Haastavimmaksi osaksi tarjouspyyntöä osoittautui kuitenkin valintakriteerien tekeminen, joihin meni ehdottomasti myös ajallisesti eniten aikaa. Tässä laskin toivoni monipuolisen asiantuntijaryhmän osaamiseen. Kriteerien laatiminen aloitettiin syyskuussa, kun tarjouspyynnön piti olla valmis syyskuun lopussa ja valmis tekniseen vuoropuheluun. Jouduimme kuitenkin toteamaan, että tarjouspyyntöä ei saada valmiiksi syyskuun lopussa ja siirsimme julkaisua kuukaudella. Onneksi aikataulumme oli väljä ja tämä oli mahdollista.
Valintakriteerien valmistelu vaikutti välillä hampaan juurihoidolta. Aktiivisessa ja idearikkaassa työryhmässä ideoitiin valintakriteereitä, mutta niiden muotoilu sellaisiksi valintakriteereiksi, jotka täyttävät hankintalain ja muut lain vaatimukset ja oikeasti olisivat valinnan kannalta relevantteja ja monipuolisia osoittautuivat vaativiksi. Vaikka valintakriteereille oli varattu aikaa ja lopputulos oli kohtuullinen, jäi tästä itselleni hieman epämääräinen olo. Olemmeko ottaneet kaiken huomioon?
Mielestäni tässä voisi olla yhteistyön paikka. Valtiolla tai vaikka julkishallinnolla voisi olla yleisiä geneerisiä valintakriteereitä tietojärjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen ja vaikkapa ihan yleisiäkin valintakriteereitä, kun halutaan vaikkapa edistää osatyökykyisten työllistymistä tai vihreää siirtymää. Oman tilanteeseen tarpeellisia valintakriteereitä tarvitsisi sitten vain kehittää muutamia.
Tekninen vuoropuhelu – älä missaa tärkeää palautetta toimittajilta
Saimme hyvää palautetta useammalta toimittajalta teknisessä vuoropuhelussa ja sen avulla selkiytimme tarjouspyyntöämme. Oli mukava huomata, että vanhan tietojärjestelmän kilpailutus herätti heissä kiinnostusta. Saadun palautteen perusteella yritimme täydentää mm. tietojärjestelmän koodin laatua kuvaavia tietoja, mm. mahdollisten suunnittelemattomien käyttökatkojen osalta. Tässä näen myös selvän kehittämisen paikan tarjouspyynnössä ja tähän olisi hyvä saada apua, tietojärjestelmien laadun kuvailuun varmasti löytyisi hyviä malleja.
Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu ja peukut pystyyn
Lopullinen tarjouspyyntö lähti marraskuun loppupuolella ja jätimme reilusti aikaa jättää tarjoukset, tarjouksia odottelimme loppiaisen yli. Tarjouspyynnön julkaisun jälkeen toimittajilla oli vielä mahdollisuus kysyä tarjouspyynnöstä ja saimmekin yhdeltä toimittajalta, joka oli meille uusi, kysymyksiä liittyen tarjouspyyntöön. Kysymykset olivat hyviä ja varmasti auttoivat muitakin tarjouspyyntöön perehtyviä.
Hankintapäätöstä rustaamaan
Määräaikaan mennessä saimme yhden tarjouksen. Tällaisessa tilanteessa hankintayksikön on arvioitava, onko tarjous tarjouspyynnön mukainen ja onko tarjouksen hinta epäilyttävän alhainen tai korkea. Päädyimme hankintaryhmänä laatimaan tilanteesta muistion. Hinnan osalta on vaikea tehdä vertailua muuhun kuin voimassa olevan sopimuksen hintoihin, muuhun tietoon ei juuri ole pääsyä.
Lisäksi muistiossamme pohdimme syitä siihen, miksi muut toimittajat eivät jättäneet tarjouksia. Onko vanhan tietojärjestelmän ylläpito ja kehittäminen, jonka historiaa ei tunne, suuri liiketoiminnallinen riski? Onko uuden tietojärjestelmän rakentaminen ns. parempaa liiketoimintaa?
Onko tarjouksen laadinta tällaisessa tilanteessa työmäärältänsä liian suuri? Kuinka yleistä on, että tarjouskilpailuun tulee vain yksi tarjous? Kun tekee vain yhden vastaavanlaisen kilpailutuksen kerran viidessä vuodessa, on vaikea nähdä markkinatilannetta. Tähän kohtaan saimme korvaamatonta apua hankintaryhmän lainajäseneltä Juhalta, kiitos siitä.
Sopimuksen laadinta ja juhlat pystyyn?
Kun sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä, on sopimuksen laadintavaihe nopea. Tämä johtaa myös illuusioon, että työt on jo tehty. Näin ei kuitenkaan ole. Tiedonhallintalain voimaantulon myötä oli tarpeen laatia myös erillinen tietoturvasopimus.
Huomasin myös että keskeisten asiantuntijoiden oli vaikeaa irtautua omista töistään ja kommentoida ja selvittää vielä avoimiksi jääneitä yksityiskohtia. Tätä ei osattu ottaa huomioon töiden suunnittelussa ja pelkästään kokousajankohdat löytyivät muutaman viikon päästä, joka alkoi vaikuttamaan myös aikatauluun. Toimittajakandidaatti toimitti esimerkillisesti tarvittavia tietoja ja sopimusliitteitä.
Aiemmin allekirjoittajat ovat kokoontuneet kahvipöydän äärelle ja vaihtaneet kuulumisia ja allekirjoittaneet paperiset sopimusmapit. Koronan myötä tätä tilaisuutta ei nyt järjestetty.
Miten saada kolmen allekirjoittaja organisaation neljän allekirjoittajan sähköiset allekirjoitukset toimimaan? No, tämäkin tekninen haaste ratkaistiin, kun tätä oli harjoiteltu jo lokakuussa edellisen sopimuskauden erillisen toimeksiannon kanssa.
Retrospektiivi – unelma uudesta puitesopimuksesta
Tässä kirjoituksessa on käyty läpi hankintaprosessia hankintayksikön näkökulmasta. Se millainen työmäärä myös toimittajalla jää nyt tämän kirjoituksen ulkopuolelle. Myös se on mittava.
Työmäärä on hankintayksikölle suuri. Hankintalaki on myös armoton, jos olet huolimaton tai unohdat jotain, menee hankintaprosessi uusiksi. Mikä onkaan se saavutettava hyöty, näissä tilanteissa, kun kilpailutetaan yli kymmenen vuotta vanhoja tietojärjestelmiä? Mitä etua organisaatiot, joilla on pienet omat hankintaresurssit, saa DPS-menettelystä? Ne organisaatiot, kun ovat juuri niitä, jotka tarvitsevat tukea ja apua. DPS-menettely tuo apua hankintaprosessin läpivientiin, erityisesti sähköinen hankintajärjestelmä Cloudia on hyvä. DPS-menettely yllätti työmäärällään asiakirjojen valmistelun osalta, pohjissa voisi olla nykyistä enemmän mallitekstejä, esim. sopimusakkojen suuruudessa tai hinnanmuutosperusteena olevat indeksit ym. joihin harvoin tavalliset esittelijät törmäävät. Kokemukseni mukaan edustamani organisaation kaltaisille hankintayksiköille puitesopimus olisi toimivampi vaihtoehto.
Jäin vielä miettimään sitä, kuinka tarkoituksenmukaista näiden moneen kertaan kilpailutettujen tietojärjestelmien kilpailuttaminen on, voisiko ensi kerralla kilpailuttaa tietojärjestelmän pidemmäksi aikaa kuin viideksi vuodeksi? Onko näiden tietojärjestelmien ylläpitämiseen ja kehittämiseen oikeasti markkinoita? Tähän voisi olla ratkaisuna myös tietojärjestelmien laadun kuvailuun yhteiset mallit.
Lopputulos oli kuitenkin hyvä, yhteistyötä tehdään hyvän toimittajan kanssa seuraavat viisi vuotta.
Lue edellinen kirjoitukseni mistä lähdettiin liikkeelle: Retrospektiiviä julkisista keskisuurista hankinnoista työryhmävetoisesti
