Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet on tarjonnut analysointi- ja raportointipalveluja vuodesta 2018, ja nykyään analysointipalvelujen tiimissä työskentelee neljä henkilöä. Tietoarkkitehti Elina Sorsa ja analyytikkona työskentelevä Päivi Holopainen pääsevät työssään ratkomaan niin asiakkaiden kuin Palkeiden sisäisiäkin haasteita esimerkiksi tiedon hyödyntämiseen ja -hallintaan liittyen.
Analysointipalvelujen tarjoamista alettiin Palkeissa miettiä jo vuosina 2016–2017, koska henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmien palvelutuotannon yhteydessä Palkeisiin kertyy luonnostaan tietoa asiakasvirastoista. Myös virastoilla itsellään oli kiinnostusta ja tarvetta tiedon hyödyntämiselle toiminnan suunnittelussa ja johtamisessa. Todellinen sysäys analysointipalvelujen laajenemiselle tapahtui vuonna 2020, kun niin sanottu Palkeet-laki astui voimaan. Laki edellyttää, että Palkeet tarjoaa palveluja asiakasvirastojen tiedolla johtamisen tueksi ja saa maksutta ja salassapitosäännösten estämättä käyttöönsä palvelujen tuottamiseen tarvittavat tiedot.
Analyyseja, tiedonhallintaa ja vähän tulevaisuuden ennustamistakin
Palkeiden analysointi- ja raportointipalvelujen pääasialliset aiheet ovat alusta asti olleet henkilöstö- ja taloushallinto. ”Asiakkaat haluavat tietää, mitä on näkyvissä tulevaisuudessa esimerkiksi palkkakustannusten, tuottavuuden ja henkilötyövuosien määrän osalta. Lisäksi kiinnostavat syy-seuraussuhteet, eli löytyykö vaikka sairauspoissaolojen määrälle selittävää tekijää,” Päivi kertoo.
Tietoaineistoja tarkastellaan muun muassa tilastollisilla ohjelmistoilla ja tuloksista raportoidaan selkeästi ja graafisesti esimerkiksi PowerPoint-esityksen tai Power BI -ohjelman avulla. ”Työssäni on parasta se, että säännöllisistäkin työtehtävistä nousee joka kuukausi esille jotakin uutta, ja asioita oppii hahmottamaan aina pykälän verran paremmin. Pääsen työskentelemään mielenkiintoisten aiheiden parissa, ja työtä saa suunnitella ja toteuttaa hyvin itsenäisesti,” Päivi jatkaa.
Tietovarannot ja pohjatiedot, joiden avulla analyyseja ja raportteja tuotetaan, tarvitsevat kuitenkin huolenpitoa pysyäkseen käyttökelpoisina. ”Tietoarkkitehtuuri on osa kokonaisarkkitehtuuria, joka kuvaa yhden organisaation toimintaprosesseja ja tietovarantoja sekä sitä, millaisilla tietojärjestelmillä tietoa käsitellään. Tietoarkkitehtina rakennan kokonaiskuvaa Palkeissa käsitellystä ja tuotetusta tiedosta ja koordinoin tiedonhallinnan prosessia. Huolehdin myös siitä, että Palkeiden tiedonhallintamalli täyttää tiedonhallintalain vaatimukset,” Elina tiivistää. Hän aloitti Palkeissa vuonna 2020, jolloin tietoarkkitehdin toimenkuva oli vasta perustettu. ”Tietoarkkitehtuuri ja tietovarannoista huolehtiminen on usein niin sanotusti näkymätöntä työtä. Työssäni on innostavaa se, että saan tuoda esille sitä näkökulmaa, ettei informaation hyödyntäminen ja tietojohtaminen tapahdu itsestään, vaan pohjatietojen ja tietovarantojen on oltava kunnossa,” Elina jatkaa.
Aktiivinen rooli valtion yhteisten tietojen kokoamisessa
Tietokiri-hanke ja valtion yhteisten tietojen kokoaminen yhteiselle tietoalustalle on näkynyt myös Palkeiden analysointitiimin arjessa. ”Olen ollut mukana suunnittelemassa Power BI -navigaattoreita Valtiolla.fi-sivustolle Palkeiden tietojen osalta. Olen päässyt tarkastelemaan projektia sekä Palkeiden että Tietokiri-tiimin näkökulmasta, eli mietin samaan aikaan mitä tietoja Palkeista voidaan luovuttaa alustalle ja miten yhteisiä tietoja ja tietoalustaa voidaan hyödyntää ja hallinnoida tietoturvallisesti. Minulla on ollut ikään kuin kaksi hattua päässä vuorotellen,” Elina nauraa.
Analysointipalvelujen puolella keskustelua on käyty luovutettavista ja tarvittavista tiedoista ja niiden käyttökohteista sekä siitä, millaisia toiveita yhteistä tietoalustaa kohtaan on. ”Toistaiseksi olemme olleet mukana lähinnä tiedon siirtoon liittyvissä kysymyksissä, mutta tavoitteena on aktivoitua alustan käytössä, kun sinne saadaan tietoa muiltakin valtion konsernitoimijoilta,” Päivi kertoo.
Kohti valoisaa tulevaisuutta
Elina ja Päivi näkevät Palkeiden analysointipalvelujen ja tiedonhallinnan tulevaisuuden valoisana. ”Asiakkaat osaavat etsiä ja löytää tarjoamamme palvelut, ja tiedon hyödyntäminen on yleisesti nouseva teema valtionhallinnossa. Tarvetta ja kysyntää kyllä riittää, ja meidän tehtävämme on pysyä ajan hermolla ja tarjota asiakkaille kiinnostavia ja tarpeellisia palveluja,” Päivi toteaa.
Palkeiden tietoarkkitehtuurinkin tulevaisuuden kuviot näyttävät selkeiltä; kehittäminen jatkuu, ja tietoja pyritään hyödyntämään entistä tehokkaammin huomioiden samalla tietoturvan vaatimukset. ”Kokonaisarkkitehtuurityössä on jo aiemmin kuvattu Palkeiden tietovarantoja ja nyt olemme laatimassa suunnitelmia niiden kehittämiselle. Tulevaisuudessa on tarkoitus dokumentoida tietoaineistoja, joista voi olla hyötyä esimerkiksi järjestelmien ja palvelujen kehittämisprojekteissa. Aiomme myös kehittää apuvälineitä järjestelmäkehitykseen tiedon hyödyntämisen näkökulmasta ja auttaa pitämään huolta siitä, että tieto on turvassa Palkeiden järjestelmissä,” Elina kertoo.
