Kolme ihmistä tietokoneen ympärillä tekemässä työtä yhdessä

Kun järjestelmä uudistetaan, mistä tunnistaa onnistuminen?

Olen nyt työskennellyt noin vuoden valtionhallinnon rekrytointikokonaisuuden uudistamisen projektissa. Olen päässyt aitiopakalta seuraamaan ja kädet savessa toteuttamaan varsin suuren hankinnan tekemistä ja kilpailututusta valtionhallinnossa. Tavoitteenamme projektissa on hankkia valtionhallinnolle yksi yhteinen kustannustehokas ja turvallinen palvelualusta. Tämän palvelualustan hankinta tulee tukea hyvän hakijakokemuksen muodostumisessa ja edelleen valtionhallinnon työnantajakuvan kehittämisessä. Projektin tämänhetkisen fokuksen eli järjestelmähankinnan myötä olen pohtinut, mistä tunnistetaan, onko hankinta onnistunut? Miten onnistumisen voi oikeastaan määritellä hankinnassa, jonka lopputulos voi olla hyvä varsin erilaisilla variaatioilla?

Etenkin järjestelmän hankinnassa lähtökohdaksi muotoutuu helposti ajatus siitä, että nykyiset ominaisuudet säilyvät ja päälle saadaan kasa uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Se on kuitenkin mielestäni vaarallinen lähtökohta uudistamisessa ja muutoksessa. Ominaisuudet ja toiminnallisuudet tulisi pohtia sen mukaan, mikä on todella oleellista ja mitkä ovat niitä asioita, jotka tukevat toiminnan ydintekemistä tai vähentävät niitä tekemisiä, jotka vievät turhaan aikaa.

Käyttäjiltä saadaan arvokasta näkemystä

Uusien ratkaisujen, järjestelmien ja niihin liittyvien toimintatapojen tulisi tähdätä nimenomaan sujuvampaan tekemiseen, eikä siihen, että kun ennen oli näin niin jatkossakin asiat ovat kuten ne ovat aiemmin olleet. Muutos antaa mahdollisuuden tunnistaa prosessin heikkouksia ja vahvuuksia. Ja jos prosessia päädytään muuttamaan, voidaan muutoksilla vaikuttaa perustavanlaatuisesti tekemiseen.

Menneeseen ei kannata jäädä helppouden ja turvallisuuden nimissä kiinni, vaan on uskallettava kyseenalaistaa tekemisien syytä ja arvioida niitä kriittisesti.

Tässä tunnistamisessa erinomaisena tukena ja apuna ovat käyttäjät ja eri käyttäjäryhmät. Käyttäjälähtöisessä kehittämisessä juuri heidät huomioidaan ja heidän näkemyksiään ja kokemuksiaan kuullaan. Todellisten käyttäjien tarpeiden kautta on mahdollista tunnistaa erilaisia ja erityyppisiä toiveita sekä perusteita olemassa olevien ominaisuuksien säilyttämiselle.

Toisaalta voi olla hyvinkin tarpeellista pohtia, mitkä asiat tehdään itse järjestelmässä ja onko joitain asioita hyvä tai jopa järkevää jättää sen ulkopuolella tehtäväksi. Automatisointi auttaa manuaalisissa ja aikaa vievissä säännönmukaisissa tekemisissä – tavoitteena on vähentää niitä. Tarpeen ja tilanteen niin vaatiessa robotiikkaa ja automatiikkaa pystytään toteuttamaan ”lisäosina” ja jatkokehittämisenä. Kaikki valmistuu aikanaan ja katse tulisikin osata myös muutoksen hetkellä pitää tulevaisuudessa ja siinä tavoitetilassa, jonka saavuttamiseen käytetään erilaisia keinoja.

Keskeneräisyyden sietäminen onkin hyvin tärkeä kyky järjestelmän toiminnallisuuksien kehittämisen näkökulmasta.

Uusi väline antaa mahdollisuuden toimintatapojen tarkasteluun

Hankinnan onnistumisen arviointi voidaan tehdä, kun käytännön kokemusta on kertynyt riittävästi ja kyetään aidosti arvioimaan ratkaisun kykyä vastata tarpeisiin. Toki järjestelmähankinnassa voi olla vaikeaa määritellä, milloin on juuri se oikea hetki tälle arvioinnille. Usein uusi väline tuo mukanaan uusia tapoja toimia ja samalla se antaa mahdollisuuden tarkastella pinttyneitä tapoja.

Todellinen onnistuminen selviääkin vasta siinä vaiheessa, kun voidaan arvioida mahdollistavatko myös uudet toimintatavat sujuvampaa ja tuloksellisempaa tekemistä.

Järjestelmien osalta tulisi mielestäni muistaa se, että hankinnan jälkeen alkaa jatkokehittäminen. Pessimistinä en edes usko, että jokaiseen järjestelmähankkeeseen löytyy markkinoilta täysin valmis ratkaisu. Yhtenä realiteettina hankinnoissa toimii kuitenkin eurot, joten kaikkea ei todellakaan voi saada. Ja jos onnistuttaisiinkin löytämään täydellinen valmis ratkaisu, on huomioitava kehitys yleensä – asiat tuppaavat muuttumaan ja tarpeet sekä tekeminen sen mukana. Näin ollen ratkaisun kyky vastata jatkokehittämisen tarpeisiin, voikin olla se todellinen onnistumisen mittari.