Oikeusministeriössä käyttöön otettujen tietoon perustuvan päätöksenteon linjausten tavoitteena on konkretisoida tiedolla johtamista ja kehittää tutkimustoimintaa. Kehittämisen tueksi tunnistettiin tarve tiedolla johtamisen systemaattiselle mittaamiselle. Yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa luotiin kattava, aikaa kestävä ja muokattavissa oleva tiedolla johtamisen mittaristo.
Keväällä 2023 oikeusministeriössä otettiin käyttöön tietoon perustuvan päätöksenteon linjaukset, joiden tavoitteena on konkretisoida tiedolla johtamista oikeusministeriössä ja kehittää ministeriön tutkimustoimintaa. Oikeusministeriöön on nimetty tiedolla johtamisen tiimi, joka tukee organisaation tiedolla johtamista etenkin data-analytiikan, ennakoinnin ja tutkimustoiminnan tuen kautta. Systemaattisen tiedolla johtamisen kehittämisen tueksi tunnistettiin tarve tiedolla johtamisen mittaamiselle ja kehittämisen ohjaamiselle haluttuun suuntaan.
Oikeusministeriön tietojohtamisen tiimi lähti yhdessä Creatidon kanssa rakentamaan syksyllä 2023 tähän tarpeeseen konkreettista mittaristoratkaisua. Poikkihallinnollisen yhteistyön merkeissä osassa työpajoista mukana olivat myös Valtiokonttorin ja puolustusministeriön edustajat. Lopputuloksena saatiin kattava ja toimiva tiedolla johtamisen mittaristo, joka kestää aikaa, mutta toisaalta on tarpeiden mukaan muokattavissa.
Tiedolla johtamisen mittaristosta apua tiedolla johtamisen kehittämisen ohjaamiseen ja seurantaan
Työskentelyssä hyödynnettiin CREATIDO® Tiedolla johtamisen mittaristoa, joka perustuu systeemisen mittaamisen malliin. Se on organisaation tietopohjasta muodostettu eheä mittaristokokonaisuus, joka tavoitteena on kirkastaa ja konkretisoida organisaation strategiset tavoitteet ja varmistaa, että mitataan tavoitteiden toteutumisen kannalta kriittisiä tekijöitä.
Jotta tiedolla johtamisen kehittämistä ohjataan oikeaan suuntaan, tavoitteiden kirkastaminen ja mittareiden määrittäminen on keskeistä. Eli tiedolla johtamistakin pitää johtaa tiedolla ja tässä Oikeusministeriö on lähtenyt näyttämään hienosti suuntaa.
Emma Partanen, tiedolla johtamisen asiantuntija, Creatido
Systeemisen mittaamisen malli / Creatido.
Tiedolla johtamisen kehittämisen tavoitteet kiinnitettiin oikeusministeriön strategiaan ja vaikuttavuustavoitteisiin. Tämän tueksi luotiin mittaristoon rakenne, jossa on sekä pysyväisluonteisia mittareita, että ministeriön vaikuttavuustavoitteisiin ja tiedolla johtamisen vuositason tiekarttoihin kiinnittyviä mittareita, joita voidaan päivittää helposti. Lopputuloksena mittaristo tukee niin päivittäistä tekemistä kuin myös pitkän aikajänteen tavoitteiden saavuttamista.
Tiedolla johtamisen mittariston käyttöönotosta kohti tiedon hyödyntämistä
Keväällä 2024 käyttöön valmistuneet pysyväisluonteiset mittarit toteutetaan Webropol-kyselyinä oikeusministeriön henkilöstölle ja sidosryhmille. Pitkän aikajänteen vaikuttavuutta mittaa kerran vuodessa toteuttava sidosryhmä- ja vaikuttajakysely, joka tarkastelee oikeusministeriön ulkopuolisten toimijoiden näkemyksiä ministeriön toiminnan tietoperustaisuudesta sekä tiedolla johtamisen tiimin kanssa tehtävän yhteistyön arvokkuudesta.
Yhtä lailla kerran vuodessa toteutettava, mutta oikeusministeriön henkilöstölle ja johdolle suunnattu, tiedolla johtamisen tilan ja palveluntarpeen kysely antaa mahdollisuuden vertailla ulkopuolisia ja sisäisiä käsityksiä ministeriön tietoperustaisuudesta sekä tiedolla johtamisen tiimin kyvykkyydestä. Pääasiallisesti tämä keskipitkän aikajänteen vaikutuksiin keskittyvä kysely kuitenkin tarkastelee tiedolla johtamisen toimintojen tuntemusta, hyödyntämisastetta sekä hyödyllisyyttä.
Lyhyen aikajänteen tekoja arvioidaan jatkuvasti avoinna olevalla asiakaspalvelukyselyllä, joka suunnataan kaikille niille valmistelijoille, sidosryhmille, tutkijoille, johtajille tai muille henkilöille, jotka ovat hiljattain tehneet yhteistyötä tiedolla johtamisen tiimin kanssa. Näin saadaan nopeasti palautetta yhteistyön sujuvuudesta, tarpeiden täyttymisestä sekä tulosten laadukkuudesta.
Vähitellen painopiste siirtyy mittareiden rakentamista ja tiedon tuottamisesta kohti hyödyntämistä. Näin varmistetaan, että sekä oikeusministeriön toiminta itsessään että tiedolla johtamisen kehittäminen pohjautuvat tietoon.
Yhteistyö Creatidon kanssa sujui erittäin hyvin ja saimme meidän tarpeisiimme vastaavan mittaristorakenteen, joka tukee myös mittareiden päivittämistä tulevilla strategiakausilla. Creatido haastoi sopivasti meidän näkemyksiä ja toi juuri sitä uutta tulokulmaa ja ajattelumallia, kun tässä haettiinkin.
Vava Lunabba, yksikön päällikkö, oikeusministeriö
Vava Lunabba, yksikön päällikkö, oikeusministeriö
Julius Korhonen, korkeakouluharjoittelija, oikeusministeriö
Jani Listenmaa, CEO, Creatido