Mitä ongelmaa ratkaistiin ja miksi?
- Aluehallintovirastojen tiedolla johtamisen kypsyystasoanalyysi osoitti selkeitä kehittämistarpeita.
- Strategisen tulossopimuksen mukainen seurantatieto ei tukenut aluehallintovirastojen ylimmän johdon päätöksentekoa ja ohjaustoimintaa.
- Palvelutoiminnan todellinen tuottavuus- ja vaikuttavuustieto puuttui eikä johdon tarvitsemaa tietoa esitetty informatiivisesti. Lisäksi muiden vastaavien toimintayksiköiden tuloksellisuustietoja ei ollut saatavissa johdonmukaista ja jatkuvaa vertailuanalyysiä ja -kehittämistä (benchmarking) varten.
- Puutteita oli tietosisällössä ja liian suuressa määrässä merkittävyydeltään eritasoista jäsentymätöntä tietoa.
Mitä tehtiin?
- Puutteita lähdettiin korjaamaan pala kerrallaan. Vuonna 2016 pääpaino toiminta- ja taloustiedon visualisointiin ja raportointiin.
- Uudessa toimintatavassa haluttiin luopua saman asian raportointiin tarvittavien tietojen moninkertaisesta poimimisesta ja erillisistä raportoinneista. Tavoitteena oli, että tarvittava tieto poimitaan keskitetysti ja siirretään tarpeen mukaan joko välivarastoon tai suoraan analysointityökaluun.
- Haluttiin helppokäyttöinen, nopeasti käyttöön otettavissa oleva väline, jota voidaan itse muokata eri tarpeisiin.
- Analyysi- ja raportointivälineen vaatimusmäärittelyn mukaan välineen tuli mahdollistaa helppo tapa hakea dataa myös ilman rakennettuja integraatioita eri lähteistä.
- Viraston operatiivisten järjestelmien omilla kysely- ja raportointitoiminnoilla voidaan tuottaa taulukoita, jotka ovat lähdejärjestelmän toiminnallisuuksilla muunnettavissa Excel-työkirjaksi. Tämän vuoksi valittavan välineen tuli mahdollistaa Excel-taulukoiden siirtäminen välineeseen.
- Valittavalla välineellä tuli voida jakaa visualisointeja vapaasti ja helposti silloin, kun se tietosisällön kannalta on mahdollista (esim. toimintaympäristöanalyysit).
- Virastot olivat tiiviisti mukana kehittämisessä.
- Raportoinnin sisältöjen määrittelyssä on säännöllisesti kuultu raportointia virastoissa eri rooleissa tarvitsevia johtajia, esimiehiä ja asiantuntijoita.
- Tiedonhallinnan ja raportoinnin kehittämiseen tarve oli tiedostettu monissa paikoissa ja hyvää määrittelyä kehittämisen pohjaksi oli hyvin tarjolla.
- Prosessiin liittyen mm. Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa toteutettiin oma pilotti tiedolla johtamisen kehittämiseksi. Itä-Suomen aluehallintovirastossa oltiin tehty hyviä valmisteluja tiedon hallinnan ja oikeusturva-asioiden käsittelyn seurannan kehittämiseksi.
”Raportoitava tieto ohjaa toimintaamme ja kertoo meille ja asiakkaillemme miten meillä menee.”
Tulokset?
- Tavoitetilan mukaisesti aluehallintovirastoissa tiedolla johtaminen on kokonaisvaltainen ja jatkuva prosessi, jossa:
- Henkilöstö tallentaa toiminnassa syntyvän tiedon ohjeiden mukaisesti eri tietojärjestelmiin.
- Tietojärjestelmien toiminnasta vastaavat huolehtivat siitä, että tarvittava data on helposti ja pääsääntöisesti konekielisesti saatavissa rajaopintojen kautta.
- Operatiivisten järjestelmien toiminnasta vastaavat huolehtivat siitä, että järjestelmien sisäiset raportointitoiminnallisuudet mahdollistavat tiedon helpon käytettävyyden.
- BI-tiimi yhdistää, visualisoi ja analysoi dataa siten, että se kuvaa helpolla tavalla eri henkilöstöryhmillemme, toimintaamme ohjaaville ja johtaville tahoille sekä asiakkaillemme, kuinka tehokkaasti ja laadukkaasti me tuotamme tehtävänämme olevat palvelut.
- Viraston johtoelimissä tietojen raportoinnista vastaavat huolehtivat, että visualisoitu ja analysoitu tieto käsitellään toimintaa johtavissa ja ohjaavissa ryhmissä siten, että tieto ohjaa toimintaamme ja sen resursointia sekä toimintamme kehittämistä.
- Tuotantokäyttöön otetulla raportointivälineellä tietoja on mahdollista katsella interaktiivisesti.
- Raportointi kattaa lähes kaikki aluehallintovirastojen lupa- ja oikeusturvatehtävät sekä ohjaus- ja valvontatehtävät.
- Toimintaraportissa on valittavissa 8 välilehteä, jotka kuvaavat vireillä olevien asioiden määrää, tulleiden asioiden määriä ja ratkaistujen asioiden määriä ja niiden käsittelyaikoja.
- Toimintatietojen ohella johdon näkymiin on liitetty myös toimintamenojen ja -tulojen raportointi. Näkymissä toteumaa verrataan viime vuoden vastaavan ajanjakson tilanteeseen ja sisäiseen budjettiin.
- Johdon näkymät on laadittu siten, että samoissa näkymissä voi katsoa kaikkien aluehallintovirastojen tiedot yhteensä. Loppukäyttäjän tarpeiden mukaan hän voi porautua vastuualue- ja yksikkötasolle. Toiminto mahdollistaa aluehallintovirastojen ja vastuualueiden vertailun.
- Interaktiivisten raporttien jakelu menee tällä hetkellä aluehallintovirastojen ylijohtajille, vastuualuejohtajille ja esimiehille sekä virastojen ilmoitusten mukaan raportointia tekeville asiantuntijoille. Jakelussa on 70 henkilöä.
Mitä seuraavaksi?
- Tiedon tuottaminen automatisoidaan; tiedon siirto automaattisesti lähdejärjestelmistä.
- Raporttien jakelua tehostetaan.
- Raporttien tietosisältöjä ja visualisointia kehitetään.
- Väliraportointiprosessia kevennetään tuottamalla korvaava raportointi uudella välineellä.
- Toimintaympäristöanalyysi uudistetaan kiinteäksi osaksi tiedolla johtamista. Perinteisesti tuotettu peruspalvelujen arvioinnin yhteydessä laajana.
- Raportoinnin sisältöä laajennetaan koko ajan kuvaamaan tarkemmin myös aluehallintovirastojen vastuualueiden substanssitietoja hyödyntäen eri toimialojen omissa järjestelmissä kertyviä tietoja.
- Mukana ovat jo sosiaali- ja terveydenhuollon ratkaistujen valvonta-asioiden erittelyt siten, että raportista näkyy kantelujen ja muiden valvonta-asioiden taustalla olleet syyt, niiden kohdentuminen ja seuraamukset.
- Työsuojelun osalta raportointiin ollaan parhaillaan liittämässä työsuojelun tarkastustoiminnan tietoja.
- Opetus- ja kulttuuritoimen osalta tietosisältö laajentuu seuraavaksi valtionavustusprosesseissa kertyvän tiedon raportointiin.
Haluatko tietää lisää?
- Lue tarkempi kuvaus Aluehallintovirastojen tiedolla johtamisen kehittämisestä (pdf)
- Ota yhteyttä: Seppo Suorsa, kehittämispäällikkö, Aluehallintovirasto, seppo.suorsa (at) avi.fi
