Tiedolla johtaminen on monisyinen kokonaisuus, jolla on yksinkertainen tavoite: tuottaa oikeaan tietoon perustuvia päätöksiä ja saada aikaan tietoon perustuvaa toimintaa. Tyypillisesti tiedolla johtaminen määritellään tiedon systemaattisena keräämisenä, analysoimisena ja hyödyntämisenä päätöksenteon tueksi. Tämä temppu on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Jotta data jalostuu toiminnaksi, täytyy taklata monia osa-alueita datan hallinnasta, eri toimijoiden tietotarpeiden tunnistamisesta, organisaation kyvykkyyksistä ja organisaatiokulttuurista sekä johdon ohjauksesta alkaen. Yksinkertaistaen voidaan ajatella, että tiedolla johtamisen kolikon kaksi puolta ovat itse tiedon johtaminen (tiedon hallinta, säilyttäminen ja analysoiminen ja siihen liittyvät teknologiat ja prosessit) ja tiedon hyödyntäminen (kuinka ihmiset soveltavat ja tulkitsevat tuotettua tietoa – siis muuttavat toimintaansa sen perusteella).
Valtiokonttorin tehtäviin kuuluu tiedolla johtamisen edistäminen. Jotta kyvykkyyksiä voidaan lähteä kehittämään ja niiden kehittymistä seuraamaan, tarvitaan yhteinen käsitys nykytilanteesta. Tätä varten Valtiokonttori tilasi selvityksen tiedolla johtamisen kypsyystasosta valtiohallinnossa ja kunnissa. Selvitystä toteuttamassa olivat Creatido Oy ja Tampereen yliopiston tietojohtamisen yksikkö.
Tiedolla johtamisen nykytila valtionhallinnossa ja kunnissa
Tiedolla johtamisen kypsyystasoa selvitettiin valtionhallinnossa ja kunnissa. Syksyllä 2022 toteutettuun valtionhallinnon selvitykseen osallistui 8 organisaatiota neljältä eri hallinnonalalta, ja keväällä 2023 toteutettuun kuntien selvitykseen 11 kuntaa eri puolilta Suomea. Selvitysten viitekehyksessä tiedolla johtamista tarkasteltiin alla kuvattujen neljäntoista osa-alueen kautta. Perustan muodosti tiedolla johtamisen johtaminen (kolmion alin osuus), ja lisäksi tarkastelussa oli joukko ihmisten johtamiseen (kolmion vasen sivu) ja asioiden johtamiseen liittyviä elementtejä.
Selvitysten aineisto kerättiin sekä henkilöstökyselyllä että työpajoissa tiedolla johtamisen vastuuhenkilöiden kanssa. Viitekehyksen osa-alueet saivat kypsyystasoarvion osa-aluetta koskevien kysymysten keskiarvoina, ja osallistuneiden organisaatioiden tulosten keskiarvoina. Lisäksi nykytilaa ja kehityskohteita jäsennettiin työpajoissa käytyjen keskustelujen pohjalta.
Viisiportaisella asteikolla tiedolla johtamisen kypsyystaso asettui sekä valtionhallinnossa että kunnissa askelmalle kolme eli kehittyvä. Kuntien tiedolla johtamisen kypsyystaso (3,13) oli hieman valtionhallintoa (3,06) korkeampi. Molemmissa selvityksissä keskiarvoa korkeamman arvion saivat organisaation johtaminen, ihmisten johtaminen ja tiedolla johtamisen taidot. Toisaalta tiedolla johtamisen perustan osa alueet tiedolla johtamisen systemaattisuus, kehittämispanostukset tiedolla johtamiseen ja tiedolla johtamisen rooli johtamisessa jäivät molemmissa keskiarvon alapuolelle. Samoin oli laita myös tiedolla johtamisen rakenteisiin liittyen, kun keskiarvon alle jäivät myös tiedon johtaminen ja raportointi ja analytiikka.
Askelmerkit tiedolla johtamisen kehittämiseen
Kuntien ja valtionhallinnon nykytilassa on paljon yhteneväisyyksiä. Mitä yhteisiä askelmerkkejä tiedolla johtamisen kypsyystason kehittämiseen siis on hahmotettavissa? Selvityksissä jaoteltiin tiedolla johtaminen nykytila ja sen kehittämiskohteet neljään kokonaisuuteen: tiedolla johtamisen johtaminen, tiedon johtamisen rakenteet, tiedolla johtamisen käytännöt ja tiedolla johtamisen mahdollistaja. Näiden osalta tunnistettiin seuraavat askelmerkit kehittämiseen.
- Jäsennä tiedolla johtamisen kokonaiskuva
Selvityksien perusteella tiedolla johtamisen kokonaiskuva näyttäytyi jäsentymättömänä ja kokonaisuuden johtaminen puuttui. Kokemus oli, että organisaatioissa ei ole yhteistä kieltä tai käsitteistöä tiedolla johtamiseen liittyen.
- Luo yhteinen käsitys ja käsitteistö tiedolla johtamisesta. Mistä puhumme, kun puhumme tiedolla johtamisesta? Mitä tavoittelemme? Mitä tiedolla johtaminen tarkoittaa organisaation eri roolien näkökulmasta? Yhteisen käsityksen luominen vaatii sekä tavoitteiden kirkastamista että niiden viestintään panostamista.
- Luo tiedolla johtamisen tiekartta. Tiedolla johtamisen tulisi olla luonnollinen osa organisaation strategista ja operatiivista toimintaa. Tiedolla johtamisen tiekartan ei ole tarkoitus olla organisaation strategian päälle liimattu irrallinen osa, vaan määrittää keinot siihen, kuinka tieto saadaan paremmin tukemaan strategiassa määriteltyjä tavoitteita. Johdon tulee määritellä tiedolla johtamisen osa-alueiden kehittämiselle tavoitteet, vastuut ja budjetti osana strategiaa.
- Luo rakenteita tietotarpeiden kartoittamiseen ja tiedon yhdisteltävyyden parantamiseen
Sekä valtionhallinnossa että kunnissa alle 20 % vastaajista koki käytettävissään olevien analytiikkapalveluiden olevan riittäviä suhteessa heidän tiedolla johtamisen tarpeisiinsa. Samoin tehtävissä tarvittavaa tietoa oli raportoidussa muodossa valmiina vain vastaajista 25 % (kunnissa) tai 22 % (valtiolla) mielestä. Eri lähteistä saatavan tiedon tarkastelu ja hyödyntäminen koettiin myös vaikeaksi.
- Luo toistettava prosessi organisaation tietotarpeiden kartoittamiseen. Tiedon keräämisen ja jalostamisen lähtökohtana tulee olla eri roolien aidot tietotarpeet. Nämä vaihtelevat strategian seurantaan asetettujen mittarien seuraamisesta päivittäisen työn suunnittelussa ja ohjaamisessa tarvittaviin operatiivisiin tietoihin.
- Laadi tiedon hallintamalli, joka antaa kuvan organisaatiossa käytössä olevasta datasta. Tieto on tyypillisesti hajautunut lukuisiin järjestelmiin. Keskeinen askel datan parempaan hyödyntämiseen on kokonaiskuvan muodostaminen organisaation tuottamasta ja käytössä olevasta datasta.
- Kuvaa tiedolla johtamiseen liittyvät käytännöt
Vaikka asenteet tiedon hyödyntämiseen näyttäytyivät julkishallinnossa hyvinä, selvityksien mukaan tiedon toiminnallistamisessa oli vielä kauttaaltaan kehitettävää: poikkeaviin tuloksiin reagointi ja hiljaisen tiedon jakaminen saivat heikot tulokset sekä valtiolla että kunnissa.
Tunnista ja kuvaa olemassa olevat tiedolla johtamisen toimintamallit. Millaisia käytäntöjä organisaatiossa tällä hetkellä on tiedon hyödyntämiseen? Mitä toimintamalleja on poikkeavaan tietoon reagoimiseen? Miten hiljaista tietoa jaetaan? Yleistä hyviä käytänteitä ja rakenna tarpeen mukaan uusia toimintatapoja.
- Jatka otollisen organisaatiokulttuurin ja tiedolla johtamisen valmiuksien kehittämistä
Ihmisten johtamisen, organisaation johtamisen ja tiedolla johtamisen taitojen osa-alueet saivat myönteiset arviot sekä valtionhallinnossa että kunnissa. Hyvä esihenkilötyö ja avoin, luottamuksellinen ja erilaisuutta kunnioittava ilmapiiri antavat hyvät lähtökohdat itseohjautuvalle asiantuntijatyölle ja toiminnan kehittämiselle. Myös organisaatioiden toiminnan tarkoitus, tavoite ja visio koettiin sangen kirkkaiksi.
- Jäsennä tiedolla johtamisen kulttuurin tavoitetila. Kulttuurin nykytilan tunnistaminen yhdessä tavoitetilan hahmottamisen kanssa auttavat ohjaamaanorganisaation tiedolla johtamisen kulttuurin kehittymistä tavoiteltuun suuntaan.
- Luo tiedolla johtamisen taitojen kehittämissuunnitelma. Organisaatioissa tulisi tunnistaa, mitä kyvykkyyksiä tiedolla johtamisen kokonaisuuteen tarvitaan sekä nyt että tulevaisuudessa. On syytä myös huomata, että näihin sisältyy sekä teknisempiä että organisaatioiden johtamiseen liittyviä kyvykkyyksiä.
Lue lisää:
Selvitysten loppuraportit ovat luettavissa Valtiokonttorin verkkosivuilla. Niiden avulla voit tutustua yksityiskohtaisemmin sekä tiedolla johtamisen nykytilaan että tunnistettuihin kehityskohteisiin.
