia myönteisiä vaikutuksia niin yhteiskunnallisen ja organitorisen luottamus- ja osaamispääoman kuin teknologisen kehityksen näkökulmista. Siinä missä kriisi näyttää tuoneen hallitusta ja eduskuntaa yhteen, voi se vahvistaa meitä laajemminkin. Ihminen on ihmisiä.
Voikaat hyvin!
Muistilistaa monipaikkaisuuteen
Kun kokoonnutte monipaikkaisesti, muista ainakin nämä:
- Onhan kaikilla tarvittavat välineet ja riittävä nettiyhteys (työpuhelimen kautta)?
- Tietäväthän kaikki, mistä tarvittavat asiakirjat löytyvät ja mihin ne tallennetaan muiden löydettäviksi? Viimeistään nyt on aika alkaa käyttää yhteisiä kansioita oman kovalevyn sijaan (tai lisäksi), ettei aikaa tuhlaannu erinäisten asiakirjojen etsimiseen (milloin kaatuu kone, milloin verkkoyhteys). Toisaalta sairastumisriski ollee normaalia korkeampi, joten on hyvä varmistaa, miten työkaverit voivat ottaa koppia.
- Harjoitelkaa matalalla kynnyksellä etäkokoustamista ja siihen liittyvää teknologiaa. Tutkikaa Skypen ja Teamsin – tai mitä teillä nyt onkaan käytössä – mahdollisuuksia. Mitä paremmin tekniikka on hallussa, sitä enemmän jää aikaa sisällöille ja vuorovaikutukselle.
- Jakakaa vastuuta kokouksessa. Se joka näyttää Skypessä tms. agendaa tai PowerPoint-settiä, ei näe, mitä chattipalstalla tapahtuu. Mitä isompi kokous, sitä tärkeämpää on, että useampi on puikoissa, sovitun mukaisesti. Ellette ole vielä kokeneita skypettäjiä, myös kuvan ja mikin käytöstä kannattaa sopia.
- Jos – ja toistaiseksi – kun verkko on ylikuormittunut eikä kestä kuvia, joista seurata nonverbaaleja viestejä, olisi hyvä sopia tavasta, joka varmistaa kaikkien saavan puheenvuoron ilman, että koko ajan puhutaan toisten päälle. Zoomissa on tätä varten oma tunnuksensa, muissa se pitää sopia erikseen. Mitä enemmän osallistujia, sitä tärkeämpää on kiinnittää huomiota nimenomaan vuorovaikutukseen.
- Jos paikalla on enemmän ihmisiä tai ihmiset eivät tunne toisiaan (ja toistensa ääntä), oma puheenvuoro on hyvä aloittaa omalla nimellä. Virittäytykää, vaihtakaa muutama sana kuulumisista alkuun. Kysymys, mistä meidän olisi tässä tärkeää ja hyödyllistä puhua, sopii myös etäkokoustamiseen. Näitä ajatuksia voi vaikka kerätä yhteisesti täytettävään valkotauluun.
- Kuten hyvässä kasvokkain tapahtuvassa palaverissa, kootkaa puhuttu ja sovittu lopuksi. Skypen valkotaululle voisi myös kerätä, mikä oli tärkeää ja merkityksellistä, mistä pitäisi puhua enemmän, mistä puhuminen unohtui tyystin.
- Jos työskentelette eri vuoroissa, tai muutoin on paljon poissaolijoita, kokouksen voi nauhoittaa ja laittaa vaikka intraan. Paljon kätevämpää virtuaalisesti kuin livenä!
Tässä vielä psykoloterapeutti, ratkaisu- ja voimavarakeskeisen valmentajan ja työyhteisösovittelijan Saara Remeksen [1] täsmävinkkejä poikkeustilanteeseen: Onnistu etäkohtaamisissa – esimiehet (Saara Remes, 1.4.2020)
Kirjoittaja: Liisa Virolainen | Kuva: Liisa Virolainen
