Koronaviruksen leviämisen seurauksena etätyöskentelyn määrä kasvoi TE-toimistoissa, ELY-keskuksissa sekä KEHA-keskuksessa huomattavasti. Vaikka etätyötä tehtiin ennenkin ja virastot olivat tottuneet monipaikkaiseen työhön, silti tilanne oli monille uusi. Työvälineet (mm. Skype ja Teams) olivat osalle vielä vieraita ja etätyön käytännön tekemisestä ei kaikilla ollut vielä juurikaan kokemusta.
Tilanteen nopeasti muututtua etätyössä tarvittavien välineiden käyttöä ohjeistettiin intran kautta. Paine järjestää myös muuta tukea työntekijöille kasvoi nopeasti ja KEHA-keskuksen Toiminnan kehittämisyksikön kehittämisasiantuntijat tarttuivatkin tähän välittömästi. He organisoivat etätyön sparrausryhmiä, joissa he lähtivät työpareina sparraamaan halukkaita etätyön käytännön tekemiseen liittyvissä asioissa. Sparrausryhmiin pääsi mukaan intran kautta ilmoittautumalla. Halukkaita kertyikin nopeasti suuri joukko.
Sparrausryhmiä kokeiltiin erilaisilla kokoonpanoilla ja istuntojen määrillä. Toimivimmaksi malliksi osoittautui puolentoista tunnin Skype- tai Teams-tapaaminen, jossa osallistujien omien kysymysten kautta käynnistettiin yhteinen keskustelu tilanteesta ja avun tarpeesta. Samalla etätyöskentelyn työkalut tulivat tutummiksi.
Istuntojen rakenne on ollut pääpiirteissään seuraava:
Alussa käydään tutustumiskierros, kuullaan miten tuttua tai vierasta etätyöskentely on entuudestaan osallistujille sekä kerätään tuntoja uudesta tilanteesta kahdesta näkökulmasta; mitä etätyö on mahdollistanut/mikä jo sujuu ja mikä etätyössä askarruttaa. Tältä pohjalta jatketaan yhteistä keskustelua esiin nousevista teemoista – dialogisesti, vertaisten ajatuksia kuullen ja vinkkejä toinen toisille jakaen. Ryhmän koosta ja keskustelun aktiivisuudesta riippuen, eri vaiheissa on voitu käyttää soveltaen esim. Skypen luonnoslehtiötä, chattia tai jakauduttu välillä pienempiin ryhmiin ja jatkettu siellä keskustelua valituista teemoista. Yhteyden salliessa on pidetty videokuvia päällä, jotta aidontuntuinen läsnä oleva kohtaaminen olisi mahdollista.
Tarve vertaiskeskusteluille, omien tuntojen purkamiselle sekä uuden työskentely- ja kommunikointitavan oppimiselle on tullut selkeästi esille osallistujien palautteista: ”Tämä on parasta, mitä tämän kriisin aikana on minulle töissä tapahtunut”.
Sparrauksia jatketaan edelleen huhtikuun ajan ja tarvittaessa pidempäänkin, jos kysyntää riittää. KEHA-keskuksen Toiminnan kehittämisyksikön kehittämisasiantuntijat onnistuivat uuden toimintamallin pystyyn polkaisemisessa hämmästyttävän nopeasti. Osin sen mahdollisti se, että useat tilaisuudet peruuntuivat keväältä ja niiden suunnitteluun varattua aikaa voitiin siirtää uuden toimintamallin toteuttamiseen.
Teksti: Tuula Jaaranen, Pia Martikainen, Paavo Pulkkinen, Jouni Toikkanen | Kuvat: KEHA-keskus ja Pixabay
