Kotus ja Kansallisarkisto yhdessä johtamisuudistuksen ytimeen

Kotimaisten kielten keskus Kotus ja Kansallisarkisto toteuttivat yhdessä henkilöjohtamisen uudistamiseen tähdänneen Kaiku-hankkeen. Juuri päätökseen saadun kaksivuotisen hankkeen tavoitteina oli lisätä työtyytyväisyyttä uudistamalla johtamista ja tavoite- ja kehityskeskusteluja sekä laajentaa näkemystä johtamisesta ja sen tavoitteista hallinnonalan virastojen kesken.

Hankkeen virikkeenä vaikutti valtionhallinnon Osaava-järjestelmä.

Lähtökohtana oli virastojen vuoden takaisen tilanteen samankaltaisuus ja yhtenevät kehitystarpeet: tavoite- ja kehityskeskusteluihin haluttiin jatkuvampaa dialogisuutta ja välietappeja, ja johtamiseen valmentavampaa työotetta. Koska haasteina olivat aiemmin muodollinen, kertaluontoinen kehityskeskustelu ja heikko muutoksensietokyky vuositavoitteissa, haluttiin lisätä ketteryyttä ja jatkuvan oppimisen kulttuuria ja mahdollistaa tehokkaat suunnanmuutokset työn suunnittelussa. Kantavana ajatuksena oli henkilöstön hyvinvoinnin tukeminen motivaation lisäämisen ja henkilökohtaisen kehittymisen kautta.

Tammi-syyskuussa 2020 toteutettiin Kaiku-rahoituksella 40:lle Kotuksen ja Kansallisarkiston henkilöstöjohtajalle ja tiiminvetäjälle valmentavan työotteen koulutus, jonka aikana luotiin pohja ja edellytyksiä organisaatiokulttuurin ja johtamisen uudistamiselle. Rinnakkaisryhmiä oli kolme ja yhteisiä, osittain etäyhteyksin toteutettuja tapaamisia kuusi, ja tapaamisten välillä koulutuksen teemoja vietiin eteenpäin sparrauspareittain tai -kolmikoittain ja omissa tiimeissä.

Teemoiksi valikoituivat mm. kuulluksi tulemisen tarve, arvostavan palautteen antaminen ja erilaisuuden tunnistaminen.

Kotuksen suunnittelupäällikkö Lotta Jalavan mukaan ohjelman oppeja ja työkaluja on jo kokeiltu tiimeissä.

”Tiedostamme, että olemme muutostien alussa ja tärkeintä on, että olemme saaneet rakennettua pohjaa johtamiskulttuurin uudistamiselle kummassakin organisaatiossa”, hän jatkaa. Loppuvuoden 2020 ja alkuvuoden 2021 tavoite- ja kehityskeskusteluissa on tarkoitus käyttää uudenlaista mallia. Siinä palaute, kuuntelu ja keskustelu ovat tärkeimpiä avainalueita ja Osaava-järjestelmää käytetään apuvälineenä. Kummankin viraston vapaaehtoiset tiimit pilotoivat jatkuvan keskustelun työkalua ja soveltavat uutta valmennusohjelmaa keväästä 2021 alkaen.

Jalava iloitsee, että ohjelmasta saatu palaute on ollut myönteistä:

”Virastoyhteistyöstä on pidetty kovasti ja etenkin uudempien esihenkilöiden mielestä valmentavan työotteen opiskelu on ollut motivoivaa.”

”Mielestäni asennemuutoksessa on onnistuttu, mikä on tärkeä edellytys muutoksen läpiviemiselle.” Virastojen yhteistyö jatkuu tiiviinä ja tarkoituksena on koota virastojen välisiä johtamistyön sparrausrinkejä ja mahdollisesti muodostaa henkilöstöjohtajille yhteisiä foorumeita. Osa Kaiku-hankkeelle asetetuista tavoitteista on jo saavutettu ja toiveena on, että ajan myötä valmentava johtaminen tulee luontevaksi osaksi jokapäiväistä työtä lisäten edelleen työtyytyväisyyttä ja vaikuttaen myönteisesti työntekijäkokemukseen. Tähän päästään varmasti pienin määrätietoisin askelin kokeilemalla ja oppimalla yhdessä.

Kaiku-kehittämisrahalla tuetaan valtion virastoja ja laitoksia uudistumaan tulevaisuuden työelämän tarpeita vastaaviksi. Rahoitusta myönnetään tyypillisesti ulkopuolisiin asiantuntijapalveluihin.