Verohallinnolla on työyhteisösovittelusta jo lähes kymmenen vuoden kokemus. Työtä tehdään 12 oman sovittelijan voimin ja aina pareittain. Kokemukset kertovat, että sovittelemalla saadaan avattua jopa vuosikymmenien aikana sotkeutuneet solmut.
Ryhmäpäällikkö Sirpa Perämaa ja henkilöstöasiantuntija Marika Tähkänen valmistuivat Verohallinnon työyhteisösovittelijoiksi sovittelukoulutuksen ”ensimmäisessä aallossa” vuonna 2015 ja prosessivastaava Hanna Pyhälä ”toisessa aallossa” 2022. Tällä hetkellä Verohallinnon aktiiviseen verkostoon kuuluu 12 työyhteisösovittelijaa.
Koska kyseessä on suuri, yli 5000 henkilön työyhteisö, tekemistä riittää. Vuonna 2023 talossa tehtiin toistakymmentä sovittelua ja työyhteisöselvitystä, joissa soviteltiin niin kahdenkeskisiä kuin laajemmin työyhteisöjä koskevia, työhyvinvointia haittaavia ja työtehoa heikentäviä ristiriitoja.
”Sovittelun tavoitteena on palauttaa työrauha ja parantaa työilmapiiriä – vähintäänkin siten, että työt saadaan tehtyä”, Sirpa, Marika ja Hanna summaavat. Verohallinnossa sovittelu kuuluu varhaisen välittämisen toimintamalliin.
Neljä silmää näkee ja neljä korvaa kuulee paremmin
Aloitteen sovittelusta voi Verohallinnossa tehdä kuka tahansa, mutta virallisesti prosessin käynnistää aina esihenkilö tai jos esihenkilö on osapuolena, hänen esihenkilönsä. Kun prosessi on käynnistetty, se velvoittaa osallistumaan.
Sirpa Perämaa
”Työskentelemme aina pareittain, sillä neljä silmää näkee ja neljä korvaa kuulee paremmin. Parityöskentely myös mahdollistaa kokemusten keskinäisen peilaamisen ja yhdessä oppimisen”, Marika sanoo.
”Mitä varhaisemmassa vaiheessa tilanteeseen päästään vaikuttamaan, sitä parempi. Osa tapauksista on hyvinkin haastavia ja pitkään jatkuneita, ja sovitteluun tullaan usein aika ahdistuneina tai vaivautuneina. Meillä on esimerkki tilanteesta, johon sovitteluun kutsutut henkilöt ilmoittivat heti alkajaisiksi, etteivät aio sanoa sanaakaan, mutta puhuivat vauhtiin päästyä neljä tuntia putkeen”, Sirpa kertoo.
Pitkään jatkuneena tilanne paisuu ja lopulta räjähtää
Verohallinnossa on tyypillisesti on pitkiä työsuhteita, joten ristiriidat ovat saattaneet kyteä pinnan alla jopa vuosikymmeniä. Kyse voi olla väärinkäsityksistä tai persoonallisuuseroista – isoista tai pienistä asioista.
”Tilanne on voinut saada alkunsa vaikkapa kahvihuoneessa vuonna 1993 sanotusta asiasta tai siitä, että toinen kokee kovalla äänellä puhuvan kollegansa aina huutavan. Pitkään jatkuneena tilanne paisuu ja lopulta räjähtää. Konflikteilla on myös riski tarttua työyhteisöön, jolloin lähdetään valitsemaan puolia”, Hanna sanoo.
Koronan myötä jalkautunut Teams on sovittelijoiden mukaan toisaalta pahentanut, toisaalta helpottanut konfliktitilanteita. Kun elekieli puuttuu, väärinymmärrys voi syntyä vaikka vääränlaisestä hymiöstä. Jollekin toiselle Teams taas voi olla se ainoa paikka, jossa pääsee vuorovaikutukseen työyhteisön kanssa.
Näin sovitteluprosessi käytännössä etenee
Kun aloite sovittelusta on tehty, osallistujille pidetään infotilaisuus sovittelun tarkoituksesta ja sovitteluprosessin vaiheista. Yksilölliset ennakkokeskustelut käydään Verohallinnossa kolmistaan kyseisen henkilön ja kahden sovittelijan voimin rakentavaa keskustelua kunnioittaen. Nämä vaiheet tehdään Teamsin välityksellä.
Marika Tähkänen
”Yhteiset, vähintään neljän tunnin keskustelut käydään saman pöydän ääressä aina kasvokkain – samoin tarvittavat seurantatilaisuudet. Sovittelijalle nämä tietävät matkustamista, mutta tulosten näkökulmasta se kannattaa”, Marika korostaa.
Puolueeton ja ulkopuolinen sovittelija ei osallistu erimielisyyden ratkaisuun vaan toimii sovinnon mahdollistajana. Sovittelun osapuoli voi halutessaan ottaa tapaamisiin mukaan itse valitsemansa tukihenkilön.
Sovittelussa pyritään siihen, että kaikki ne asiat, joihin osapuolet haluavat sitoutua tilanteen paranemiseksi, kirjataan yhdessä allekirjoitettavaan sopimukseen. Kyse voi olla hyvinkin arkisista asioista, kuten asiallisesta puhumisesta. Seurantatapaaminen pidetään muutaman kuukauden kuluttua sovittelun jälkeen.
”Harvoin käy niin, ettei sovintoon päästä”
Kahta samanlaista sovittelua ei ole, sillä jokainen tapaus on ainutlaatuinen. Tilanteet saattavat yllättää sovittelijansa.
”Sovitteluun ei voi koskaan mennä siten, että luulee tietävänsä, miten se etenee. Vaikealta ennakkoon vaikuttanut tilanne saattaa ratketa yllättävän vaivattomasti tai helpohkolta vaikuttanut tilanne päättyä jopa sopimuksetta. Ystäviä sovittelun osapuolista ei tarvitse tulla, mutta oleellista on luoda edellytykset sille, ettei ristiriita vaikuta jatkossa tekemiseen ja työt tulevat tehtyä”, Sirpa sanoo.
Hanna Pyhälä
”Harvoin käy niin, ettei sovintoon päästä, mutta joskus on tapauksia, joissa osapuolet eivät anna piiruakaan periksi eivätkä tule yhtään vastaan. Hedelmällisimpään tulokseen päästään, kun sovitteluun löydetään ne ydinhenkilöt, joihin riita kulminoituu ja keskitytään oleellisiin asioihin. Koko työyhteisön mukaan ottaminen sovittelutilanteeseen on varsin haastavaa”, Marika ja Hanna lisäävät.
”Sovittelu maksaa varmasti itsensä takaisin”,
Verohallinnon sovittelijoiden saama palaute on vähintäänkin 99-prosenttisesti kiittävää. Ehkä kerran on törmätty tilanteeseen, jossa sovittelijaa on pidetty ”ammattitaidottomana idioottina”.
Verohallinnon sovittelijat suosittelevat sovittelua lämpimästi. Sovittelu on restoratiivista eli paikkaavaa ja korjaavaa. Sovittelussa ei haeta syyllisiä vaan etsitään yhteisiä ratkaisuja. Metodina on arvostava dialogi.
”Sovittelu on kokonaistaloudellisesti fiksua toimintaa, kun haastava tilanne saadaan purettua sen sijaan että konflikti johtaisi irtisanoutumiseen ja uusiin rekrytointeihin. Sovittelu maksaa varmasti itsensä takaisin”, Sirpa, Marika ja Hanna korostavat.
”Sovittelun keskeisiä periaatteita ovat luottamus, joustavuus, avoimuus, puolueettomuus, yhteistoiminnallisuus, arvon ja aseman palauttaminen, anteeksianto, toisten kunnioittaminen, sopiminen ja asioiden korjaaminen.”
Lue lisää työyhteisösovittelusta tästä linkistä
- Sivustolta löydät lisätietoa työyhteisösovittelusta prosessina.
- Sivustolla voit tutustua valtionhallinnon yli virastorajojen verkostoon kuuluviin sovittelijoihin.
- Sivuston kautta voit myös tilata sovittelun.
Haluatko työyhteisösovittelijaksi?
- Esimerkiksi HAUS järjestää työyhteisösovittelua esihenkilöille marraskuussa 2024. Lue lisää tästä linkistä
- Työyhteisösovittelun koulutuksista löydät lisätietoja myös Suomen sovittelufoorumin sivuilta