Varsinais-Suomen sähäkkä edunvalvontatoimisto on edelläkävijä työprosessiensa uudistamisessa – ”Olemme erittäin pitkälle sähköistynyt toimisto”, kuvailee Anette Hietamies
Varsinais-Suomen edunvalvontatoimisto kohtasi useita uudistuksia vuosien 2016 ja 2017 aikana. Vuoden 2016 lopulla voimaan astuneessa hallintouudistuksessa samaan yksikköön aiemmin kuuluneet edunvalvonta ja oikeusapu erotettiin omiksi yksiköikseen. Turun seudulla lisäuudistuksia tuli edunvalvontatoimistojen yhdistymisen myötä, kun alueella erillisinä toimistona toimineet Turun ja Turun seudun toimistot yhdistettiin kesällä 2017.
Uudella organisaatiolla eteenpäin
Kahden suuren toimiston yhdistyessä jouduttiin pohtimaan uusia toimintatapoja ja sitä, millaisella organisaatiolla lähdetään yhdessä etenemään. Työprosessien sähköistys ja paperittoman toimiston periaate onnistuivat niin hyvin, että hankkeelle päätettiin hakea Kaiku-palkintoa. Varsinais-Suomen edunvalvontatoimiston johtaja Anette Hietamies kertoo haastattelussa, kuinka työmenetelmiä ja prosesseja mietittiin uudelleen organisaatiouudistusten yhteydessä.
Aluksi molemmista toimistoista kerätty työryhmä kerääntyi pohtimaan, millaiseksi uuden toimiston toimintatavat halutaan muokata. Työryhmän kehittämien ajatusten pohjalta räätälöitiin uudenlainen organisaatio, jota kehitettiin edelleen toimiston sisällä muodostetuissa pienryhmissä.
“Kaikki käynnistyi pienestä ideasta.”
Yksittäisenä sysäyksenä sähköiseen uudistukseen toimi Hietamiehen mukaan toimiston kirjanpito-osaston idea. Osaston työntekijöiden rohkean ehdotuksen perusteella syntyi ajatus laskujen skannaamisesta sähköiseen ohjelmaan sekä sähköisen työskentelyn laajentamisesta. Näiden muutosten innoittamana toimisto päätyi kokonaan paperittomaksi. Samalla työprosessit selkeytyivät, ja sähköistäminen teki prosesseista suoraviivaisia.
Paperittomuus tavoitteena
Edunvalvonnassa on perinteisesti ollut vaikea vaikuttaa siihen, kuinka paljon paperista materiaalia toimistoon tulee esimerkiksi asiakkaiden laskujen myötä. Hietamies kertoo, että toimiston paperiset arkistot ovat aiemmin olleet massiivisia. Jokaisen asiakkaan paperityöstä tuli vähintään kolmen senttimetrin paksuinen pino pelkästään vuositilien muodossa, puhumattakaan muusta materiaalista. Uudistuksen myötä haluttiin muuttaa kaikki organisaation sisään tuleva paperi eteenpäin sähköiseen muotoon.
Paperittomuutta on edistetty esimerkiksi verkkolaskutusprojektilla, joka sai lisätuulta alleen Hietamiehen esitettyä toiveensa oikeusministeriölle ja Valtorille työprosesseja helpottavasti työkalusta vuonna 2018. Ajatuksena oli helpottaa työskentelyä luomalla mekanismi, jolla voitaisiin helpommin muuttaa edunvalvontaan tulevaa paperimäärää asianhallintajärjestelmään suoraan vietäväksi.
Asiaa pohdittaessa muistettiin kuitenkin jo unholaan jäänyt verkkolaskuprojekti, jota kehitettiin nyt eteenpäin. Laskujen käsin hoitamisen ja manuaalisen maksamisen loputtua toimiston työntekijöille vapautui työtunteja merkityksellisimpiin työtehtäviin, kuten työn laadun ja asiakaspalvelun parantamiseen ja kehittämiseen.
Muutokset näkyvät työn laadussa
Uudistuksen taustalla oli ajatus laadukkaammasta työstä. Työaikaa haluttiin siirtää aikaa vievistä sivutoiminnoista, kuten arkistoinnista ja aakkostamisesta, laadukkaaseen asiakaspalveluun. Uudistuksen avainsanoja olivat tehostaminen ja yksinkertaistaminen. ”Kun esimerkiksi kaikki asiakkaiden käsiteltävät laskut saadaan suoraan verkkojärjestelmään hoidettavaksi ja sieltä automaattisesti arkistoitavaksi, puhutaan oikeasti suuresta määrästä vapautunutta työaikaa”, toteaa Hietamies.
Kun työaikaa vapautettiin asiakaspalveluun, saatiin vaikuttavia tuloksia:
- Asiantuntijat olivat helpommin tavoitettavissa.
- Työn laatu koheni.
- Reagointiaika lyhentyi.
- Työjono lyhentyi.
Edunvalvojat pystyvät toivottavasti uudistuksen myötä keskittymään kokonaisvaltaisemmin asiakastapaamishetkeen. Hietamiehen mukaan asiakkaat ovatkin kokeneet palvelun muuttuneen kiireettömämmäksi. Tämä osoittaa, että uudistuksen tavoite palvelun laadun parantamisesta on saatu toteutettua.
Yhdessä onnistutaan muutoksissakin
Uusia käänteitä ei Varsinais-Suomen edunvalvontatoimiston viime vuosien historiasta tarvitse suurennuslasin kanssa etsiä. Toimistoa kohtasi jälleen muutos vuonna 2018, kun siihen yhdistettiin myös Loimaan edunvalvontatoimisto. Tässä vaiheessa yhdistäminen tarkoitti myös heidän toimintamenetelmiensä muuttamista ison toimiston jo hiottuihin toimintatapoihin.
Hietamies toteaa uudistuksen opettaneen, että kaikki on mahdollista. ”Kun työstetään yhdessä muutettavat asiat huolellisesti läpi ja samalla motivoidaan ihmisiä, pystytään mihin vain”, Hietamies sanoo. Varsinais-Suomen edunvalvontatoimistossa keskityttiin etenkin sellaisiin ratkaisuihin, jotka mahdollistivat työnteon laadun paranemisen.
”Meidän toimistollemme on ollut tärkeää uskaltaa kyseenalaistaa vanhoja toimintamalleja. Se on opettanut paljon”, kertoo Hietamies.
”Kun pohja on kunnossa, on sen päälle hyvä ja helppo rakentaa uutta.”
Muutoksen myötä on varauduttu tulevaisuuteen
Työntekijöiltä saatu palaute on Hietamiehen mukaan ollut positiivista. Selkeästi ja kokonaisuutena ymmärretty työprosessi on auttanut työntekijöitä hahmottamaan työtään paremmin.
Mitä paremmin uusia toimintamalleja on saatu perusteltua työntekijöille, sitä helpommin muutos on otettu vastaan. Välillä muutoksen aikataulu on kuitenkin koettu liian nopeaksi. Ennakoinnille ja asioiden hitaalle pureskelulle ei silti ole ollut aikaa, sillä osa toimistoa kohdanneista muutoksista on tullut eteen yllättäen.
“Työtä on onnistuttu uudistamaan niin, että se on palvellut tulevia muutoksia jo ennen kuin niistä on tiedetty mitään”
Uudistuksia on Varsinais-Suomen edunvalvontatoimistossa tehty myös tulevaisuuden työelämän muutoksia silmällä pitäen. Hietamies naurahtaakin, että toimistolla on vallinnut tunne siitä, että he ovat olleet aikaansa edellä. ”Olen välillä tuntenut itseni noitatohtoriksi, sillä työtä on onnistuttu uudistamaan niin, että se on palvellut tulevia muutoksia jo ennen kuin niistä on tiedetty mitään”, kuvailee Hietamies.
Tulevaa ei tarvitse pelätä, kun systeemi on rakennettu valmiiksi sähköisiä menetelmiä ja uudistuksia varten. Koronapandemian aiheuttama poikkeustilanne onkin ollut hyvä testi toimiston uudistuksen toimivuudelle. Lähes kaikki työ pystytään tekemään sataprosenttisesti myös kotoa käsin. Tämä kertoo onnistumisesta. “Kenties työtä voidaan tehdä näin tulevaisuudessakin”, Hietamies pohtii.
Hanke on ehdolla Kaiku-palkinnon saajaksi. Kaikki 11 ehdokasta esitellään Valtiolla.fi-sivustolla ennen voittajan valintaa. Kaiku-palkinto julkaistaan 20.toukokuuta kaikille avoimessa verkkotilaisuudessa.
