Toimistotyön digitalisoituminen on kestänyt jo vuosikymmeniä. Myös etätyön mahdollistavat tekniikat ovat olleet olemassa jo tovin. Tekninen innovaatio kerrallaan olemme saaneet käyttöömme työkalupaletin, joka mahdollisti etätyöhön siirtymisen isossa mittakaavassa viime keväänä. Ilman toimivia verkkoyhteyksiä ja laitekantaa se ei olisi onnistunut. Työn teko paikasta riippumattomasti osoittautuikin mahdolliseksi, kun oli pakko.
Etätyö sanana kuvaa hyvin vanhentuvaa ajatusta työn teosta. Se antaa ymmärtää, että jossain on keskuspaikka, josta ollaan etänä. Teknisesti ottaen ei ole mitään syytä olettaa keskuspaikkaa, vaan työtä voidaan nykyisin jo tehdä verkostossa ilman moista oletusta. Syvään on silti virkamiehen ajatusmaailmaan iskostunut ajatus virastorakennuksesta, jossa virasto sijaitsee. Todellisuudessahan se ei sijaitse missään yhdessä paikassa, vaan kaikkialla, missä sen työntekijät ovat.
On luonnollista, että uutta työn kulttuuria luotaessa on otettu mallia vanhasta. Näitä jäänteitä ovat mm. sähköposti (vrt. kirjeposti), yksityinen kalenteri (vrt. paperikalenteri), verkkolevyt (vrt. paperimapit), asianhallintajärjestelmät (vrt. paperiarkistot) ja staattiset verkkosivut (vrt. ilmoitustaulut). Toki nekin kaikki ovat jo eteenpäin fyysisitä vastineistaan. Kaikki vanha ei tietenkään ole tarpeetonta ja samoja tarpeita on myös uudessa normaalissa täytettävä.
Uudenlainen työn teko hyväksikäyttää verkostomaisuutta aiempaa enemmän. Se ei rakennu enää paikan ja paperisten prosessien varaan vaan jonkin uuden. Ajalla ja paikalla ei ole verkossa merkitystä. Tekoälyt ja asiointipalvelut ovat käytettävissä 24/7. Asiantuntijat ovat tavoitettavissa paikasta riippumatta.
Prosessit voidaan rakentaa ilman paperiprosessien rajoitteita. Päätöksenteko tapahtuu ilman kuulakärkikyniä. Dokumentit arkistoidaan sähköisesti ja niiden elinkaaren aikana niitä ei enää tarvitse tulostaa missään vaiheessa. Prosessien läpinäkyvyys lisääntyy. Verkon monimediaalisuus (videot, kuvat, äänet, teksti) mullistaa viestintää. Verkon laaja yleisö ja keskustelut muuttavat virkamiehen identiteetin julkisemmaksi.
Ehkä isoin muutos koskettaa työn teon irtautumista ajasta. Työstä tulee enenevässä määrin asynkronista siten, että se ei edellytä samanaikaista, fyysistä tai virtuaalista, läsnäoloa. Verkossa työskentely koordinoituu yhteiseksi tekemiseksi mm. Jiran ja Trellon jne. kaltaisten apuvälineiden avulla. Yhteistä pohdintaa toki tarvitaan, mutta sen luonne muuttuu. Itse kunkin työ tulee läpinäkyvästi kaikkien seurattavaksi jatkuvasti. Tällöin sen viestimisen sijasta yhteisissä tapaamisissa tai sähköposteissa voidaan keskittyä jo muihin asioihin.
Asynkronisuuden lisääntyminen edellyttää uudenlaista kuria työn dokumentoinnin suhteen. Dokumenttien hallinnan täytyy toimia, julkiset kalenterit olla ajan tasalla, läsnäolotiedot jaettuna, sähköinen asianhallinta ja arkistointi toimia. Keskustelukanavia tarvitaan, jotta yhteyden saa vaivattomasti. Kanban -taulut ja muut työn virtauksen seurantaan tarkoitetut välineet tulevat tärkeiksi.
Kun ajallisesti, saati paikallisesti, kohdataan työkavereita, tapaamiset saavat aivan uudenlaisen luonteen. Niiden sisältöön ja fasilitointiin panostetaan ja niistä haetaan maksimaalinen hyöty. Kokoukset lyhenevät ja tulevat intensiivisemmiksi. Kokopäivän tapaamiset tai koulutukset harvinaistuvat. Puolen päivän läsnäpalaveri Helsingissä on absurdi ajatus, kun virkamiehet ovat ympäri Suomea.
Tulevaisuudessa siintää työelämä, jossa työntekijät tekevät töitään aiempaa enemmän paikasta ja ajasta riippumatta. Valtion työtilojen määrä vähenee rajusti ja yksittäisen viraston omat virastorakennukset korvautuvat yhteisillä tiloilla.
Mitä tämä sitten vaatii virkamiehiltä ja heidän esimiehiltään? Ainakin itsensä johtamisen taidot tulevat arvoonsa. Hyvä puheenvuoro teemasta on esimerkiksi eOppivasta löytyvä etäjohtamisen verkkokurssi (https://www.eoppiva.fi/koulutukset/onnistu-etatyon-johtamisessa/).
