Julkisia hankintoja tulee johtaa tietoon perustuen

Hankintojen merkitys julkisten organisaatioiden strategian toteuttamisessa ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden aikaansaamisessa ymmärretään yhä paremmin. Ymmärrystä lisäävät muun muassa uutisoinnit julkisista hankinnoista. Yksinkertaisimmillaan kiinnostus kohdistuu siihen, miten verorahoja on käytetty ja kuinka paljon. Jos mennään hieman syvemmälle arvioinnissa, niin tarkastellaan sitä, mitä rahoilla on saatu aikaiseksi ja millä keinoin. Voidaan arvioida sitä, onko saatu hankittua jokin rakennus, laite tai palvelu. Vielä tärkeämpää on kohdistaa katseet siihen, ratkaiseeko tämä suoranainen kohde sitä tarvetta tai ongelmaa, mihin se on tarkoitettu. Toimiiko sairaalarakennus hyvin sairaanhoidon ja potilashuollon näkökulmasta, miten koulukyydit hoituvat, ja niin edelleen.

Yhteiskunnan elinvoimaisuuden ja toimivien markkinoiden näkökulmasta suuri merkitys on sillä, miten hankinta toteutettu, mistä ja miten hankinta on tehty, hankintaanko lopputuloksia palveluina vai tavaroina ja kuka ne toimittaa. Julkisten hankintojen avulla voidaan tukea esimerkiksi pieniä yrityksiä, uusia innovaatioita, kestävää kehitystä sosiaalisen, taloudellisen ja ekologisuuden tavoitteina. Julkisen sektorin hankinnat muodostavat valtion vuosittaisesta talousarviosta niin suuren osan, että kansantalouden kannalta on hyvin merkityksellistä sillä, mihin rahamassa kohdistuu. Hankinnat vaikuttavat alueen elinvoimaan niin kuntatasolla kuin valtakunnallisella tasolla.

Perinteisesti julkisissa organisaatiossa hankintoja koskeva seuranta rajoittuu kilpailutusten lukumäärään ja määrärahaseurantaan. Hankintaketjujen monimutkaistuessa ja palveluratkaisujen lisääntyessä tarvitaan julkisten hankintojen onnistumisen arviointia suhteessa tavoiteltuun hyötyyn. Kaikkea tätä edellä mainittua raportointia ja vaikutusten arviointia varten tarvitaan dataa ja analysoitua tietoa hankinnoista ja niiden vaikutuksista. Avointa tietoa hankinnoista tarvitaan myös siitä periaatteellisesta syystä, että julkisen sektorin toimijoilta tulee vaatia toiminnan ja päätösten läpinäkyvyyttä sekä perustelujen pohjautumista tietoon. Julkinen hankintayksikkö ei voi perustaa päätöksiään mututuntumaan, koska toiminta rahoitetaan yhteisin verovaroin.

Hankinta-Suomi -ohjelma edistää kansallisen julkisten hankintojen strategian toimeenpanoa. Yksi näistä strategian tahtotiloista on hankintojen tiedolla johtaminen ja vaikuttavuus. Tavoitteena on ei enempää eikä vähempää kuin ”Suomi on edelläkävijä hankintojen tiedolla johtamisessa ja vaikuttavuuden kehittämisessä”. Tahtotilaan pääsemiseksi on tunnistettu muun muassa se, että hankintoja tulee johtaa tietoon perustuen, ja sitä varten tarvitaan tietovarantoja sekä kansallisella että yksittäisen organisaation tasolla.

Vaikka tahtotila on haasteellinen, niin Suomella on hyvät lähtökohdat – ehkä monia muita EU-maita paremmat – edetä tavoitetta kohden. Meillä on kattavat perustietovarannot ja pitkälle digitalisoidut toimintaprosessit, joista kertyy jatkuvasti dataa tietojärjestelmien kantoihin, paljon standardoitua tietoa ja muita sellaisia mahdollistajia, joiden varaan voidaan ryhtyä kehittämään niitä edellytyksiä, joilla hankintoja voidaan paremmin ohjata todellisen tiedon pohjalta.

Ylimmän johdon tukema tiedolla johtamisen kulttuuri vahvistaa tiedon roolia organisaation päätöksenteossa ja johtamisessa sen eri tasoilla. Tiedolla johtamisen kulttuuria ei kuitenkaan synny, ellei johto anna vahvaa tukeaan muutokselle ja ymmärrä tiedon roolia johtamisen tukena ja parempien päätösten mahdollistajana. Dataan perustuvalla hankintojen tietojohtamisella tuetaan kehittämistyötä ja hankintojen vaikuttavuusarviointia. Analysointitiedon avulla voidaan kohdentaa kehittämistoimia haluttuun suuntaan. Kansallisen julkisten hankintojen strategian toimeenpanon ensi vaiheen toimenpiteet koostuvat seuraavista tehtävistä:

  • Suunnitellaan hankintatietojen kokonaisarkkitehtuuri ja koordinoidaan hankintatietojen analyysi
  • Julkaistaan ostolaskudata ja kehitetään Tutkihankintoja.fi –verkkosivusto
  • Kasvatetaan ymmärrystä vaikuttavuusperusteisesta hankinnasta ja ohjauksesta
  • Tutkimushanke julkisten hankintojen datasta (VN TEAS tutkimus)
  • Hilma-järjestelmän kehittäminen

Kansallisen julkisten hankintojen strategian toimeenpanoa varten on perustettu avoimia teemaryhmiä. Tiedolla johtaminen ja vaikuttavuus -teemaryhmän tehtävänä on suunnitella ja käynnistää toimet, joilla tuetaan kansallisen julkisten hankintojen strategian tavoitteiden toimeenpanoa. Mikäli tunnet intohimoa tätä asiaa kohtaan, voit tulla mukaan ja osallistua tähän teemaryhmään ja auttaa viemään julkisten hankintojen kehittämistä konkretian tasolla eteenpäin.

Tarkemmat ohjeet löytyvät valtiovarainministeriön sivuilta: vm.fi/hankinta-suomi.