Sopimus- ja toimittajahallintaan haetaan valtionhallinnon yhteistä mallia

Vuosi 2020 on ollut Valtiokonttorilla kiireistä aikaa: kehittämistyöpajoja on pidetty vähintään kerran kuussa ja välillä kalenteriin on osunut jopa kolme eri työpajaa samalle viikolle. Erityisesti sopimus- ja toimittajahallinnan kehittäminen on ollut koko vuoden ajan tapetilla, sillä niiden osalta tunnistettiin jo Handi-ohjelman aikana selkeä yhtenäistämistarve. Nykytila on hyvin hajanainen ja valtionhallinnon eri organisaatioiden käyttämät ratkaisut sekä toimintamallit poikkeavat huomattavasti toisistaan.

Parhaat rusinat sopimushallintapullasta

Sopimushallinnan kehittämisessä lähdettiin liikkeelle yhteisen toimintamallin minimivaatimustason hahmottelusta. Tällä tasolla tarkoitetaan kaikkia niitä sopimushallinnan toimintatapoja ja prosessimalleja, joita kunkin valtionhallinnon viraston tulisi vähimmillään noudattaa. Työstöä varten sopimushallinnan yläprosessi jaettiin kolmeen osaan (kuvassa) ja kutakin osaa käsiteltiin erillisissä työpajoissa syksyn 2020 aikana. Työpajoihin osallistui parisenkymmentä hankinta- ja talousasiantuntijaa useilta eri hallinnonaloilta, joten mukaan saatiin laajasti erilaisia näkökulmia niin pienistä kuin isoistakin virastoista. Minivaatimuksia varten osallistujilta kerättiin erityisesti hyväksi koettuja ja käytännössä toimivia sopimushallinnan ratkaisuja sekä toimintatapoja.

Vallitsevasta epidemiatilanteesta johtuen työpajatyöskentely suoritettiin virtuaalisesti Skypen sekä Padlet-yhteistyöalustan avulla. Sopimushallinnan yläprosessin osat pilkottiin kussakin työpajassa tarkempiin työvaiheisiin, ja tämän jälkeen jokaiseen vaiheeseen mietittiin myös toteutuksen roolitusta. Näistä yhteisesti kootuista työvaiheista muodostetaan uimaratamallinen minimivaatimusohje vuoden 2020 loppuun mennessä.

Työpajoissa työstetyt prosessimallit antavat pohjan myös Handi-järjestelmän jatkokehittämiselle. Palkeet on alustavasti ilmoittanut, että sopimushallintamodulin suunnittelu aloitettaneen vuoden 2021 aikana. Handin päälle rakennettava kevyt toiminnallisuus on tarkoitettu erityisesti niille organisaatioille, joilla sopimushallintaa hoidetaan tällä hetkellä manuaalisesti esimerkiksi Excelissä. Näin ollen sillä ei ole tässä vaiheessa tarkoitus korvata jo olemassa olevia muita sopimushallinnan järjestelmiä.

Toimittajahallinnan pilottikokeilu

Valtion yhteinen toimittajahallinta on kokonaisuutena laaja ja kehittämisen onnistumiseksi sekä sen mahdollistamiseksi kokonaisuudesta olikin aluksi tunnistettava se kaikista kriittisin edistämistä edellyttävä osa-alue. Tärkeimmäksi ja ripeimmin edistettäväksi kehittämiskohteeksi valittiin yhteistyömallin luominen strategisten toimittajien kanssa toimimiseksi. Luonnosteltua mallia kokeiltiin syksyn aikana kolmen eri strategiseksi tai muutoin merkittäväksi sekä kriittiseksi arvioidun toimittajan kanssa.

Kokeilu piti sisällään tiedon keruuta toimittajayhteistyön toteutumisesta, huomioiden priorisointia ja varmentamista muutamasta asiakkaasta koostuneesta asiakastyöryhmästä sekä strategisen tason tapaamisia toimittajan johdon kanssa. Epidemiatilanteen takia myös toimittajahallinnan kokeilun kaikki tapaamiset, mukaan lukien strategiset johtoryhmätapaamiset toimittajan kanssa, pidettiin virtuaalisesti.

Kokeilusta raportoidaan valtiovarainministeriölle vuoden 2020 loppuun mennessä. Raportissa esitetään jatkotoimenpide-ehdotuksena seuraavat askeleet valtion yhteisen strategisen toimittajahallinnan edistämiseksi. Samalla katsotaan myös kauemmas tulevaisuuteen koko valtion yhteisen toimittajahallinnan kehittämismahdollisuuksien osalta.

Kehittäminen ei pysähdy koronaan

Sekä sopimus- että toimittajahallinnan kehittämistyön anti on tuonut runsaasti materiaalia myös muihin Valtiokonttorin työstämiin kehityskohteisiin. Esimerkiksi hankintojen hyvät käytännöt -ohjeistus (”Tarpeesta sopimukseen” -prosessialue) tulee päivittymään vuoden loppuun mennessä, ja sinne onkin jo saatu useita kehityslinjoja sopimus- ja toimittajahallinnan työpajojen kautta. Merkillepantavaa on ollut myös se, että vallitsevalla koronatilanteella ei ole ollut juurikaan vaikutusta virtuaalityöpajojen osallistujamääriin: innokkaita kehittäjiä on kaikesta huolimatta riittänyt jokaiseen työpajaan ja useissa tapauksissa ilmoittautuneiden suuri määrä sekä käsiteltävien teemojen suosio on päässyt jopa yllättämään järjestäjät.

Tästä on hyvä jatkaa kehittämistyötä myös ensi vuoden puolella, joten pysytään kaikki terveinä ja tavataan taas pian langoilla!