Turpro-kehittämishankkeen idea sai alkunsa vuonna 2018, kun Maahanmuuttoviraston (Migri) asiantuntijat olivat virkamatkalla kreikkalaisella pakolaisleirillä Lesboksen saarella, jossa sattui samaan aikoihin vakava maanjäristys. Tuolloin Maahanmuuttoviraston turvassa työskennellyt Frank Österlund ei kyennyt tavoittamaan alueelle lähetettyjä työntekijöitä ja havahtui siihen, että matkustusturvallisuuden prosessit oli saatava toimiviksi.
Turpro -kehittämishanke alkoi EU:n Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston (Amif) tukemana syksyllä 2019. Sen keskiössä on kiintiöpakolaisten valintamatkojen turvallisuusnäkökohtien kehittäminen ja tavoitteena on luoda kokonaisvaltainen turvallisuusprosessi, joka mahdollistaa matkaavien asiantuntijoiden keskittymisen omiin työtehtäviinsä. Se tarkoitti tilannekuvan, määritelmien, prosessien ja työkalujen kehittämistä. Tarkoituksena on myös täyttää työnsuojelulainsäädännön edellytykset. Hankkeen parissa työskentelevät projektipäällikkö Frank Österlund ja erikoissuunnittelija Janne Leskinen.
Havahtuminen yhteisiin haasteisiin
Hankkeen ohjausryhmään kutsuttiin mukaan kiintiövalinnan kannalta keskeiset Sisäministeriö, Ulkoministeriö ja Suojelupoliisi. Säännöllisesti 4-5 kertaa vuodessa vaarallisiin kohteisiin suuntautuvat kiintiövalintamatkat auttoivat myös kehittämään muita viraston virkamatkoja, sillä niihin luodut työkalut ja menetelmät sopivat myös muuhun ulkomaan toimintaan. Ennen koronaviruspandemiaa Maahanmuuttovirasto teki vuodessa keskimäärin noin 500 ulkomaan virkamatkaa, skaalalla Brysselistä Kabuliin.
Hankkeen edetessä havaittiin, että oman viraston lisäksi valtionhallinnon sisällä kaikki toimijat kohtaavat samanlaisia haasteita, kuin Migri. Hanke oli aktiivisesti yhteydessä valtion hallinnon avaintahoihin. Tehdessään selvitystyötä hanke löysi valtiovarainministeriön ja valtioneuvoston kanslian raporteista tietoa muualla tunnistetuista kehityskohteista. Hanke tajusi, että he voivat suoraan palvella suurempaa joukkoa kuin vain Migrin henkilöstöä.
Yhteistyö Valtiokonttorin kanssa alkoi jo hankeen alussa sillä he vakuuttavat kaikki valtion virkamatkaajat. Hanke halusi selvittää tarkasti, mitä vakuutukset kattavat. Kaikissa ministeriöissä ja niiden alaisissa virastoissa oli törmätty samaan ongelmaan; Matkustusturvallisuus asioita ei päästy edistämään kunnolla puuttuvien resurssien takia. Ennen pandemiaa, valtion 170 virastoa 12 ministeriön alla tekivät 120 000 ulkomaan matkapäivää.
Hanke on tuonut paljon uutta paitsi Maahanmuuttovirastoon, myös koko valtionhallintoon
Turpro-hanke on osannut alusta alkaen miettiä yhteistä etua ja yhteisiä tarpeita. Esimerkiksi hanke on laatinut yhdenmukaisen riskinarviokriteeristön ja turvallisuussuunnitelmapohjan suoraan koko sisäministeriön hallinnonalalle, eikä vain Maahanmuuttovirastolle ja vienyt sen käytössä olevaan Granite -järjestelmään. Maahanmuuttovirastolla on suunnitteilla järjestää yhteistyössä kriisitilanneharjoituksia, joiden tavoitteena on nostaa keskeisten toimijoiden osaamista ja ymmärrystä.
Muutama vuosi sitten, Migrin virkamiehet eri yksiköistä saattoivat törmätä toisiinsa ulkomailla tietämättä, että kyseinen kollega on samassa kohteessa virkamatkalla samaan aikaan. Nyt hankkeen myötä virastossa on ajantasainen tilannekuva virkamatkakohteista ja tulossa olevista matkoista. Myös heidän tarvitsemansa varusteet, työkalut, turvallisuusmenettelyt ja koulutukset on päivitetty.
Lisäksi hankkeessa päätettiin tehdä oma verkkokurssi, mutta kun huomattiin, että sellainen puuttui koko valtion hallinnolta, niin hankkeessa otettiin yhteyttä Valtioneuvoston kansliaan, Puolustusministeriöön, Valtiokonttoriin ja e-Oppivaan. Tuloksena syntyi Matkustusturvallisuus valtiolla -verkkokurssi, joka löytyy kaikkien käyttöön e-oppivasta. Valtion tulevassa matkustusstrategiassa verkkokurssia on kaavailtu pakolliseksi kaikille.
Hanke on tuonut paljon uudistuksia viraston sisällä, myös arjen turvallisuuteen ja valmiuteen. Sen myötä viraston sisällä on päästy rikkomaan sisäisiä siiloja ja parantamaan talon sisäistä yhteistyötä. Lisäksi hanke päivitti viraston työnsuojelun toimintaohjelman, perusti virastoon valmiusryhmän ja kriisitilannekriteeristön, perusti erillisen budjetin hätä- ja kriisitilanteita varten ja määritti viraston avainroolit. Hankkeessa haluttiin hyödyntää pysyviä ja olemassa olevia rakenteita, eikä lähteä luomaan liikaa uutta. Näin hankkeen tuotoksista saatiin kestävämpiä.
Österlund ja Leskinen kokevat kaikki, että hankeen ideat ja kehittämät työkalut ovat saaneet hyvän vastaan oton sen takia, että he ovat tarjonneet ideansa huolellisesti valmisteltuina ja tarjosivat osaamistaan ja työkalujaan muiden käyttöön pyyteettömästi. Esimerkiksi kommentoidessaan valtion matkustusstrategiaa valtiovarainministeriölle he olivat valmistelleet ajatuksensa ja kommenttinsa kunnolla auki kirjoitettuna.
Turpro-kehittämishanke opetti paljon uutta hankkeen vetäjille
Österlund ja Leskinen toteavat, että muiden valtion toimijoiden halukkuus tehdä yhteistyötä ja auttaa ilahdutti ja hieman jopa yllätti heidät. Tämä onnistui heidän mukaansa jälleen oma-aloitteisen ja aktiivisen lähestymisen ansiosta, sillä kysymällä toisilta ei häviä mitään. Monesti muutkin kaipaavat samoja asioita ja yhdelläkin yhteydenotolla voi saada tarvitsemaansa vertaistukea sekä ennen kaikkea, saavuttaa merkittäviä yhteistyössä tehtyjä tuloksia.
Haasteeksi hankkeessa tunnistettiin muun muassa tiedonvälityksen ongelmat eri sidosryhmien välillä. Toiseksi haasteeksi Leskinen mainitsee oikeiden ihmisten saaminen samaan pöytään keskustelemaan asioista, sillä työympäristö oli hyvin siiloutunut, etenkin eri virastojen välillä. Näihinkin haasteisiin vastattiin oma-aloitteisella, aktiivisella sekä avoimella viestinnällä, joka osoittautui avaintekijäksi. Näin pystyttiin myös omaksumaan muiden osaamista.
Österlundin ja Leskisen mukaan on vaikea keksiä toimintaa, johon heidän avoin suuret kokonaisuudet huomioon ottava työtapansa ei toimisi. Keskiössä on yhteistyö sekä rajat ylittävä asiantuntijoiden törmäyttäminen – sillä monipuolisella yhteistyöllä ja osaamisen vaihdolla saadaan parempia lopputuloksia. Oleellista on, ettei hanke ole jäänyt vain kehittämistasolle, vaan sitä on päästy hyödyntämään ja monella eri tasolla aina strategiasta käytäntöön.
Hankkeen vaikuttavuus ja konkreettisuus
Hankkeen vaikuttavuus näkyy Österlundin mukaan yksittäisen matkustajan ja esihenkilöiden toiminnassa. Nyt he tietävät, mitä heiltä vaaditaan ja miten heidän tulee toimia matkaa varatessa tai jos matkalla tapahtuu jotakin yllättävää. Kokonaiskuva koko viraston sisällä ei ole enää pirstaloitunut, kun tiedetään, missä päin virkamiehet matkustavat juuri tällä hetkellä ja minkälaisia riskejä he kohtaavat.
Pääosa tehtävästä työstä ei näy suoraan matkustajalle, eikä esimiehelle, mutta se kertonee automatisoitujen prosessien, kuten ennen matkaa tarkistuslistojen toimivuudesta. Matkaa varatessa data siirtyy Amex:n matkatoimiston järjestelmästä, jolloin se välittyy Falck Global Assistancen kautta Safeture Pro järjestelmään, joka lähettää matkakohteen mukaisen tarkistuslistan matkustajalle. Vain korkean riskin kohteet, joita on noin 5 % viraston matkoista vaativat käsityötä, kuten riskin arvion tekemistä.
Järjestelmän avulla voidaan ylläpitää tilannekuvaa ja kerätä tietoa automaattisesti. Juuri tiedon ja datan puute on hankaloittanut turvallisuuden kehittämistä ja viestintää. Tavalliselle virkamiehelle uusi turvallisuusprosessi näkyy lähinnä uusina selkeinä ohjeina, parantuneena palveluna ja hieman lisääntyneinä vaatimuksina.
Hankkeen myötä ymmärrys vastuukysymyksistä ja työnantajan yleisestä huolehtimisvelvoitteesta on kirkastunut. Usein virheellisesti ajatellaan, että ulkoministeriö on vastuussa kaikista virkamatkoja tekevistä virkamiehistä, kun totuus on, että lähettävä virasto on huolehtimisvastuussa, omista virkamiehistään. Virastoissa ei myöskään ole ymmärretty, että turvallisuusevakuoinnin kuluista vastaa lähettävä virasto, eikä Valtiokonttori. Selkeät kriteerit ja määritelmät auttavat tässä huomattavasti.
Viranomaisyhteistyö kannattaa aina
Leskisen mukaan jo hankkeen alussa olisi kannattanut katsoa suurempia kokonaisuuksia, eikä vain Maahanmuuttovirastoa, mutta toisaalta koronapandemian suoma lisäaika mahdollisti laadukkaamman tutkimus- ja kehitystyön. Hankkeen siirtyneet kenttäkäynnit toivat esimerkiksi aikaa suunnitella ja toteuttaa verkkokurssi eOppivaan.
Österlund ja Leskinen eivät voi korostaa liikaa yhteistyön ja kokonaisuuksien hahmottamisen merkitystä: monipuolinen ja laaja yhteistyö tuo useita näkökulmia asioihin, jolloin lopputuloksestakin tulee heidän mukaansa laadukkaampi. Kun haluaa auttaa muita ja jakaa omia tuotteitaan – voittavat kaikki.
Maahanmuuttoviraston Lesbokselle 2017 lähettämät asiantuntijat selvisivät onneksi säikähdyksellä, toinen heistä sai ainoastaan pienen kuhmun, hotellihuoneen lampun pudotessa päähän.
Matkustusturvallisuus ulkomaan virkamatkoilla-koulutus eOppivassa
