Julkisten hankintojen strateginen johtaminen on vahvasti esillä. Viime syksynä julkaistiin kansallinen hankintastrategia ja aihepiirin ympärillä on myös käynnissä useita hankkeita, joista esimerkkeinä mainittakoon Hankinta-Suomi, KEINO ja valtion hankintojen verkosto. Mitä hankintojen johtamisesta kiinnostuneen sitten pitäisi käytännössä tehdä?
Eri järjestelmiin kertyvän tiedon määrä on kasvanut huimasti. Samaan aikaan tiedon analysointivälineet ovat kehittyneet. Tämä yhtälö tarjoaa hankkijalle erittäin hyvän pohjan fiksujen hankintojen tekemiseen. Kun katsoo taaksepäin ja analysoi tehtyjä hankintoja, voi syntyä oivalluksia, jotka auttavat linjausten ja muutosten aikaansaamisessa. Toisaalta lisääntyneen datamäärän ja pitkän historia-aineiston ansiosta myös tulevaisuuteen katsominen ja ennusteet tulevat mahdollisiksi.
Kalle pinni työskentelee Hanselissa hankintatoimen kehittämisyksikön päällikkönä.
Hanselin asiakkaana olevilla julkishallinnon organisaatioilla on käytössään Hankintapulssi-palvelu, joka tuo näkyväksi yhteishankintojen ja muiden Hanselin palvelujen käyttöä. Tietoa omista hankinnoistaan voi kartuttaa myös erillisissä hankintatoimen kehittämisprojekteissa, joissa tehdään esimerkiksi nykytilakartoitus tai niin sanottu tunnuslukuanalyysi, joka avaa yksityiskohtaisesti määrärahojen käyttöä. Jos hankintatoimi on tähän asti ollut jotakin, jota ”tehdään oikean työn ohessa”, on hyvin mahdollista, että kokonaiskuva oman organisaation hankintoihin puuttuu. Tällöin pelkkä kuvaileva analytiikka nykytilakartoituksineenkin voi saada silmät avautumaan.
Mitä datasta sitten voi paljastua? Kiinnostavaa voi olla selvittää esimerkiksi kilpailutuksiin saatujen tarjousten keskimääräinen lukumäärä tai laskujen mediaanisumma. Tietoja voi penkoa siitä näkökulmasta, mitä toiminnassa halutaan vahvistaa tai toisaalta siitä, mitä halutaan muuttaa. Mitä enemmän kilpailutuksiin saadaan tarjouksia, sitä paremmin kilpailu toimii ja todennäköisesti tarjoukset ovat myös laadukkaampia ja edullisempia. Laskujen pieni mediaanisumma puolestaan voi kieliä hankintatoimen tehottomuudesta ja turhan suurista hallinnollisista kustannuksista ainakin, jos laskunkäsittely on yhä manuaalista.
Suunnittelemalla saat parempaa
Hankintojen strategisella johtamisella tavoitellaan ennen kaikkea onnistuneiden ja tehokkaiden hankintojen tekemistä suunnitelmallisesti. Lisäksi julkisille hankinnoille asetetaan paljon myös niin sanottuja toissijaisia tavoitteita, kuten ekologisen kestävyyden edistäminen tai vaikeasti työllistettävien työllistäminen.
Juho Pursimo toimii johtavana analyytikkona Hanselissa.
Analysoitu tieto toimii hyvänä selkänojana sekä onnistuneiden hankintojen tekemiselle että hankintatoimelle asetettujen toissijaisten tavoitteiden asettamisessa. Tärkeää on se, että tavoitteet ovat konkreettisia, eivätkä pelkkää passiivista ”edistämistä ja pyrkimistä”. Esimerkiksi ilmastoystävällisyyden edistäminen jää helposti turhan epämääräiseksi, mutta selkeä tavoitevuosi päästöttömyydelle nostaa jo kunnianhimotasoa ja konkreettisuutta merkittävästi.
Pääasia on se, ettei tavoitteita aseteta hankinta kerrallaan, vaan linjaukset ovat samat ja selkeät organisaation kaikissa hankinnoissa. Johdon roolia tavoitteiden asettajana ja selkeän suunnan näyttäjänä ei voi korostaa liikaa. Ja jälleen – hyvä apu kokonaiskuvan hahmottamisessa on tiedon analysointi ja johtopäätösten vetäminen sen perusteella. Kun linjauksista viestitään organisaation sisällä, on hyvä muistaa, että kohderyhmien tarpeet ovat erilaisia. Satunnaisesti hankintoja tekeville substanssiasiantuntijoille kannattaa tehdä erilaiset ohjeet kuin hankintoja päätyönään tekeville.
Oltuamme mukana kymmenissä Hanselin asiakasprojekteissa, joissa tavoitteena on ollut entistä korkealaatuisempi hankintatoimi, voimme luvata sukelluksen hankintatiedon syvyyksiin kannattavan. Tiedon analysointi auttaa uudistumisessa ja tavoitteiden asettamisessa. Suunnitelmallisuus on avain onnistuneisiin hankintoihin.
Kirjoittajina Hanselin yksikönpäällikkö Kalle Pinni sekä johtava analyytikko Juho Pursimo.
Lue lisää
Julkisia hankintoja tulee johtaa tietoon perustuen
Hankinta-Suomi – julkiset hankinnat vaikuttavammiksi
Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomainen osaamiskeskus KEINO
Hankintatoimen kehittäminen ja verkostoyhteistyö