Kehittäjä Heli Ahonen puhuu saaliista, riistasta, heimosta ja keihäistä. Voi kuulostaa kivikautiselta, mutta kyse on tämän päivän kompleksisesta työelämästä, jossa suunnan näyttäjäksi otetaan kehityskartta.
Pyöreän pöydän ääreen on kokoontunut joukko fasilitaattorioppilaita: henkilöstön kehittämispäällikkö Maire Kokko, opetusneuvos Hanna Boman, vastaava asiantuntija Hanna Isoranta, asiantuntija Susanna Kärki ja opetusneuvos Tuula Sumkin Opetushallituksesta sekä arviointiasiantuntija Tarja Frisk Karvista.
Kouluttajana toimivalla Heli Ahosella on pitkä kehittämis-, valmennus- ja ohjauskokemus eri toimialoilta sekä hyvin erilaisista tilanteista ja työyhteisöistä. Heli ei puhu työelämämuutoksesta vaan työelämämurroksesta, jonka syvempi logiikka on vähittäin vaihtumassa.
”Työntekijöitä ja työyhteisöjä on pidetty perinteisesti massatuotannon logiikan mukaan toimenpiteiden kohteena, mutta syntymässä olevassa työelämässä ihmiset ovat enemmän toimijoita, jotka säätelevät itse tilannettaan”, Heli sanoo.
Se maailma, jossa nämä toimijat toimivat, on kompleksinen, ristiriitainen ja ei-ennustettava, täynnä samaan aikaan toisiinsa kietoutuvia ja erillisiä muutospyrkimyksiä. Tässä maailmassa keskustelun tarve on lisääntynyt, mutta samalla vaikeutunut, koska siihen on yhä vähemmän aikaa.
”Siksi oppivaa keskustelua tehostavia ja fokusoivia välineitä pidetään hyödyllisinä”, Heli tuumii.
Ei ole sama, miten keskustellaan
Keskustelun on osuttava ajankohtaiseen käytännön tarpeeseen eli käsiteltävä konkreettisia työasioita. Koska resursseja ei voi lisätä vaikka vaikuttavuusvaatimukset kasvavat, keskustelun on oltava tehokasta eikä se saa lisätä työpainetta. Lisäksi keskustelun on oltava moniäänistä, yhteistä ajattelua virittävää, havaintoja ja tietoa kokoavaa sekä uusia oivalluksia tuottavaa.
”Parin-kolmen tunnin pysähtyminen yhdessä ajattelemisen äärelle on tärkeää”, Heli korostaa.
Oppimisen ohittavaa oikotietä
muutokseen ei ole.
Työelämämurroksessa tutut ja perinteiset työkalut eivät enää riitä, joten Heli on kehittänyt avuksi teoriaan pohjautuvia mutta helposti käyttöön otettavia uusia työkaluja. Opetushallituksessa uusia työkaluja on kokeiltu vuoden ajan useissa eri yksiköissä, ja suosituimmaksi niistä on osoittautunut kehityskartta.
”Oppimisen ohittavaa oikotietä muutokseen ei ole. Sitä vain pitää välillä muistutella muutosta johtaville.”
On aika peruuttaa kivikaudelle asti
Jotta systeemin muutosta ja nykymenoa voisi hahmottaa, lähdemme Helin matkassa reilut 10 000 vuotta taaksepäin. Kyllä, kivikausi liittyy työelämämurroksen ja työn arjessa navigoimisen ymmärtämiseen.
Kivikaudella yhteisön (heimon) toimintaympäristönä oli luonnonympäristö, jossa heimon jäsenten elämää ohjasivat perustarpeiden hankkiminen. Oli mietittävä esimeriksi sitä, miten saada ruokaa ja vaatteita. Koska heimolaiset (metsästäjät) havaitsivat, että luontoympäristössä oli eläimiä, oli mietittävä, miten niistä saadaan saalista, ruokaa ja vaatteita. Oli kehitettävä työvälineitä.
Metsästäjille kehittyi jonkinlainen prosessi, menettelytapa ja konsepti siitä, miten riistaa jahdataan, millaisia rooleja tehtävässä tarvitaan, miten keihästä käytetään, miten saalista käsitellään ja miten se jaetaan. Metsästäjät oppivat kokeilemalla ja vahingoistakin viisastumalla. Metsästyksen tehostuessa saalista alkoi tulla yli omien tarpeiden, jonka ansiosta sitä voitiin alkaa vaihtaa muiden kanssa muihin hyödykkeisiin. Syntyi systeemi, jonka osat vaikuttivat tavalla tai toisella toisiinsa.
Uudet työkalut tehostavat yhteistä ymmärryksen oppimista. Kehityskartan äärellä: Tuula Sumkin (vas.), Heli Ahonen, Hanna Boman, Maire Kokko, Hanna Isoranta, Tarja Frisk ja Susanna Kärki.
Edelleen kyse on siitä, mikä on riistaa?
Kivikaudesta voidaan edelleen tunnistaa muutamia perustekijöitä. Edelleen on oltava riistaa, josta saadaan saalista. On oltava tarve tehdä jotain, tapoja toimia, teknologioita, prosesseja ja organisaatioita. Heli korostaa, että ”kivikautiseen heimoyhteisöön verrattuna nyky-yhteiskunta on luonnollisesti äärettömän monimutkainen, toisiinsa vaikuttavien systeemien muuttuva kompleksinen kokonaisuus”.
”Kun systeemiin tuodaan jotain uutta, kuten uusia oppeja, välineitä tai johtamista, se vaikuttaa koko systeemiin synnyttäen kehitysjännitteitä. Ja koska tämän päivän työelämässä uutta tulee koko ajan, on ymmärrettävä, miten se kaikki liittyy tekemiseemme”, Heli toteaa.
Työnjaon vastinpari
on yhteistyön tarve.
Vaikka olemme siirtyneet keihäästä tietokoneeseen, ydinkysymys on edelleen, mikä on riistaa? Miksi saalis pitää saada? Miten sitä saadaan ja kenelle sitä toimitetaan missäkin muodossa? Riista, saalis, välineet, työnjako ja prosessit määritellään johtamisella.
Heli muistuttaa, että työnjaon vastinpari on aina yhteistyön tarve. Siksi(kin) tarvitaan keskustelua ja työkaluja. ”Työkalut on tehty käytettäviksi ja yhteisen ymmärryksen oppimisen tehostamiseksi.”
Kehityskartta askel askeleelta
Helin kehittämä kehityskartta auttaa ymmärtämään systeemiä. Sen piirtämiseksi työyhteisössä tarvitaan fasilitaattoreita, joita Heli nyt valmentaa.
Kahdesta kolmeen tuntia kestävässä sessiossa liikkeelle lähdetään fasilitoitavan työryhmän nykyisestä toiminnasta, joka on yhdistelmä kaikesta, mitä on opittu, ja keskeneräisestä tulevaisuudesta. Kartassa kuvataan nykytilanne, ja se on aina toteava eikä siihen tuoda mukaan toiveita tai ongelmia.
Prosessiin sisältyy kaksi vaihetta: toisessa laaditaan kehityssuunnat ja toisessa suuntanuolien risteyksestä muodostuvat neljä kenttää oppimisen ja kehittämisen kohteiksi. Töitä tehdään yhdessä ja rinnakkain kahdessa ryhmässä. Kun toinen ryhmä pohtii tehtävien, palvelujen ja asiakkaiden näkökulmasta hallinnassa olevia ja opittuja sekä tulossa olevia asioita, toinen ryhmä pohtii samalla logiikalla toimintatapoja.
Kehityskartta on aina toteava.
Kun suunnat on saatu kartalla, toinen ryhmä tekee ns. kaksi kenttää eli nykymallin ja uuden mallin listaten, mitä nykymallissa pitäisi parantaa ja mitä uudesta mallista on jo käytössä. Toinen ryhmä tekee vastaavasti kahta muuta kenttää: toimintatapojen muutoksien priorisointeja ja to-do-listaa, määrittäen myös uusia nähtävissä olevia haasteita, joita tulee valppaasti seurata, jotta tarvittaessa osataan nopeastikin improvisoida.
”Yhteistyötuumin syntyy näin ymmärrys nykyisestä ja tulevasta. Kehityskartta auttaa navigoimaan arjessa ja antaa suuntaa noin vuodeksi, jolloin on uuden yhteistuumauksen aika”, Heli summaa.
Teksti: Sari Okko | Kuvat: Soile Kallio
Otsikkokuva: Opetushallituksessa on kokeiltu uusia työkaluja useissa yksiköissä vuoden ajan. Kuvassa Hanna Isoranta (vas.), Susanna Kärki, Tarja Frisk, Tuula Sumkin, Heli Ahonen, Hanna Boman ja Maire Kokko.