Katse kohti ostamisen kehittämistä

Hankintatoimea on kehitetty julkisella sektorilla jo usean vuoden ajan.

Laajoissa valtionhallinnon kehityshankkeissa toimintamalleja, hyviä käytäntöjä ja osaamista on työstetty ja kehitetty yhdessä lukuisissa työryhmissä ja työpajoissa. Hankintatoimen työkaluja on sähköistetty, ostolaskujen käsittelyä on automatisoitu ja yhteishankintojen kautta on yhdistetty ostovoimaa. Organisaatioiden johtoa on myös saatu havahtumaan hankintatoimen merkitykseen ja tärkeyteen. Näillä toimilla on säästetty ja säästetään huomattavasti yhteisiä resurssejamme.

Olemmeko siis jo riittävän hyviä?

Kuka tilaa mitä ja keneltä?

Tehdystä työstä huolimatta tekemistä riittää vielä vuosiksi eteenpäin. Erityisesti yksi hankintatoimen tärkeä alue vaatii vielä paljon kehittämistä, jotta muusta hankintatoimen kehittämisestä saadaan enemmän irti. Tehtävä, jossa muu hankintatoimen kehittäminen ja organisointi kulminoituu. Nimittäin tilaaminen tai ylipäätään ostaminen on edelleen tehtävä, joka hiertää useassa organisaatiossa.

  • Kuka saa tehdä tilauksia?
  • Mitä saa tilata?
  • Mistä tiedetään kenen toimittajan kanssa ja mistä tuotteista meillä on sopimuksia ja millaisista hinnoista on sovittu?
  • Pitääkö jonkun hyväksyä kaikki tilaukset vai määritelläänkö jokin euromääräinen raja, jonka ylittävät ainoastaan hyväksytetään ennen ostoa?

Tällaiset kysymykset askarruttavat edelleen useita julkisen sektorin työntekijöitä.

Ostaminen ei ole mikään pikku juttu

Alussa mainituista upeista hankintatoimen kehittämishankkeista ja toimenpiteistä eivät kaikki ole välttämättä kuulleet (voiko olla?). Moni julkisen sektorin työntekijä mieltää edelleen hankinnan pelkästään kilpailuttamisena, johon monimutkaisen lainsäädännön vuoksi tarvitaan erityisosaamista. Hankintoja tekee edelleen moni virkamies ja toimihenkilö oman työnsä ohessa. Miten tärkeän tehtävän äärellä ollaankaan ostoja tehdessä, sitä ei välttämättä edes ymmärretä. Ja että tehtävä on osa laajempaa kokonaisuutta, hankintatoimea.

Tärkeintä on tietenkin saada organisaation ydinprosessit sujumaan tehokkaasti ja siihen tarvittavat hankinnat ovat vain sivujuonne. Toki esimerkiksi ulkoistetuissa palveluhankinnoissa hankinnat ovat juuri sitä ydintä. Ajankäyttö tilaamiseen koetaan usein turhauttavana.

Miksi tilaaminen sitten on niin hankalaa?

Salaliittoteoreetikko voi ajatella, että tilaamisesta on tahallisesti tehty hankalaa, jotta tarpeet karisevat matkan varrella ja ostetaan ainoastaan välttämättömin. Tuskin näin pahasti kuitenkaan on asiat, vaan tämän prosessivaiheen kehittäminen on vain jäänyt isompien ja tärkeämpien asioiden varjoon.

Monessa organisaatiossa tilaamista varten on edelleen käytössä perinteinen tilauslomake, joka toimitetaan täytettynä jollekin hankintoja enemmän tekevälle hallinnolliselle henkilölle tai jopa hankintaosastolle, jos sellainen on. Kauppatavaran ollessa kyseessä saatetaan ajatella, että nopeimmin ja edullisimmin oston hoitaa, kun itse ”kipaisee” kauppaan hakemaan tuotteen ja voi samalla valita omasta mielestään sopivimman tuotteen. Tai sitten soitetaan tuttuun liikkeeseen, josta on aiemminkin totuttu ostamaan tai tilataan verkkokaupasta. Sekin saattaa sujua, koska kuluttajana on totuttu tilaamaan hyvinkin erilaisista kauppapaikoista.

Yhteiset toimintatavat auttavat alkuun

Yhteiseen tilausjärjestelmään ohjaaminen on jo puoli voittoa, kun keskitetään tilaaminen yhteen kanavaan ja viestitään tilaamiseen liittyvistä asioista yhtenäisesti. Vielä jää kuitenkin paljon asioita ratkottavaksi, sillä toimintaympäristömme on huikean laaja ja sitä säätelevät monenlaiset talous- ym. säännöt ja lait. Tilaukset voivat kohdistua kolmen sentin hintaisista vihkoista useiden miljoonien arvoisiin rakennusurakoihin. Tiliöinnit saattavat olla niin vaikeita, että siihenkin tarvitaan erityisosaamista.

Odotukset ratkaista näitä haasteita ovat todella suuret. Pelkästään hankintatoimeen liittyvien järjestelmien kehittämisellä sekä lukuisien sisäisten ja ulkoisten järjestelmien integrointien avulla niitä ei taideta ratkaista.

Haasteita on aina helpompi taklata yhdessä. Hanselin kehitysyksikkö on ollut mukana monissa toimintaympäristöissä pohtimassa ja kehittämässä tilaamiseen liittyviä toimintamalleja. Käytämme kokemustamme mielellämme myös sinun hyväksesi! Miten voisimme auttaa? Ota meihin yhteyttä.