Valtiovarainministeriö julkaisi keskellä pandemiakevättä 2021 linjaukset monipaikkaisuuden edistämisestä valtiohallinnossa. Siitä on nyt noin vuosi.
Mitä uutta olemme oppineet monipaikkaisesta työntekemisestä laajan ja pakotetun etätyöjakson aikana? Mihin suuntaan työelämä ja työympäristöt kehittyvät? Missä olemme nyt ja mitä on tärkeä huomioida jatkossa? Muun muassa näitä kysymyksiä lähestyttiin eri näkökulmista, kun valtiohallinnon työntekijöille järjestettiin maaliskuun lopulla kolme monipaikkaiseen työntekemiseen liittyvää teematilaisuutta. Tilaisuudet suunniteltiin ja toteutettiin Valtiovarainministeriön sekä valtiohallinnon konsernipalvelutuottajien (HAUS, Senaatti, Valtiokonttori ja Valtori) tiiviinä yhteistyönä.
Tilaisuuksien tavoitteena oli saattaa eri organisaatioissa työskenteleviä henkilöitä yhteen keskustelemaan ja jakamaan näkemyksiään monipaikkaisuudesta mahdollisimman avoimesti ja moniäänisesti. Tilaisuudet toteutettiin kolmena peräkkäisenä viikkona ja jokainen tilaisuus käynnistettiin webinaaripuheenvuoroilla, joiden avulla haluttiin tarjota inspiroiva ja ajankohtainen katsaus päivän teemaan. Langoilla oli joka perjantaiaamu noin 200 kuulijaa ja osallistujapalaute puheenvuoroista oli todella positiivista. Tilaisuuksia jatkettiin virtuaalisilla työpajoilla, joihin osallistui viikoittain vajaa 100 valtiohallinnon työntekijää, mikä kertoo, että monipaikkaisuusteemat ja niiden käsittely eri näkökulmista selvästi kiinnostaa ja puhuttaa valtiolla.
Työpajojen keskeisenä työskentelytapana oli pienryhmäkeskustelut, joiden avulla virastoedustajat pääsivät sekä verkostoitumaan mutta myös jakamaan kokemuksia ja ajatuksia keskenään. Tämä fiilisten, oppien sekä hyväksi todettujen käytänteiden vaihtaminen olikin oleellinen osa työpajojen antia. Yhteistyöalustalle kirjattiin runsaasti käytännön vinkkejä hybridityöhön ja monipaikkaisuuteen liittyen, jotka ovat varmasti hyödynnettävissä laajemmaltikin virastokentällä.
50 minuuttia on uusi tunti!!
Pitkät kokousputket on tunnistettu raskaiksi ja niiden kanssa on tuskailtu työelämässä jo vuosia. Etätöihin ja virtuaalikokouksiin siirtyminen on kuitenkin entisestään lisännyt pitkien kokousputkien kuormittavuutta, kun olemme kokouksissa pitkälti kuuloaistin varassa ja kokousten väleistä jäävät pois jopa ne lyhyet hengähdystauot, jolloin siirryimme fyysisesti kokoushuoneesta toiseen. Virtuaalikokouksesta toiseen siirtyminen tapahtuu kahdella hiiren klikkauksella, mutta aivomme tarvitsisivat ihan tutkitusti enemmän aikaa sekä palautumiseen että kokousaiheesta toiseen siirtymiseen. Työn tauottaminen onkin todella tärkeää niin jaksamisen kuin palautumisenkin kannalta.
Yksi esimerkki monessa virastossa hyväksi todetusta hybridityöelämän toimintatavasta on kokousvarausten lyhentäminen tunnista 50 minuuttiin. Muutos on mahdollista toteuttaa, vaikka koko henkilöstölle sähköpostiohjelman automaattiasetuksena Valtorin avustuksella. Kun kokousten väleihin jää lähtökohtaisesti jo peruskoulustakin monelle tuttu 10 minuutin välitunti, niin työpäivän huokoisuus lisääntyy ja ns. aivosiirtymillekin jää hieman enemmän aikaa. Työpajoissa muodostunut lentävä lause ”50 minuuttia on uusi tunti!” kuvaakin hyvin jatkuvaa tarvetta peilata omia perinteiseksi muodostuneita toimintatapojamme uudistuvan työelämän tarpeita vasten.
Ajatuksia monipaikkaisuustyön jatkosta
Työpajoissa keskusteltiin myös toiveista ja tarpeista, miten monipaikkaisuustyötä tulisi jatkaa valtiolla. Keskustelukirjauksista ja tilaisuuksien palautteesta käy ilmi, että virastorajat ylittävää verkostoitumista pidetään erittäin tärkeänä ja monipaikkaisuuden eri teemoja käsitteleville työpajoille tai webinaareille toivottiin jatkoa. Toisaalta myös hallinnonajojen sisäisille verkostoille ja keskustelutilaisuuksille voisi olla tilausta, jolloin asioiden käsittelyssä olisi helpompi huomioida hallinnonalojen mahdolliset erityispiirteet. Monipaikkaisuusteemojen aktiivinen nostaminen virastojohdon agendalle tunnistettiin työpajoissa yhdeksi avainasioista monipaikkaisuuden edistämisessä, mutta toisaalta toivottiin, että monipaikkaisuusteemat olisivat agendalla myös virastojohtajien keskinäisissä keskustelufoorumeissa. Työpajoissa nousi esille myös vahva yhteinen näkemys siitä, että virastorajat ylittävää yhteistyötä sekä asiakkaiden kanssa tehtävää yhteistyötä tulisi valtiolla tukea nykyistä laajemmin yhteisesti koordinoiduilla järjestelmäratkaisuilla ja yhteisiä linjauksia kaivattiin erityisesti tietoturvallisen tiedon jakamisen helpottamiseksi.
Työpajojen yhteenvetoa tullaan käsittelemään syksyyn mennessä useissa eri kokoonpanoissa niin valtiovarainministeriön sisällä kuin myös konsernitoimijoiden kanssa sekä mm. valtion HR ohjausryhmässä ja henkilöstöjohdon foorumissa. Tarkoituksena on sparrata eri kokoonpanoilla ajatuksia millä tavoin mm. edellä kuvattuja asioita voitaisi parhaiten edistää. Voit ladata työpajakeskustelujen yhteenvedon myös itsellesi artikkelin alta löytyvän linkin kautta ja poimia hyväksi havaittuja vinkkejä ja hybridityökäytänteitä oman organisaatiosi käyttöön.
Jokainen työntekijä on jostain näkökulmasta monipaikkaisen hybridityön kokemusasiantuntija ja sen vuoksi pidämme tärkeänä, että keskustelu monipaikkaisuudesta olisi jatkossakin mahdollisimman vuorovaikutteista, avointa ja moniäänistä. Tarkoituksena onkin kesän ja syksyn aikana useamman kirjoittajan voimin käsitellä muutamissa LinkedIn-blogeissa teematilaisuuksissa esille nousseita monipaikkaisuusteemoja ja virittää siten keskustelua myös sosiaalisen median puolella.
Otahan siis LinkedInissä seurantaan ainakin Valtiovarainministeriön ja #TöissäValtiolla -tunnisteen sekä osallistut keskusteluihin.
Blogitekstit:
Toimistokäyntejä vai aitoja kohtaamisia – hybridityössä yhteisöllisyyttä tulee miettiä uusiksi
1 kommentti
Kiitos hyvästä kirjoituksesta. Oli hieno juttu, että nämä kolme monipaikkaiseen työskentelyyn liittyvää teematilaisuutta suunniteltiin ja järjestettiin laajalla yhteistyöllä. Jatketaan hyvää yhteistyötä!