Fimea tarttui ketterään kehittämiseen uudella otteella. Moottorina toimi tahtotila kehittää it-hankkeiden läpivientiä kolme johtotähteä mielessä. Tuloksena syntyi uusia oivalluksia, arvontuottoa, parempia hankintoja, me-henkeä ja FimeaWay -pelikirja sekä sivutuotteena myös podcast-sarja.
Fimea osallistui Kaiku-palkinto 2024 -hakuun hankkeellaan FimeaWay.
Fimean Kaiku-hankkeen taustalla oli tilanne, joka innosti ajattelemaan asioita uudella tavalla. ”Olimme tilanteessa, jossa it-hankkeet eivät menneet ihan niin kuin haluttiin. Julkisella sektorilla huonosti sujuneita it-hankkeita on paljon, vaikka tekninen osaaminen vaikkapa koodin tuotannossa on huippua. Päätimme, että jotain täytyy tehdä, jotta tulevien hankkeiden onnistumisissa kyse ei olisi tuurista”, Fimean tietohallintopäällikkö Mirke Turunen kertoo.
Hankintojen ongelmat johtuvat Turusen mukaan monestakin syystä, kuten puutteellisesta suunnittelusta tai vuorovaikutuksesta, vääristä odotuksista, pitkittyneistä aikatauluista ja ylittyvistä budjeteista. Myös ICT-alan nopea kehitys voi tehdä hankinnasta vanhentuneen jo ennen kuin ne valmistuvat.
”Lähdimme kokeilemaan ja katsomaan, mihin tie vie”
Niinpä Fimeassa käärittiin hihat ja lähdettiin kehittämään uutta ja toimivampaa mallia IT-hankkeiden läpivientiin. Ketterän kehittämisen hankkeen nimeksi tuli FimeaWay, jossa lähdettiin uudistamaan koko kehitysketjua hankinnasta käyttöönottoon.
”IT-kehittäminen vaatii paljon resursseja ja osaamista. Meillä on paljon ns. kehittämisvelkaa ja halusimme, että pystymme takaamaan kehittämisen laadun ja onnistuneet lopputulokset riippumatta siitä, kuka meillä on toimittajana ja mihin substanssin osaan kehittäminen kohdentuu”, Turunen sanoo.
”Kilpailutuksen rooli ketteryyden mahdollistajana on äärimmäisen tärkeää. Kehittäminen vaatii avointa vuorovaikutusta kaikkien osapuolien kesken. Kehittämisessä tulee panostaa muutokseen ja sen johtamiseen, ei niinkään teknologiaan. Lähdimme kokeilemaan ja katsomaan, mihin tie vie.”
Mirke Turunen, FImea
”Ketteryys kertoo kyvystä muuttaa tarvittaessa kurssia”
Alkuvuodesta 2023 tie lähti viemään suuntaan, jossa alkoi näyttää siltä, että ”homma alkaa toimia”.
Yhdeksi tärkeimmistä asioista osoittautui arvon tuotto, joka saavutetaan hankekohtaisesti yhteisellä suunnittelulla ja parhaalla mahdollisella tekemisellä. Projektitiimin asettamat mittarit kertovat sekä projektinaikaisesta toiminnasta että lopputuloksesta.
Avaintekijöiksi osoittautuivat niin ikään avoin yhteistyö ja sisäisen viestinnän merkitys, jota kautta mahdollistuivat ihmisten välinen arvostus ja me-hengen luominen.
”On tärkeää osallistaa projektitiimiin oikeat henkilöt sekä saada substanssi ja koodaajat keskustelemaan ja puhumaan samaa kieltä. Se onnistuu, kun kaikilla on psykologisesti turvallinen tila tehdä yhteistyötä”, Turunen sanoo hymyillen.
”Tulee myös ymmärtää, että hanke kehittyy pala palalta yhdessä tekemällä iteratiivisti sen sijaan, että pyritään tietämään lopputulos jo ennakkoon. Ketteryys ei aina ole yhtä kuin nopeus, mutta se kertoo kyvystä muuttaa tarvittaessa kurssia toimintaympäristön mukaan joutavasti, elävästi ja kokeillen.”
”Vanhaan tekemisen malliin ei ole enää paluuta”
Hankkeen aikana syntyi ketterän kehittämisen pelikirja FimeaWay, joka toimii Fimean sekä järjestelmätoimittajien yhteistyön pohjana ja työkaluna, mutta myös talon sisäisenä työkaluna ketterän kehittämisen jalkauttamisessa.
”On ollut huikeaa seurata, miten uudenlainen tekeminen on lähtenyt sujuvoittamaan ja nopeuttamaan IT-järjestelmien kehittämistä ja käyttöönottoprojekteja. Myös henkilöstö kokee kehittämisen mielekkäänä ja innostavana. Onnistumistarinoita on paljon”, Turunen iloitsee.
”Ilman haasteita tällaiset muutokset harvoin sujuvat. Meillä haasteita on ollut sisäisessä jalkauttamisessa sekä johtamisen muutoksessa, koska ketterää kehittämistä ei voi johtaa samoin kuin linjaorganisaatiota. Olemme menneet paljon eteenpäin, mutta opeteltavaakin riittää. Nyt on tärkeää vaalia ja ylläpitää muutosta sekä antaa aikaa jatkokehittämiselle. Vanhaan tekemisen malliin ei ole enää paluuta.”
”Liian vilkas valtiolle -podcast jakaa hyviä käytäntöjä”
FimeaWay on herättänyt kiinnostusta ja sitä on esitelty sekä muille virastoille että muiden Pohjoismaiden lääkevirastoille.
”Etenkin hankintapuolen toimijoita kiinnostaa, miten kilpailutus voidaan toteuttaa siten, että hanke tukee ketterää kehitystä. Tämä ei ole mitään rakettitiedettä, vaan otettavissa käyttöön kaikissa virastoissa”, Turunen korostaa.
FimeaWay synnytti ikään kuin sivutuotteena Liian vilkas valtiolle -podcast-sarjan, jossa jaetaan oppeja ja hyviä käytäntöjä IT-kehityksestä julkisella sektorilla. Podcastia tehdään yhteistyössä eOppivan kanssa ja se on kuunneltavissa kaikissa podcastien jakelukanavissa. Voit seurata podcastia osoitteessa: https://www.eoppiva.fi/podcast/liian-vilkas-valtiolle/
Mikä Fimea?
- Fimea valvoo lääkkeitä, lääkinnällisiä laitteita, veri- ja kudostuotteita, biopankkeja sekä kehittää lääkealaa.
- Viraston tehtäviin kuuluvat lääkealan lupa- ja valvontatehtävät, tutkimus- ja kehittämistehtävät sekä lääketiedon tuottaminen ja välittäminen lääkehuollon ja lääkehoitojen vaikuttavuuden parantamiseksi.
- Fimea on osa eurooppalaista lääkevalvonnan viranomaisverkostoa ja suuntautuu aktiiviseen kansainväliseen yhteistyöhön.
Lähde: fimea.fi
Kuvat: Aleksi Kallan