Syyttäjälaitoksessa on toteutettu Kaiku-kehittämishankkeena mittava muutos, jonka jalkauttaminen jatkuu vakiinnuttamisen myötä edelleen. Organisaatiomuutoksen voi viedä läpi väkipakolla tai kuten Syyttäjälaitoksessa on todistettu, hyvällä sykkeellä, myönteisellä asenteella ja yhteen hiileen puhaltamalla.
Kehityshankkeen taustalla oli lokakuun 2019 alussa voimaan tullut organisaatiomuutos, jonka myötä Syyttäjälaitos käsittää keskusyksikön eli valtakunnan syyttäjän toimiston ja viisi syyttäjäaluetta aiempien 11 itsenäisen syyttäjäviraston sijaan. Organisaatiomuutoksen tavoitteena oli muodostaa yksi yhtenäinen Syyttäjälaitos; yhtenäiset resurssit ja työtavat sekä yhtenäinen, yhdenmukainen ja vuorovaikutteinen tapa johtaa. Muutosten avulla haluttiin helpottaa syyttäjätoiminnan ohjausta ja henkilöstösuunnittelua, yhdenmukaistaa ratkaisutoimintaa, lisätä valtionhallinnon tulosohjauksen vaikuttavuutta ja valmistautua sähköisten työvälineiden käyttöön.
Kohderyhmänä hankkeella oli Syyttäjälaitoksen koko henkilöstö, 550 henkilöä.
Mittava organisaatiomuutos toi luonnollisesti muutoksia henkilöstön työarkeen, sillä se edellytti kaikilta valmiutta toimia yhdessä osana yhtenäistä Syyttäjälaitosta. Tämä puolestaan lisäsi tarvetta vahvistaa muutosmyönteistä asenneilmapiiriä sekä luoda ja edistää jatkuvan muutoksen ja oppivan kokeilun kulttuuria. Samalla haluttiin edistää yhteissuunnittelua uusien syyttäjäalueiden välillä ja vahvistaa oppimis- ja muutostaitoja sekä yksilö- että yhteisötasolla.
Kaiku-hanke toteutettiin kaksiosaisena. Ensimmäinen osa käsitti koko henkilöstöä koskeneen organisaatiomuutoksen ja toinen, edelleen käynnissä oleva osa sisältää muutoksen jälkeistä tukea ja sparrausta johdolle ja apulaispäälliköille. Ykkösosan yhteistyökumppaneina olivat psykologi Jukka-Pekka Heikkilä ja organisaatiokonsultti, KM Terhikki Rimmanen Humap Oy:stä ja kakkososan konsulttina KTM Sini Vikkula Vimma CC Oy:stä.
Koska organisaatiomuutos oli niin laaja, se toteutettiin henkilöstöryhmittäin.
Hankkeen ensimmäinen vaihe eli organisaatiomuutoksen läpiviennin valmistelu käynnistyi huhtikuussa 2019. Johdon vastuulla oli aluksi sanoittaa toimintakulttuuri, jonka jälkeen apulaispäälliköt lähtivät syys-lokakuussa viemään sitä eteenpäin organisaatiossa kokeilujen myötä, sanoituksen mukaisesti. Kolmannessa vaiheessa mukaan tuli koko muu henkilöstö toteuttamaan sovittuja toimintatapoja, joihin johdatettiin mm. muutoswebinaarien, välitehtävien ja yhteisen keskustelun myötä. Uudistuksen toteutusta tuettiin johdon kirjaamien kuuden periaatteen, ns. esimiesten hissipuheen avulla. Ykkösvaihe jatkui vuoden 2019 loppuun saakka ja organisaatiomuutosten virallisen voimaantulon jälkeen jatkettiin henkilöstön tukemista muutoksissa.
Onnistumisia saatiin osallistamalla ja avoimella viestinnällä.
Organisaatiomuutoksen onnistumisen kannalta oli oleellista saada henkilöstö sitoutumaan muutokseen ja se toteutettiin osallistamalla henkilöstöä aidosti ja laajasti koko hankkeen ajan. Toinen tärkeä tekijä oli johdon vankka tuki alusta alkaen. Viestinnän ja kehittämistoiminnan yhteistyönä toteutettu ja viestintäsuunnitelman mukainen avoin ja ajantasainen viestintä intranetissä ja henkilöstöinfoissa helpotti muutosten läpivientiä ja niihin sitoutumista. Koko henkilöstö pääsi katsomaan hankkeen aineistoja Howspace-oppimisalustan kautta, jossa käytiin keskusteluita ja johon palautettiin webinaarien välitehtävät.
Hankkeen ykkösosaa koordinoinut Koulutussuunnittelija Tuula Koponen Syyttäjälaitoksen valtakunnansyyttäjän toimistosta kertoo vuoden 2019 tärkeimmistä opeista:
”Johdon tuki ja suunnan näyttäminen oman toiminnan ja esimerkin kautta ovat todella tärkeitä asioita. Vähintään yhtä tärkeää oli, että koko henkilöstö oli aivan koko ajan mukana muutosprosessissa. Opimme myös, että muutos alkaa asenteiden muuttumisesta, tapahtuu pienin askelin, vaatii aikaa ja paljon työtä.
Yhteiseen tekemiseen sitoutuminen ja myönteisyys ovat muutosta parhaiten eteenpäin vieviä voimia. Aikataulullisesti muutoshanke olisi pitänyt aloittaa vielä aikaisemmin kuin nyt.”
Kaiku-kehityshankkeen kakkososa käynnistyi alkuvuodesta 2020 jatkamalla ykkösvaiheessa aloitettuja Syyttäjälaitoksen ylimmän johdon sparrauksia, joiden tavoitteena on tukea johtoa yhtenäisten toimintatapojen vakiinnuttamisessa. Hankkeen toiseen vaiheeseen kuuluu myös apulaisjohtajien valmennus, jatkuvan keskustelun edistäminen ja poikkeuskeväänä tärkeäksi teemaksi noussut etäjohtamisen tukeminen. Hankkeen jälkimmäinen vaihe jatkuu vuoden 2021 puolelle.
Tuula Koponen kiittää Valtiokonttoria avusta ja tuesta muutoshankkeen aikana: ”Kannustus ja apu ovat olleet todella tärkeitä. 36 500 euron Kaiku-raha mahdollisti tämän laajan hankkeen toteuttamisen.”
Kaiku-kehittämisrahalla tuetaan valtion virastoja ja laitoksia uudistumaan tulevaisuuden työelämän tarpeita vastaaviksi. Rahoitusta myönnetään tyypillisesti ulkopuolisiin asiantuntijapalveluihin.
