Säästöt ovat vähän kuin Venäjän aggressio ja ilmastonmuutos. Ne ovat tulleet jäädäkseen – tai ainakin tämän hallituskauden ajaksi. Säästöissä on kuitenkin se hyvä puoli, että ne ovat ”vain” rahaa ja suuruusluokkakin on tiedossa etukäteen. Olemme virastoissa nyt saaneet tietoon lopulliset säästötavoitteet seuraaville vuosille ja olemme julkisuudessakin nähneet ensimmäisiä toimenpiteitä virastoissa, myös yt-neuvotteluiden muodossa.
Julkisella sektorilla säästöjä on ymmärtääkseni tehty perinteisesti ”juustohöylällä” tasaisesti vähän joka paikasta kurjistaen. Tällaisiin toimiin on totuttu ja niistä on monesti viestitty vähäsanaisesti tyyliin ”nyt on pakko”. Nyt kun hallituksen säästötavoitteet ovat tiedossa, on selvää, että perinteinen höyläysmalli ei tule riittämään. Kannattaako tällöin edes yrittää toimia kuten aiemminkin on toimittu? Voin luvata, että sillä tiellä tuloksena on vain huonoa hallintoa ja loppuunpalaneita ihmisiä.
Mielestäni nyt kannattaa ottaa niin sanotusti lusikka käteen ja pohtia avoimin mielin, miten säästöt saadaan kasaan. Ei pelkästään virastoissa vaan yhdessä valtiokonsernina. Kannattaa heittää aiemmat toimintamallit ainakin hetkeksi roskiin, koska vakiintuneita tai keksittyjä esteitä riittää varmasti aina. Tähän pohdintaan antaa luonnollisesti tarpeellisen lähtökohdan julkisen hallinnon strategia ja virastojen omat strategiat. Toki strategioita kannattaa uudessa tilanteessa tarkentaa, koska priorisointia joudutaan varmasti tekemään, kun resurssit muuttuvat radikaalisti. Viimeistään viime viikkoina on tullut selväksi, että hallituksen tavoitteena ei ole tuottavuuden lisääminen vaan säästäminen. Virastoissa ja ministeriöissä on tarkkaan pohdittava, mitä tehtäviä ei jatkossa voida tehdä. Yksi esimerkki ratkaisusta löytyy Verohallinnosta, jossa tullaan karsimaan asiakaspalvelua.
Mitä tehdä?
Jos olet lukenut tähän asti, niin olet varmaan jo kärsimätön kuulemaan, mitä minun mielestäni pitäisi TEHDÄ yleisen höpinän sijaan. Seuraavassa muutama ajatus. Mielellään näkisin tämän avauksena keskusteluun, jossa yhdessä pohdimme yli virasto- tai muiden rajojen, miten säästötavoitteisiin on mahdollista päästä vaarantamatta niin meidän työntekijöiden kuin yhteiskunnankaan hyvinvointia ja turvallisuutta. Ja voihan näistä pakon edessä syntyneistä keskusteluista poikia hedelmiäkin, vaikkapa lisääntyneen yhdessä tekemisen muodossa.
Nyt on oikea aika panostaa työhyvinvointiin. Yhteinen tekeminen, tapahtumat, toimistoelämä ja vastaavat ovat monille kannattelevia voimavaroja eikä niistä pitäisi tinkiä. Ja kyllä, mielestäni pitää ennemmin vähentää tehtäviä ja henkilöitä kuin tinkiä töissä olevan henkilöstön hyvinvoinnista ja jaksamisesta. Nyt ei esimerkiksi kannata hätäpäissään perua viraston yhteisiä kokoontumisia, kun on väistämättä ilmassa epätietoisuutta ja pelkoakin. Ihmisille pitää antaa mahdollisuus ja tilaa tukea toisiaan. Voimmeko myös tukea toisiamme työnantajasta riippumatta eri toimipaikoilla? Tähän Senaatin etenevä toimitilojen yhdistämishankekin antaa hyvän mahdollisuuden. Myös pääsääntöisesti etätyötä tekeviä ei saa unohtaa.
Nyt on oikea aika pohtia oman viraston tehtäviä (semminkin, kun niitä tuppaa tulemaan kokoajan lisää EU:sta). Jos viraston ydintehtäviä ei ole hetkeen pohdittu ”puhtaalta pöydältä” ja yhteiskunnan muuttuminen huomioiden, nyt se kannattaa tehdä. Uskon, että on tehtäviä, joista on helpompi tinkiä kuin muista ihan lakiperusteinkin. Omaan ministeriöön ja hallitukseen pitää saada välitettyä ymmärrys siitä, että säästöt tarkoittavat myös tekemisen vähentämistä. Toki virastossa pitää tällöin olla rohkeus oikeasti vähentää tehtäviä ja viestiä ymmärrettävästi päätökset myös kaikille sidosryhmille ja kansalaisille. Tässä pohdinnassa virastossa jo syntyneen tiedon hyödyntäminen avoimesti ja yhdistellen on kriittisen tärkeää: mitkä tehtävät ja toimet oikeasti vaikuttavat yhteiskunnassa halutulla tavalla? Jos omasta virastosta ei löydy tarvittavaa tietoa, niin löytyisikö muualta? Nyt viimeistään kannattaa avata tietovirrat niin henkilöiden kuin virastojen järjestelmien välillä.
Nyt on myös oikea aika pohtia henkilöstön osaamisia ja niissä olevia tarpeita. Säästöjen myötä uusia henkilöitä ei voida välttämättä palkata, jolloin uusiinkin tehtäviin on pakko kouluttautua talon sisällä. Tämä tarjoaa myös mahdollisuuksia, mutta ei kannata uskotella, että esimerkiksi juristi kouluttautuu kemistiksi – ainakaan kovin nopeasti. Kokonaisuuden kannalta tiettyihin tehtäviin on pakko saada osaamista esimerkiksi koulun penkiltä tai yritysmaailmasta, jolloin vastaavasti jonkun täytyy lähteä. Eläköitymisen kautta poistuu joka tapauksessa lähivuosina merkittävä osa henkilöstöstä ja sitä myötä osaamisesta. Jos tätä muutosta ei aktiivisesti hallita – esimerkiksi sillä perusteella, että ketään ei haluta irtisanoa – kokonaisuus kärsii varmasti. Kun henkilöstön määrä väistämättä pienenee, virastojen välisen yhteistyön merkitys korostuu entisestään. Osaammeko esimerkiksi hyödyntää naapuriviraston huippuasiantuntijaa, kun oma osaaminen ei aina riitä? Hyödynnämmekö työnkiertoa ja mentorointia aktiivisesti?
Nyt kannattaa myös pohtia laajemmin valtion organisaatiota, virastojen työnjakoa tai mahdollisia yhdistämisiä. Tällaiset toimet eivät ole nopeita tai helppoja toteuttaa, eivätkä säästöt realisoidu nopeasti, mutta hyötyjä on helppo nähdä. Valtiolla on erilaisia ja erikokoisia yksiköitä todella paljon, mutta haasteet ovat monesti samoja – esimerkkinä vaikkapa digitalisaatio ja tekoälyn hyödyntäminen. Jos virastojen tehtäviä pohdittaisiin hieman eri kulmista, yhteisiä asioita, tehtäviä ja prosesseja löytyy. Digitalisaatiolla voidaan tehostaa ja parantaa monien tehtävien suorittamista, mutta pienellä virastolla ei välttämättä ole resursseja ja osaamista tehdä tarvittavia investointeja. Vaikka tällainen pohdinta ei johtaisikaan varsinaisiin yksiköiden yhdistämisiin, niin tehty ajatustyö ei varmasti mene hukkaan – paljon voimme tehdä yhdessä myös yli virastorajojen kun vain löydämme toisemme saman pöydän ääreen.
Palaan vielä alkuun ja Venäjään. Euroopassa on alkanut näkyä merkkejä siitä, että olemme tunnustamassa Venäjän aggression jatkuvuuden ja huomaamassa, ettei sitä saada kuriin vain pakotteilla ja avustuspaketeilla. Myös valtionhallinnossa pitää tunnustaa tosiasiat ja ryhtyä toimiin, jotka kantavat pitkälle tulevaisuuteen – tai ainakin yli tämän hallituskauden. Toivon meille kaikille voimia yhteisessä ponnistuksessa sekä kaikille johtajille viisautta ja rohkeutta!
Jukka Eklund
Kirjoitin samalla otsikolla blogin Tukesin intraan maaliskuussa. Siinä rajauduin viraston sisäisiin toimiin. Sen jälkeen olemme saaneet viimeisimmät säästötavoitteet kehysriihestä, joten nyt on hyvä aika pohtia asiaa myös valtionhallinnon tasolla.
