Kustannustukihankkeessa onnistuttiin ketteryydessä

Yritysten kustannustuen toinen hakukierros on käynnissä ja kolmas suunnitteilla. Reilusti alle vuosi sitten Valtiokonttori sai työ- ja elinkeinoministeriöltä pelastustehtävän, joka voisi perinteisesti ajatellen tuntua mahdottomalta toteuttaa: pystyttää palvelu, josta koronasta kärsineet yritykset voivat hakea tukirahaa – ja tehdä se kuudessa viikossa.

Aito huoli yritysten toimeentulosta

Kustannustukihankkeen hankejohtaja Laura Sorva Valtiokonttorista kertoo, että pelko elinkeinoelämän kyykkäämisestä oli loppukeväällä 2020 aito ja käsin kosketeltava. Hankkeen päämäärä oli siis kristallinkirkas ja toimeksianto sopi hyvin Valtiokonttorin arvoihin, joissa kiteytyvät asiakaslähtöisyys, ihmiskeskeisyys ja yhteiskunnan asialla oleminen.

Ennennäkemätöntä ketteryyttä

Ketterän kehittämisen toimintamallia sovellettiin Valtiokonttorissa ensimmäistä kertaa tässä laajuudessa juuri kustannustukihankkeessa. Yhtäältä ketteryys nousi teemaksi olosuhteiden pakosta, mutta toisaalta kukaan ei myöskään kyseenalaistanut tehtävän tärkeyttä, ja työryhmä saatiin nopeasti kokoon.

Halukkaita auttajia oli 400, joista rekrytoitiin hankkeelle kolmessa viikossa 80 työntekijää: sekä kokeneita asiantuntijoita että uusia, tuoreita kyvykkyyksiä kaikista tärkeistä toiminnoista ja rooleista eri puolilta taloa ja Suomea.

”Valta, vastuut ja osaaminen järjestettiin ketterästi uudelleen yhteistä päämäärää palvelemaan.
Haaste olikin mahdollisuus”, Laura Sorva tiivistää.

Kustannustuen ensimmäinen kierros saatiin yrityksille haettavaksi ajallaan, vaikka aikataulu oli tiukka, eikä koronaoloihin luonnollisesti ollut valmistauduttu laisinkaan. Käytännössä kuudessa viikossa tehtiin puolen vuoden työt.

Onnistumisen mahdollistajat

Hankejohtaja Sorva myöntää, että kuuteen viikkoon puristettu puolen vuoden kehitystyö näkyi lopussa väsymyksenä. Onneksi hankkeen kesto oli etukäteen kaikilla tiedossa ja tutkimuksen perusteella työntekijäkokemuksen arvosanaksi muodostui 4/5. Asiakkaiden antamasta arvosanasta 9/10 voinee päätellä heidän olleen vähintäänkin yhtä tyytyväisiä.

Onnistuminen oli Sorvan mukaan monen tekijän summa. Lähtökohtana oli Valtiokonttorin johdon ja ohjaavan ministeriön täysi tuki: ”Valtiokonttorin Pääjohtaja Timo Laitinen sanoi, että tehkää parhaanne, minä kannan vastuun.”

”Selkänojan kanssa jaksoi paremmin painaa – aito luottamuksen ilmapiiri kantoi läpi hankkeen.”

Yhteistyö oli monipuolista ja toimi saumattomasti Valtiokonttorin, työ- ja elinkeinoministeriön, valtiovarainministeriön ja muiden sidosryhmien välillä. Vahva Me-henki ja halu onnistua yhdessä rakensivat motivaatiota. Asiakaslähtöisyys oli aitoa ja juurevaa ja näkyi kaikessa tekemisessä. Ahdingossa olevilta yrityksiltä kysyttiin heti alussa, miten he haluaisivat hakea tukea ja heidän toiveitaan kuunneltiin – ja kuunnellaan edelleen.

Yhdessä luodut tavoitteet ja puhdas pöytä

Sorva nostaa hattua työ- ja elinkeinoministeriölle, sillä kun kustannustukilakia valmisteltiin, tehtiin käyttäjätestausta, jolla varmistettiin käyttäjälähtöisyys ja tuettiin asiakaspalvelun toimivuutta. Lopputuloksena oli sujuvasti toimeenpantu laki. Kustannustuen ykköskierroksen jälkeen ministeriö pyysi Valtiokonttorilta palautetta asiakasrajapinnasta ja käytännön toimeenpanosta, ja saadun palautteen perusteella kehitettiin seuraavasta kierroksesta vielä toimivampi. Sama jatkuvan kehittämisen käytäntö jatkuu edelleen kustannustuen kolmannen kierroksen valmistelussa. Kierrosten välillä tavoitellaan muutoksia, joilla tuki vastaisi paremmin koronasta eniten kärsineiden yritysten tarpeeseen.

Osaltaan onnistumista katalysoi se, ettei ollut käytettävissä vanhaa tapaa toimia tai uskomuksia siitä, miten asiat kuuluisi tehdä.

”Tässä ei ollut mitään pureskeltu valmiiksi. Vauhtiin päästiin aivan puhtaalta pöydältä, jonka ääreen kiire pakotti, mutta joka myös mahdollisti sen, että asioita voitiin tehdä uudella tavalla,” Sorva luonnehtii ja jatkaa:

”Hankkeessa tapahtui jotakin taianomaista! Kaikilla oli kirkkaana mielessä tekemisen tarkoitus, jolloin siilot katosivat ja unohdettiin miettiä, mikä on kenenkin hallinnon alaa. Työskentelimme aidosti yhdessä ja sitoutuminen asiakkaan auttamiseen oli hämmentävän vahva. Tälle hankkeelle oli suorastaan ideaalinen lähtökohta, että kaikki halusivat auttaa”, Sorva iloitsee.

Ketteriä toimintatapoja

Ketterän kehittämisen menetelmä on ollut jo pidempään käytössä Valtiokonttorissa, jossa tiimit ovat itseohjautuvia esimerkiksi tietohallinnossa. Nyt menetelmään liittyvät toimintatavat otettiin käyttöön palvelutoiminnan järjestämisessä. Korona oli tuonut etätyön ja digitaaliset työvälineet osaksi arkea, mikä oli suuri etu työn sujuvuutta ajatellen. Digitaalisen palvelun rakentaminen alusta ilman valmiita pohjia, elementtejä ja teknistä, toiminnallista ja kulttuurista valmiustilaa olisi ollut mahdotonta annetussa aikataulussa. Hankkeen aikana luotettiin olemassa oleviin järjestelmiin ja hyödynnettiin automaatiota ja robotiikkaa.

Tekemisen sykli oli nopea ja vuorovaikutteisuus runsasta. Ketteryys oli mukana koko toiminnassamme.

Ohjausryhmä kokoontui joka aamu keskustelemaan, missä mennään ja miten kehittäjätiimejä voitaisiin tukea. Toimialojen asiantuntijat lähtivät sitten omien tiimiensä kanssa edistämään sovittuja asioita. Tiimit kokoontuivat päivittäin tai joka toinen päivä, ja ministeriöiden edustajat olivat koolla viikoittain seuraamassa hankkeen etenemisastetta ja keskustelemassa tarvittavista jatkotoimenpiteistä. Byrokratia karsittiin minimiin.

Reseptiikasta ja pitkäjänteisestä työstä apua

Laura Sorva mainitsee blogikirjoituksessaan reseptin, jolla luulisi onnistuttavan missä tahansa hankkeessa tai projektissa:

”Kärkeen asiakas, parhaat ammattilaiset irti, yhteen hiileen puhaltamista ja avointa vuorovaikutusta”.

Yleensä resepti onkin jo tiedossa, mutta ainekset ovat vähän hajallaan tai hukassa. Sorvan mukaan asiakaslähtöisyys, digitaalisuus, etätyö ja ketterä tekeminen ovat olleet Valtiokonttorissa käytäntöinä jo useamman vuoden ajan, ja kustannustukihankkeessa ne puhkesivat kukkaan. Pitkäjänteinen työ siis palkittiin: ainekset olivat valmiina työstettäviksi.

”Onnistumiseen tarvitaan ihmiset, joilla on hyvä mieli ja motivaatiota ajatella asiakkaan parasta. Koneiden, digilogiikoiden ja järjestelmien pitää olla ajan tasalla ja pelikunnossa. Toiminnan kehyksen on oltava sellainen, jossa saa kokeilla ja tehdä virheitä – pelkäämättä. Kun näihin lisätään luottamus ja usko onnistumiseen, ja päästetään tähdet loistamaan, tapahtuu jotakin kaunista”, Sorva listaa.

Tunnustukset kertovat onnistumisesta

Valtiokonttori on saanut ansaittua tunnustusta hyvästä työstä kustannustukihankkeessa. Arvoliitto myönsi sille Vuoden vaikuttavin ARVO-teko 2020 -palkinnon, sillä kustannustukihanke on vaikuttanut myönteisesti koronapandemiasta kärsivien ihmisten elämään.

Palkinnon kriteereissä korostuivat myös innovatiivisuus ja rohkeus sekä kirkkaasti välittynyt aito halu auttaa.

Suomen Laatukeskuksen Quality Innovation Award –kilpailussa Valtiokonttori palkittiin innovaatiosta ”Julkishallinnon myytinmurtajat – case kustannustuki”, jossa oli kyse uudesta tavasta käynnistää palvelutoimintaa julkishallinnossa. Palvelussa yhdistettiin liiketoiminta, tietohallinto ja lainsäädäntö ketterän kehittämisen menetelmin.

Kolmantena kustannustukihankkeen asiointipalvelu voitti Suomen paras asiakasteko 2020 -palkinnon, jonka valintaperusteina olivat muun muassa aito asiakaslähtöisyys ja toteutuksen vieminen eteenpäin samanaikaisesti lain laatimisen kanssa.

Julkisen hallinnon strategian implementointia

Ketteryys on leivottu joulukuun 2020 alussa julkistettuun julkisen hallinnon strategiaan ja kustannustukihankkeen toteutus on kauniisti linjassa sen periaatteiden kanssa. Strategiahankkeen projektipäällikkö Eeva Kaunismaa valtiovarainministeriöstä kommentoi:

”Kustannustukihankkeessa oli vahva poliittinen tahto saada ketterästi valmista. Hyvää ja ketterää yhdessä tekemistä on jo todella paljon, ja sellaista on varmasti luvassa myös jatkossa. Nyt on todistettu, että tällainen on mahdollista myös valtionhallinnossa!”

Hankkeen lopputuloksena syntynyt palvelu on avoinna osoitteessa haekustannustukea.fi ja yritysten kustannustuen toinen hakukierros on käynnissä 26.2.2021 klo 16.15 saakka.