Usein arjessa kuulemme, kuinka johto ei ymmärrä tai kuinka johtoa ei kiinnosta. Mutta kuinka me olemme päätyneet tähän näkemykseen? Mikä ylläpitää näkemystä ja käsitystä? Mitä voisimme tehdä johdon kiinnostuksen herättämiseksi? Seuraavassa blogitekstissä syvennyn aiheeseen valtion hankintatoimen näkökulmasta.
Miksi koemme, että johtoa ei kiinnosta?
Valtion hankintatoimen asiantuntijat ovat käytännössä tunnistaneet, kuinka usein puhutaan hankkeista ja projekteista tai investoinneista tunnistamatta sitä, että aina on kyse kuitenkin myös hankinnasta. Kun hankintaa ei tunnisteta hankinnaksi, toteuttamiseen ei osata varata riittävästi henkilöresursseja eikä kalenteriaikaa. Tällöin myöskään hankintojen ja toiminnan ja talouden suunnittelun välille ei muodostu yhteyttä, puhumattakaan suunnitelmallisesta tai ennakoivasta hankintatoimesta.
Asiantuntijat ovat tunnistaneet myös, kuinka hankinnat näyttäytyvät organisaatioissa tukipalveluina, jolloin tukipalveluille tyypillisesti näihin liittyvää kokonaisuuden hallintaa ja suunnitelmallisuutta ei tunnuta ymmärtävän edes johtotasolla. Käytännön tasolla hankinnat jäävät siis usein organisaatioissa näkymättömiin tai hankintatarve tunnistetaan liian myöhään, jolloin samanaikaisesti kasvavat toimintaan liittyvät riskit. Tällaisista tilanteista meillä onkin todisteena ikäviä otsikoita.
Valtion hankintatoimen kehittäminen Kansallisen julkisten hankintojen strategian 2020 (Valtioneuvosto 2023) mukaiseen suuntaan Hankinta-Suomi -toimenpideohjelman (Valtiovarainministeriö 2023b) toimenpiteiden avulla on konkreettisesti tuonut esille tarpeen valtion virastojen johdon hankintatoimen kehittämisen tuelle. Ohjelman toimenpiteiden jalkauttaminen on haastavaa, jollei jopa mahdotonta ilman johdon tukea. Näkemyksen vahvistaa tuoreeltaan 3.5.2023 valtion virastoille toteutettu suppea tilannekartoitus (kuvat 1 ja 2).
Kuva 1. Sujuvat hankinnat -työpajassa 3.5.2023 asiantuntijoille toteutetun tilannekartoituksen vastausvaihtoehdot.
Kuva 2. Sujuvat hankinnat -työpajassa 3.5.2023 asiantuntijoille toteutetun tilannekartoituksen annettujen vastausten jakauma.
Case valtion hankintatoimessa johdon kiinnostuksen puute liitetään siis muun muassa resurssipulaan ja ymmärryksen puutteeseen sekä siihen, että johdon kiinnostuksen koetaan painottuvan kokonaisuuden ja suunnitelmallisen toiminnan sijaan asioiden tekemiseen tehokkaasti sekä lainsäädännön ja ohjeistuksen mukaisesti. Muhonen-Pajunen ja Iloranta (2018, 87–88.) tuovat esiin, kuinka hankinnan strateginen merkitys on yleisesti ymmärretty vasta parin viime vuosikymmenen aikana. Ei ole siis yllättävää, että aihetta ei ole vielä laaja-alaisesti tunnistettu johdon parissa. Näin ollen seuraava kysymys kuuluukin, miten herättää johdon kiinnostus hankintatoimeen ja erityisesti kohti strategisia ja suunnitelmallisia hankintoja?
Mikä oikeastaan on johdon tehtävä?
Valtiovarainministeriö korostaa, kuinka hyvä hallinto rakentuu yhteiselle näkemykselle hyvästä johtamisesta, sillä julkisen hallinnon toimeenpanokyky on riippuvainen johtajien osaamisesta ja sitoutumisesta (Valtiovarainministeriö 2023a). Ennen kuin etenen kysymykseen miten, pohditaan hetki johdon roolia valtion organisaatioissa.
Miten herättää johdon kiinnostus hankintatoimeen ja erityisesti kohti strategisia ja suunnitelmallisia hankintoja?
Tammeaid (2018) tuo esiin, kuinka johtaja toimii aina suhteessa muihin ihmisiin ja kokonaisuutta tavalla tai toisella ohjaten. Myös Bergman ja Korhonen (2018, 80–120.) kuvaavat, kuinka johdon tehtävänä on organisaation johtaminen kokonaisuutena varmistaen tavoitteiden saavuttaminen ja tavoitteiden saavuttamiseen liittyvä yhteistyö sekä sidosryhmien kanssa että henkilöstöä osallistamalla. Valtiolla johtajien oikeudet ja velvollisuudet määräytyvät tarkemmalla tasolla valtion virkamieslain sekä organisaatioiden työjärjestysten perusteella. Koska johdon tehtävänä on keskittyä kokonaisuuteen yksittäisten toimintojen sijaan, niin ei heillä välttämättä ole asiantuntemusta yksittäisistä toiminnoista. Tällöin kyseisistä toiminnoista vastaavien, kuten hankintatoimen asiantuntijoiden, tehtävänä on tuottaa johdolle tietoa päätöksenteon tueksi.
Johdolle tarjottavan tiedon avulla voidaan osoittaa asioiden merkittävyys ja tätä kautta vakuuttaa johto esimerkiksi siitä, kuinka hyvin suunnitelluilla hankinnoilla saadaan aikaan säästöjä ja priorisointia sekä tuetaan organisaation strategian toteutumista. Ja vaikka kehittämishanke ei kumpuaisi suoraan organisaation strategisista tavoitteista, on tärkeä kyetä osoittamaan, kuinka hankkeen edistäminen omalta osaltaan on keino strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Bergman ja Korhonen (2019, 15–30) korostavatkin, kuinka kehittämisen tulisi olla strategista käytännön tarpeeseen pohjautuvaa toimintaa.
Asiantuntijoiden ja organisaation ylimmän johdon välillä on kuitenkin useita väliportaita, jolloin viesti asiantuntijoilta johdolle tai toisaalta myöskään johdolta asiantuntijoille ei usein kulje oikealla tavalla. Organisaatioiden hierarkian kiemurat toimivat kuin rikkinäinen puhelin, jossa viesti muuttaa muotoaan matkan varrella. Jotta sekä johto että asiantuntijat saavat tarvittavan tiedon päätöksenteon ja toiminnan tueksi, niin tulee organisaatioissa olla käytössä avoin keskustelukulttuuri, toimivat viestintäkanavat sekä prosessit asiantuntijoiden kuulemiseksi osana johdon päätöksentekoa. Tarvitaan siis toimivat yhteistyön rakenteet, sillä kuten myös Tammeaid (2018) tuo esiin, nykyajan verkkotuneessa maailmassa toimiminen ja menestyminen edellyttää yhteistyötä.
Miten saada johto kiinnostumaan? Tiedon avulla.
Palataan case valtion hankintatoimeen, ja kysymykseen siitä miten kohti strategisesti kiinnostavampaa hankintatoimea? Hankintatoimen asiantuntijoiden näkemyksen mukaan johdon toivotaan ymmärtävän hankintatoimen suunnitelmallisuuden tärkeys, sillä juuri hyvin suunnitelluilla hankinnoilla saadaan aikaan säästöjä ja priorisointia.
Friman ja Ylitalo (2023) toteavat blogikirjoituksessaan, kuinka hankintatoimen prosessit ovat jo pitkälle digitalisoituja ja, että digitalisaation myötä käytettävissä on entistä enemmän tietojärjestelmiin tallentuvaan tietoa datalähtöisen päätöksenteon tueksi sekä avoimuuden ja vastuullisuuden lisäämiseksi. Valtiolla virastojen ei ole tarkoituksenmukaista ratkaista tiedon tuottamiseen liittyviä kysymyksiä virastokohtaisesti. Sen takia onkin olemassa yhteisiä palveluja ja ratkaisuja olemassa olevan tiedon hyödyntämiseksi ja tiedolla johtamisen tueksi.
Datalähtöinen päätöksenteko helpottaa hankintayksiköiden mahdollisuutta seurata ja valvoa menoja sekä varmistaa osaltaan se, että julkisia varoja kohdennetaan asianmukaisesti.
Hankinta-Suomi -toimenpideohjelmassa tuotettu julkinen sivusto – Tutkihallintoa.fi – tarjoaa hankintayksiköille muun muassa mahdollisuuden seurata hankintastrategian toimeenpanon edistymistä oman organisaation osalta ja/tai verrata edistymistä muihin organisaatioihin (Valtiokonttori 2023). Lisäksi pilotoitavana on myös ylimmälle johdolle tarkoitettu näkymä, johon on koostettu keskeisimmät tunnusluvat hankintojen johtamiseksi (Valtiovarainministeriö 2023c). Vaikka tiedolla johtamiseen liittyvät digitaaliset ratkaisut ovat vasta työn alla ja kaikki tarpeellinen data ei ole vielä lähitulevaisuudessa asiantuntijoiden hyödynnettävissä, niin on kehittämisen suunta oikea ja sitä tulisi hyödyntää.
Friman ja Ylitalo (2023) korostavat datalähtöisen päätöksenteon helpottavan hankintayksiköiden mahdollisuutta seurata ja valvoa menoja sekä varmistaa osaltaan se, että julkisia varoja kohdennetaan asianmukaisesti. Lisäksi valtiolle vuosina 2017–2020 käynnissä olleen Tietokiri-hankkeen loppuraportissa korostetaan, kuinka julkisilla toimijoilla on vastuu oikean tiedon tuottajina ja hyödyntäjinä, sillä päätöksen perusta on parempi, kun se perustuu laadukkaaseen ja monipuoliseen analysoituun tietoon. Tavoitteena onkin tuoda tietoon perustuva johtaminen kiinteäksi osaksi toimintakulttuuria. Kuten jo aiemmin on todettu, on meidän tehtävämme asiantuntijoina tarjota analysoitua tietoa johdon motivoimiseksi ja päätöksenteon tueksi, sillä hyvätkin johtajat tarvitsevat edellytykset onnistumiselle.
Tietokiri-hankkeen (2020) kokoamien vinkkien avulla voit omalla toiminnallasi tukea tietoon nojautuvaa päätöksentekoa ja johtamista:
- Muodosta tutkimuskysymys
- Hanki dataa, tietoa ja todisteita
- Analysoi ja arvioi kerättyä tietoa ja tee johtopäätökset tarvittavista toimenpiteistä, jotka esität johdolle
- Tällöin johdon tehtäväksi jää heidän tehtävänsä mukaisesti esitettyjen toimenpiteiden toimeenpanosta päättäminen.
Kirjoittaja työskentelee valtionhallinnossa hankintatoimen kehittämisen asiantuntijatehtävissä.
Lähteet
Bergman, Tytti & Korhonen, Hille. 2019. Johtaja muutoksen ytimessä – käsikirja uudistumismatkalle. Alma Talent.
Friman, Seija & Ylitalo, Marja-Liisa. 2023. Kohti julkisten hankintojen tiedolla johtamisen toimenpiteitä. https://uutiskirje.vm.gov.fi/archive/show/1455925. Viitattu 10.5.2023.
Iloranta, Kari & Pajunen-Muhonen, Hanna. 2018. Hankintojen johtaminen – Os-tamisesta toimittajamarkkinoiden hallintaan. Helsinki: Tietosanoma.
Tammeaid, Marika. 2018. Mitä kehitetään, kun kehitetään johtamista? Sitra. https://www.sitra.fi/blogit/mita-kehitetaan-kun-kehitetaan-johtamista/. Viitattu 7.5.2023.
Valtiokonttori 2023. Julkiset hankinnat – Tutkihallintoa.fi. https://www.tutkihallintoa.fi/julkiset-hankinnat/. Viitattu 10.5.2023.
Valtioneuvosto 2023. Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2020. https://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/162418. Viitattu 6.5.2023.
Valtiovarainministeriö 2023a. Johdon asema ja palvelussuhteet. https://vm.fi/julkinen-johtaminen/johdon-asema-ja-palvelussuhteet. Viitattu 7.5.2023.
Valtiovarainministeriö 2023b. Hankinta-Suomi – julkiset hankinnat vaikuttavammiksi. https://vm.fi/hankinta-suomi. Viitattu 6.5.2023.
Valtiovarainministeriö 2023c. Strateginen johtaminen. https://vm.fi/hankinnat-strateginen-johtaminen. Viitattu 10.5.2023.
Tietokiri-hankeraportti. 01/2020. https://cdn.valtiokonttori.fi/wordpress/uploads/sites/3/2020/01/Tietokiri_hankeraportti_v1.pdf. Viitattu 13.5.2023.
